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企业人事信息归档标准化模板

一、模板概述与核心价值

本标准化模板旨在通过结构化、规范化的流程，帮助企业系统化管理员工人事信息，解决传统人事档案管理中存在的信息分散、格式不统一、查询困难、合规风险高等问题。通过统一归档标准，可实现人事信息的集中存储、高效检索、动态更新及合规追溯，为企业人力资源管理决策、员工关系维护、劳动纠纷处理等提供可靠数据支撑，同时满足《劳动合同法》《个人信息保护法》等法规对员工信息管理的要求，降低企业运营风险。

二、适用场景解析

本模板适用于各类企业（含中小企业、集团化企业）的全生命周期人事信息管理，具体场景包括：

新员工入职：系统收集员工基础信息、入职材料，建立初始档案；

在职期间管理：记录员工异动（晋升、调岗、降薪等）、培训、奖惩、合同续签等动态信息；

员工离职：归档离职申请、工作交接记录、离职证明等材料，完善离职档案；

审计与合规检查：快速调取员工全周期信息，应对劳动监察、社保审计等外部审查；

人力资源分析：基于标准化数据，进行人员结构、流失率、培训效果等数据分析。

三、标准化归档操作流程

（一）前期准备：明确归档范围与责任分工

成立专项小组：由人力资源部牵头，联合法务部、行政部明确归档标准，小组成员需熟悉人事管理流程及法规要求；

制定归档清单：根据企业类型（如制造业、互联网、服务业等），梳理必归档信息项（参考本章“模板表格”部分）；

准备存储工具：

纸质档案：配备标准化档案盒（标注员工姓名*、工号、入职日期）、防潮防火柜；

电子档案：选择安全的人事管理系统（或加密Excel表格），设置访问权限（仅HR专员、部门负责人可查看）。

（二）信息收集：全周期材料动态获取

入职阶段：

员工提交材料：身份证复印件、学历/学位证书复印件、离职证明（应届生提供就业推荐表）、体检报告、劳动合同签订声明、银行卡信息（用于薪资发放）、一寸免冠照片等；

HR核对原件与复印件，保证信息真实、完整，并在复印件上注明“与原件一致”及核对日期。

在职阶段：

异动类：晋升/调岗通知单、薪资调整审批表、岗位变更协议；

培训类：培训签到表、考核成绩单、培训证书复印件；

奖惩类：奖惩通知单（加盖公章）、书面表扬/警告材料、相关证明文件；

合同类：劳动合同续签/变更协议、保密协议、竞业限制协议。

离职阶段：

员工提交：离职申请书（提前30天书面提交）、工作交接清单（需交接人、接收人、部门负责人签字确认）、离职证明（HR开具并加盖公章）；

HR确认：薪资结算单、社保/公积金停缴通知、未休年假折算证明（如有）。

（三）分类整理：按模块化逻辑归档

所有信息按“一人一档”原则整理，分为以下核心模块（每模块单独装订/存储，标注清晰目录）：

基础信息模块：员工基本信息表（含个人身份、教育背景、家庭紧急联系人等）；

合同管理模块：劳动合同签订/续签/变更记录、协议附件；

异动记录模块：入职、晋升、调岗、降薪等异动审批材料；

培训发展模块：培训经历、考核结果、技能证书等；

薪酬绩效模块：薪资结构、调薪记录、绩效考核表；

奖惩离职模块：奖惩通知、离职申请、交接证明等。

（四）系统录入与审核：保证数据准确可追溯

电子化录入：将纸质材料信息同步至人事管理系统（或Excel模板），字段填写需与纸质档案一致，避免冗余或缺失；

三级审核机制：

一级审核：HR专员录入后自查，核对信息与原始材料是否一致；

二级审核：HR负责人复核重点信息（如合同期限、薪资、异动日期等）；

三级审核：必要时由法务部审核合规性（如合同条款、离职流程是否符合法规）。

（五）存储与维护：安全性与动态更新并重

存储管理：

纸质档案：按工号/入职时间排序存放于档案室，建立《档案借阅登记表》（记录借阅人、借阅时间、归还时间、用途）；

电子档案：定期备份（每周增量备份+每月全量备份），存储于加密服务器或云端，防止数据泄露或丢失。

动态更新：员工信息发生变化（如联系方式、家庭住址、学历提升等）时，需在3个工作日内更新档案，并保留变更记录（如《信息变更申请表》）；

定期清理：每年年底对档案进行一次全面梳理，剔除重复、无效材料（如过期体检报告），保证档案“精简有效”。

四、人事信息归档模板表格

表1：员工基本信息表（模板）

字段名称

填写说明

示例/备注

员工姓名*

与身份证一致

张*

工号

企业内部唯一编码

HR2024001

身份证号*

18位号码，需核对原件

110*123X

出生日期

格式：YYYY-MM-DD

1990-05-12

性别

男/女

男

户籍地址

省市区（县）详细地址

北京市海淀区路号

现居住地址

用于紧急联系

北京市朝阳区小区栋

联系电话*

员工常用手机号

138

紧急联系人*

姓名、关系、电话

李*（配偶：139）

学历

高中/大专/本科/硕士/博士等

本科

毕业院校

全称

大学

所