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会议记录及行动项跟踪模板示例
一、适用场景与价值
在团队协作、项目管理及跨部门沟通中，会议是同步信息、明确方向、分配任务的核心场景。但传统会议常存在“议而不决、决而不行、行而不果”的问题，规范的会议记录及行动项跟踪模板能有效解决这一痛点：
团队例会：周/月度例会中同步进展、对齐目标，避免信息遗漏；
项目推进会：针对项目里程碑、风险问题集中讨论，明确责任分工；
跨部门协调会：打破信息壁垒，将跨部门协作任务落实到具体人及时间节点；
决策评审会：记录关键结论及后续执行路径，保证决策落地。
通过该模板，可实现“记录有章、跟踪有据、责任到人”，提升会议效率与执行闭环。
二、详细操作流程
（一）会前：充分准备，保证会议高效
明确会议目标：组织者需提前明确本次会议的核心目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决项目X延期风险”），避免议题发散。
拟定会议议程：根据目标列出讨论要点（如“当前进度汇报→问题讨论→任务分配→下一步计划”），并预估各环节时长，提前1-2天同步给参会人员。
准备基础信息：确定会议时间、地点（线上需注明会议）、主持人、记录人，以及是否需提前准备材料（如数据报表、方案草案）。
（二）会中：精准记录，聚焦关键结论
记录会议基本信息：由记录人实时填写模板中的“会议基本信息”部分（含主题、时间、参会人员等），保证要素完整。
梳理讨论核心内容：按议程顺序记录各议题的讨论要点，重点关注：
共识结论：如“同意优先开发A功能模块”；
分歧点：如“市场部与研发部对上线时间存在分歧，需进一步评估”；
待解决问题：如“需补充竞品分析数据支撑决策”。
明确行动项（核心环节）：对会议中确定的待办任务，逐项记录以下信息：
任务描述：具体要做什么（避免“跟进项目”等模糊表述，应为“完成项目需求文档初稿”）；
负责人：明确到具体人（用“姓名”代替，如“”）；
截止日期：精确到“年-月-日”，避免“下周内”等模糊时间；
优先级：根据重要性标注“高/中/低”（高优先级任务需标注紧急原因）；
交付成果：明确任务完成的标准（如“输出Word版文档，包含功能清单及排期”）。
（三）会后：整理归档，启动跟踪机制
整理会议纪要：会后2个工作日内，记录人根据会中内容整理完整纪要，包含“会议基本信息-议程讨论要点-行动项清单”三部分，保证语言简洁、结论明确。
审核与分发：纪需经主持人审核无误后，在1个工作日内通过邮件/企业等方式发给所有参会人员及相关方，并抄送上级领导（如需）。
录入跟踪系统：将行动项同步至项目管理工具（如钉钉待办、飞书多维表格、Excel跟踪表），设置“截止日期提醒”（如提前3天提醒负责人），保证任务不被遗漏。
（四）跟踪：闭环管理，推动落地
定期跟进：记录人/项目经理每周更新行动项状态（“未开始/进行中/已完成/延期”），对“进行中”任务主动询问进展，对“延期”任务及时协调资源或调整计划。
会议复盘：在下次例会中优先回顾上期行动项完成情况，对未完成的任务分析原因（如资源不足、需求变更），并明确新的解决措施，避免“拖延无反馈”。
归档存档：会议纪要及行动项跟踪表需按“年-月”分类归档，保存期限不少于1年，便于后续查阅追溯。
三、模板结构与示例
（一）会议基本信息
项目
内容
会议主题
Q3产品迭代方案评审会
会议时间
2023年8月15日14:00-16:00
会议地点
公司3楼会议室A（线上：腾讯会议X）
主持人
*
记录人
*
参会人员
（产品）、赵六（研发）、孙七（设计）、周八（市场）
缺席人员及原因
*吴九（研发，临时出差）→会后同步会议纪要
会议目标
确定Q3产品迭代核心功能模块、明确各环节负责人及时间节点
（二）议程讨论要点
议程序号
议题内容
讨论要点
结论/待办事项
1
当前进度汇报
研发部：已完成用户登录模块开发，测试中发觉3个兼容性问题；市场部：用户调研显示“智能推荐”功能需求最高。
-已记录兼容性问题，研发部需在8月20日前修复（详见行动项1）；优先开发“智能推荐”功能。
2
功能模块优先级排序
设计部建议增加“个性化首页”，研发部评估开发周期需2周，可能影响上线时间。
-暂缓“个性化首页”，Q3聚焦“智能推荐”和“用户画像”两大核心功能。
3
资源分配与时间节点
研发部需3人投入迭代，设计部需配合输出UI稿。
-明确各环节负责人及截止日期（详见行动项清单）。
（三）行动项清单
序号
任务描述
负责人
截止日期
优先级
交付成果
状态
备注
1
修复用户登录模块兼容性问题
*赵六
2023-08-20
高
测试通过的登录模块（含bug修复记录）
进行中
需同步测试部验收
2
输出“智能推荐”功能PRD文档
*
2023-08-25
高
Word版PRD（含用户故事、功能流程图）
未开始
需与研发部对齐技术可行性
3
设计“
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