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办公自动化设备使用与管理规范

第一章总则

1.1目的与依据

为规范办公自动化设备（以下简称“办公设备”）的采购、配置、使用、维护及报废等全生命周期管理，确保设备安全稳定运行，提高办公效率，降低运营成本，保障信息安全，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司各部门及全体员工在日常工作中对办公设备的使用与管理行为。所称办公设备主要包括但不限于计算机（台式机、笔记本）、打印机、复印机、传真机、扫描仪、投影仪、多功能一体机、碎纸机、网络设备（路由器、交换机等）、视频会议系统及其他辅助办公电子设备。

1.3基本原则

办公设备的使用与管理遵循“统一规划、合理配置、规范使用、高效维护、安全保密、节能环保”的原则。

第二章设备范围界定

2.1计算机类

包括个人台式计算机、笔记本电脑、服务器、工作站等，及其配套的显示器、键盘、鼠标等输入输出设备。

2.2办公输出输入类

包括各类打印机（激光、喷墨、针式）、复印机、传真机、扫描仪、多功能一体机、高速扫描仪等。

2.3网络通讯类

包括路由器、交换机、防火墙、无线接入点、电话程控交换机、视频会议终端及相关外围设备。

2.4其他辅助类

包括投影仪、幕布、电子白板、实物展台、碎纸机、不间断电源（UPS）等用于辅助办公的电子设备。

第三章使用规范

3.1通用使用要求

3.1.1员工在使用办公设备前，应熟悉设备基本功能及操作规程，严禁违规操作。对于不熟悉的设备，应向行政部门或设备管理员咨询，或查阅设备使用手册。

3.1.2办公设备实行“谁使用、谁负责”的原则，使用者应妥善保管和正确使用设备，保持设备清洁、完好。

3.1.3严禁私自拆卸、改装、维修办公设备。严禁随意搬动、挪用办公设备，确因工作需要调整的，须经行政部门批准。

3.1.4办公设备应放置在通风、干燥、清洁、无强磁场干扰的环境中，避免阳光直射和剧烈震动。

3.1.5下班前或长时间不使用设备时，应关闭设备电源，拔掉插头（对于需保持运行的服务器等设备除外）。

3.2计算机类设备使用规范

3.2.1计算机开机应遵循先开外设（显示器、打印机等）后开主机的顺序；关机应先关闭操作系统，再关闭主机电源，最后关闭外设电源。

3.2.2严禁在计算机运行时插拔非USB热插拔设备。

3.2.3计算机设置开机密码和屏幕保护密码，密码应包含数字和字母，长度适中，并定期更换。

3.2.4严禁安装与工作无关的软件、游戏，严禁私自更改操作系统设置、IP地址等网络配置。

3.2.5重要数据应定期备份，存储在公司指定的服务器或移动存储介质中，并做好保密工作。严禁使用未经公司认证的外部存储介质拷贝公司数据。

3.3打印复印扫描类设备使用规范

3.3.1使用前应检查设备是否正常，耗材是否充足。

3.3.2打印、复印文件应按需设置，提倡双面打印，节约用纸。非工作需要，不得打印、复印私人资料。

3.3.3涉密文件的打印、复印、扫描应严格遵守公司保密规定，使用指定设备，并及时取走文件，防止泄密。

3.3.4设备发生卡纸等故障时，应先关闭电源，按照操作指引尝试简单排除，无法排除时及时联系维修人员。

3.3.5使用完毕后，应确认设备已退出个人账户（如有），并清理遗留纸张。

3.4投影及会议设备使用规范

3.4.1使用前应检查设备连接是否正常，投影画面是否清晰，音响是否完好。

3.4.2使用过程中，避免频繁开关设备，避免用手触摸投影镜头。

3.4.3会议结束后，应按正确顺序关闭设备电源，整理好连接线，将设备恢复到初始状态。

第四章设备管理

4.1采购与配置

4.1.1办公设备的采购应根据工作需要，由使用部门提出申请，经相关负责人审批后，由行政部门（或指定采购部门）统一采购。

4.1.2采购的设备应符合国家质量标准及公司技术要求，优先选择节能环保、性能稳定、售后服务良好的品牌和型号。

4.1.3新设备到货后，由行政部门会同使用部门进行验收，检查设备数量、规格、外观及配件是否齐全，性能是否达标，验收合格后方可办理入库登记。

4.2登记与台账

4.2.1所有办公设备均需进行统一登记，建立设备台账。台账内容包括设备名称、型号、规格、序列号、采购日期、供应商、价格、使用部门、使用人、保修期限、维修记录等信息。

4.2.2设备发生调拨、借用、变更使用人等情况时，应及时办理变更登记手续，更新台账信息。

4.3维护与保养

4.3.1行政部门（或IT部门）应建立设备定期维护保养制度，对办公设备进行预防性维护，确保设备处于良好运行状态。

4.3.2使用者应配合维护人员进行设备保养，及时反馈设备使用过程中出现的问题。

4.3.3设备耗材（如打印机硒鼓、墨盒、纸张等）由行政部门统一采购和管理，