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档案管理制度

引言：制度的基石与意义

档案，作为组织过往活动的原始记录，承载着不可替代的历史价值与现实意义。它不仅是决策参考的可靠依据，是权益维护的法律凭证，更是组织文化传承的鲜活载体。建立并严格执行一套科学、系统的档案管理制度，是确保档案真实性、完整性、安全性与可利用性的根本保障，对于提升组织管理效能、防范运营风险具有至关重要的作用。本制度旨在规范档案管理的全流程，明确各相关方职责，以期实现档案资源的有效管理与开发利用。

一、档案管理的组织与人员保障

档案管理工作的有效开展，离不开健全的组织架构和合格的专业人员。

1.责任部门：应明确档案工作的归口管理部门，赋予其相应的职责与权限，负责统筹、协调、指导和监督本单位的档案管理工作。各业务部门需指定专人（兼职或专职）负责本部门形成档案的初步收集、整理和移交。

2.档案管理人员：档案管理人员应具备良好的政治素质、专业业务能力和高度的责任心。他们需熟悉档案业务知识，掌握档案管理技能，并严格遵守国家及本单位的保密规定。档案管理人员应保持相对稳定，确需变动时，须办理严格的交接手续，确保档案管理工作的连续性。

二、档案的形成与收集

档案的质量始于其形成阶段，规范的收集是档案管理的首要环节。

1.档案的形成：各部门在各项工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等材料，均为应归档的档案材料。形成者应确保材料的真实性、准确性、完整性，并使用符合归档要求的载体和书写材料。

2.档案的收集：档案管理部门（或人员）应按照规定的范围和时限，定期或不定期地向各部门及相关人员收集应归档材料。各部门及相关人员应积极配合，确保归档材料及时、齐全、规范。对于重要活动、重大事件形成的档案材料，应实行专项收集，确保不遗漏关键信息。

三、档案的整理与分类

整理与分类是档案系统化、有序化的关键步骤，直接影响后续的保管与利用效率。

1.分类方案：应根据本单位的实际情况和档案特点，制定科学合理的档案分类方案。常见的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据需要组合使用。分类方案应保持相对稳定，如需调整，须经审批并做好记录。

2.整理要求：归档材料应按照分类方案进行系统整理。包括：区分全宗、分类、组卷（件）、排列、编号、编目、装订（或装盒）等步骤。整理过程中，应剔除重复、虚假、失效及无保存价值的材料。档案应做到目录清晰，装订整齐，便于查阅。

四、档案的鉴定与保管

档案的鉴定决定其存废，科学的保管是档案安全的保障。

1.档案价值鉴定：应定期对档案进行价值鉴定，确定其保管期限（永久、长期、短期）。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行。对于已到保管期限的档案，应再次进行鉴定，确无继续保存价值的，按规定程序予以销毁。

2.档案保管：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施。档案装具应选用符合标准的档案柜、档案盒。应建立档案库房管理制度，严格控制库房温湿度，定期进行安全检查和卫生清扫。对珍贵、重要的档案，应采取特殊保护措施。

五、档案的利用与借阅

档案的生命在于利用，规范的借阅是利用安全的前提。

1.利用原则：档案利用应遵循“为单位发展服务、严格保密、依法利用”的原则。积极为各项工作提供档案服务，同时确保档案的安全与保密。

2.借阅制度：建立严格的档案借阅制度。明确借阅权限、借阅手续、借阅期限。借阅档案须经相关负责人批准，履行登记手续。档案一般不得带出阅档室，确因工作需要带出的，须经单位分管领导批准，并限期归还。借阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料，不得转借、复制（特定情况除外）、公布档案内容。

3.利用方式：可根据需要提供档案原件查阅、复印件、摘录件、档案证明等利用方式。复制档案须经档案管理部门同意，并由档案管理人员负责复制，复制件须加盖档案证明章。

六、档案的销毁

档案销毁是档案管理的最终环节，必须严格、审慎操作。

1.销毁范围：仅限已超过保管期限且经鉴定确认无继续保存价值的档案，或因特殊原因（如重复、破损无法修复且无保存价值等）需要销毁的档案。

2.销毁程序：档案销毁前，应由档案管理部门填写《档案销毁清册》，详细列明销毁档案的全宗号、年度、文号、题名、起止日期、数量、保管期限等，并报单位主管领导审批。销毁时，必须有两人以上负责监销，确保档案材料全部销毁，监销人应在《档案销毁清册》上签字，并注明销毁日期和方式。《档案销毁清册》应永久保存。

七、电子档案管理的特殊考量

随着信息化发展，电子档案管理日益重要，需遵循其特有规律。

1.电子档案的形成与归档：电子文件的形成、办理、收集、整理、归档应符合国家有关电子文件管理的规范要求。确保电子档案的真