销售合同签订及履行记录表.docVIP

销售合同签订及履行记录表使用指南

一、适用场景与核心价值

在企业经营活动中，销售合同是明确买卖双方权利义务、保障交易安全的核心法律文件。销售合同签订及履行记录表作为系统化管理工具，适用于以下场景：

多项目并行管理：当企业同时与多个客户签订不同类型销售合同时可通过表格集中跟踪各合同的签订进度、履行节点，避免遗漏关键事项；

新业务拓展期：在新客户开发或新产品推广阶段，记录合同谈判要点、特殊条款约定，为后续合作提供历史依据；

履约风险防控：实时监控合同履行中的交货、验收、付款等环节，及时发觉履约异常（如延迟交货、质量争议），提前介入处理；

财务与法务协同：为财务部门提供收款依据，为法务部门留存履约证据，支持合同纠纷解决及审计需求。

通过标准化记录，该工具能帮助企业实现合同全生命周期可视化、流程化管控，降低履约风险，提升管理效率。

二、全流程操作指引

（一）合同签订前：准备与洽谈阶段

明确合作意向

销售代表与客户就产品/服务名称、规格、数量、价格、交付时间等核心条款达成初步共识，记录客户具体需求（如“需提供产品检测报告”“交付地点为甲方仓库”）。

示例：客户*华提出采购A型号设备10台，单价5万元，要求7月15日前交付，并提供3年质保。

核实对方主体资格

通过“国家企业信用信息公示系统”或第三方征信平台查询客户工商信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等），确认其经营状态正常（未吊销、未注销），避免与无资质主体签约。

记录客户基本信息：客户名称“科技有限公司”，统一社会信用代码“91110X”，法定代表人“强”。

起草合同文本

使用企业标准合同模板，填写双方主体信息、合同标的、数量、金额、质量标准、交付方式、付款条件、违约责任、争议解决方式等条款。

注意：金额大小写一致，交付时间明确到“日”，付款方式注明“转账”或“承兑汇票”，违约责任量化（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）。

（二）合同签订：审批与签署阶段

内部审核

将合同文本提交销售部门负责人（经理）、法务部门（专员）、财务部门（*会计）依次审核：

销售负责人审核条款是否符合业务目标；

法务审核法律风险（如格式条款是否公平、争议解决约定是否明确）；

财务审核金额、付款方式是否符合财务制度。

审核通过后，各部门在“合同审批表”签字确认，记录审核日期及意见。

与客户最终确认

将审核后的合同文本发送给客户，确认无误后约定签署方式（线下签署或电子签章）。

线下签署需准备合同一式两份（或三份），双方加盖公章或合同专用章；电子签章通过合法平台（如e签宝、法大大）完成，保证签署过程可追溯。

合同编号与归档

按企业规则编制合同编号（如“2024销字-部门-001号”），登记“合同台账”（可另建表格），扫描合同文本留存电子档，原件由档案室（*管理员）统一保管。

（三）合同履行：过程跟踪与记录阶段

履行节点提醒

根据合同约定设置关键节点提醒（如交货前3天、付款前5天），由销售代表或履约专员（*助理）负责跟踪：

交货环节：记录实际交货日期、物流单号、收货人签字（如“7月14日交货，物流单号SF，收货人*磊”）；

验收环节：客户验收后，获取验收合格证明（书面或邮件），记录验收日期、结果（如“7月16日验收合格，验收报告编号YS2024071601”）；

付款环节：财务部门确认收款后，登记收款日期、金额、方式（如“7月20日收款50万元，转账到账，尾款10万元质保期后支付”）。

异常情况处理

若出现履行异常（如延迟交货、质量争议），需记录异常详情、原因分析及处理措施：

示例：因物流延迟，7月18日才完成交货，已向客户说明情况并承诺减免1万元货款，客户书面确认。

变更与补充协议

合同履行中需变更条款时，双方签订《补充协议》，记录变更内容（如“交货时间延长至7月25日”）、协议编号及签订日期，作为原合同附件同步记录。

（四）合同履行完成：归档与复盘阶段

履约总结

合同全部履行完毕（如质保期届满、尾款结清），销售代表填写“履约总结”，说明整体履约情况、客户满意度、存在问题及改进建议。

档案移交

将合同文本、补充协议、验收证明、付款凭证、沟通记录等资料整理成册，移交档案室（*管理员）归档，保存期限不少于合同履行完毕后5年。

数据复盘

每季度/年度汇总合同数据，分析签订量、履约率、回款周期、争议率等指标，识别风险点（如某类产品交货延迟率较高），优化合同模板及管理流程。

三、标准模板表格

销售合同签订及履行记录表

合同基本信息

合同编号

2024销字-销售一部-003号

合同名称

A型号设备采购合同

签订日期

2024年6月20日

合同期限

自签订之日起至2027年6月19日（含质保期）

甲方（采购方）

单位名称

*科技有限公司

统一社会信用代码

91110X

地址

市区路号

法定代表人

*强

联系人

*华（销