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酒店房卡管理制度

一、制度目的与意义

房卡作为酒店客房出入的唯一凭证，其管理直接关系到客人的人身财产安全、酒店的运营秩序及服务质量。为规范酒店房卡的制作、发放、使用、回收、遗失处理等环节，明确各相关部门及人员的职责，防范安全风险，特制定本制度。本制度旨在确保房卡管理的规范化、制度化，保障酒店及客人的合法权益，提升酒店整体安全管理水平与服务效率。

二、适用范围

本制度适用于酒店所有类型房卡（包括但不限于住客房卡、员工工作卡、应急卡、工程卡、会议卡等）的全生命周期管理，涉及酒店前厅部、客房部、安保部、工程部及其他相关部门，以及所有持有和使用酒店房卡的员工与客人。

三、权责部门

1.前厅部：作为房卡管理的核心部门，负责房卡的日常发放、回收、激活、注销、信息录入及遗失处理等具体操作；负责住客房卡的合规性审核与发放。

2.安保部：负责房卡系统的安全维护与技术支持，协助处理房卡遗失、被盗等安全事件；定期对房卡管理制度的执行情况进行监督检查。

3.财务部：负责房卡制作成本的核算与控制，以及房卡遗失赔偿费用的收取与管理。

4.人力资源部/各部门负责人：负责员工卡的申领审核、发放登记及员工离职时的房卡回收工作。

5.客房部：在客房清扫及管理过程中，如发现遗落房卡或异常情况，应及时按规定流程处理并上报前厅部或安保部。

四、房卡的制作、发放与回收管理细则

（一）房卡的制作与保管

1.房卡制作：酒店所有房卡（含员工卡）由前厅部根据实际需求，统一向指定供应商定制或通过内部系统制作。房卡芯片及编码应具备唯一性和不可复制性。

2.入库登记：新制作或采购的房卡，由前厅部指定专人负责验收、登记入库，建立《房卡库存台账》，详细记录房卡类型、数量、批次、入库日期等信息。

3.安全存放：空白房卡及备用房卡应存放于前厅部专用保险柜或带锁的文件柜内，由专人负责保管，严格执行出入库领用登记制度。保险柜密码及钥匙应由不同人员分别保管，确保安全。

（二）住客房卡的发放与回收

1.发放审核：客人办理入住手续时，前厅接待员须严格核对客人有效身份证件，确认预订信息无误后，方可为其制作并发放房卡。

2.发放数量：标准情况下，每间客房最多向登记客人发放不超过两张房卡。如需额外增加，须经前厅经理或当班主管批准，并做好记录。

3.信息告知：发放房卡时，接待员应主动告知客人房卡的使用方法、注意事项（如勿靠近强磁场、勿弯折等）及遗失赔偿规定。

4.多卡管理：如客人为团队入住或有特殊需求（如家庭入住），确需多张房卡，应在入住登记单上注明，并由客人签字确认。

5.换房处理：客人换房时，原房卡须全部回收，并立即注销其权限，同时为客人制作并发放新的房卡。

6.回收流程：客人办理退房手续时，前厅收银员须提醒并收回全部房卡。回收后，应立即在系统中进行注销或重置处理，确保房卡失效。

7.离店未交回：如发现客人离店时未交回房卡，应立即尝试联系客人。若无法联系或客人确认遗失，应按规定收取房卡遗失赔偿金，并在系统中永久注销该房卡的权限。

（三）员工卡的管理

1.申领与制作：员工入职后，由所在部门统一填写《员工房卡申领表》，经人力资源部审核、前厅部确认后，为其制作员工工作卡。员工卡应包含员工姓名、部门、工号及照片等信息。

2.权限设定：员工卡的开启权限应严格按照其岗位职责和工作需要进行设定，遵循“最小权限”原则，严禁超范围授权。

3.使用规范：员工卡仅限本人在工作时间内使用，严禁转借、复制、涂改或用于非工作用途。员工应妥善保管，随身携带，如有遗失或损坏，须立即向所在部门负责人报告，并按规定办理挂失和补卡手续。

4.离职与回收：员工离职、调岗或被辞退时，所在部门负责人须负责收回其员工卡，并交回前厅部注销。人力资源部在办理离职手续时，应核查员工卡是否已交回。

（四）特殊卡种管理（如应急卡、工程卡、会议卡等）

1.应急卡/万能卡：此类卡权限极高，仅限前厅部经理、安保部经理及指定高级管理人员持有。使用应急卡必须严格登记，注明使用时间、地点、事由及使用者姓名，并由相关负责人签字审批。应急卡应存放于指定安全位置，非紧急情况不得动用。

2.工程卡/保洁卡：根据工作区域和时段，为工程部、客房部等部门配备有限权限的工作卡。此类卡由部门负责人统一申领、发放和回收，严格限定使用范围和时间，并建立详细的借用登记制度。员工下班前须将工作卡交回部门统一保管。

3.会议/活动卡：为大型会议或活动参与者制作的临时房卡或区域通行卡，应在会议/活动结束后立即全部回收并注销。

五、房卡的遗失与处理

1.客人遗失：

*客人报告房卡遗失后，前厅部应立即在系统中将该房卡权限冻结或注销，以确保客房安全。

*同时，询问客人遗失时间、地点等信息，安抚客人情绪，并