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收发文管理制度

一、总则

为规范公司内部公文的接收、流转、处理、发送及归档工作，确保信息传递的准确、及时、安全与高效，保障公司各项经营管理活动的有序进行，特制定本制度。本制度旨在明确各部门在收发文过程中的职责与流程，提升公文处理质量，维护公司良好运营秩序。

本制度适用于公司各部门及全体员工涉及公务往来的收发文管理。凡以公司名义发出或接收的各类正式文件、函件、通知、报告、纪要、资料等均属本制度管理范畴。

收发文管理工作应遵循以下原则：

1.准确规范：确保公文内容真实、表述准确、格式规范、程序合规。

2.及时高效：迅速处理，不延误、不积压，保障信息快速流转。

3.安全保密：严格遵守保密规定，防止失泄密事件发生。

4.全程可控：对公文流转的各个环节进行有效监控与记录。

公司综合管理部（或指定部门，下同）是收发文管理的归口部门，负责本制度的组织实施、监督检查以及公司级重要公文的直接处理。各部门应指定专人（通常为部门内勤或负责人）负责本部门的收发文工作，并接受综合管理部的业务指导。

二、收文管理

收文是指公司接收来自外部单位（包括上级单位、下级单位、平级单位及其他相关单位）的各类公文。

（一）签收与登记

1.签收：外部送达的公文，由综合管理部或指定收件人负责签收。签收时应仔细核对信封（或邮件封皮）上的单位、文号、份数、密级等信息，检查封装是否完好。对于重要或涉密文件，需双人核对签收。

（二）拟办与批办

1.拟办：综合管理部根据来文内容和性质，提出初步的拟办意见，包括建议由哪个部门承办、如何办理、是否需要呈送领导阅批等。拟办意见应简明扼要，符合公文处理要求。

2.批办：综合管理部将登记后的公文及拟办意见，按文件重要程度和审批权限，及时呈送公司相关领导阅批。领导根据来文内容和拟办意见，作出明确的批示，指明承办部门、承办要求和办结时限。

（三）承办与传阅

1.承办：承办部门接到批办后的公文，应立即指定专人负责办理。承办人应严格按照领导批示要求和公文内容认真办理，不得擅自拖延、积压或自行处理。

2.传阅：需要多部门或多位领导阅知的公文，由综合管理部或承办部门负责组织传阅。传阅应遵循“先主办后协办”、“先主要领导后其他领导”的原则，严格按照批示范围进行，不得随意扩大传阅范围。传阅过程中应做好传阅记录，确保公文不丢失、不泄密。

3.催办：对有明确办结时限的公文，综合管理部及承办部门负责人应及时进行催办，确保按期办结。对紧急公文，应跟踪督办。

（四）办结与归档

1.办结：承办部门完成公文办理后，应将办理结果（如处理报告、回复意见等）反馈给批办领导，并在公文处理单上注明办结情况、日期及承办人。

2.归档：公文办理完毕后，由综合管理部负责收集整理，包括正文、附件、处理单、领导批示、承办结果等材料，按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订后归档保存。电子公文应同步进行电子归档。

三、发文管理

发文是指公司各部门以公司名义或部门名义对外或对内发出的各类正式公文。

（一）拟稿与会签

1.拟稿：公文由主办部门根据工作需要负责拟稿。撰稿人应熟悉业务，确保公文内容真实准确、观点明确、条理清晰、语言精炼、格式规范。涉及专业性较强的内容，应请相关专业人员审核。

2.会签：凡内容涉及其他部门职责范围的公文，在送审前必须经过相关部门会签。会签部门应认真审核公文内容与本部门职责的关联性，提出明确的会签意见并签字。若有不同意见，应与主办部门协商一致；协商不成的，由主办部门报请分管领导协调。

（二）审核与核稿

1.部门审核：拟稿完成并经会签后，由主办部门负责人对公文内容的真实性、准确性、完整性及会签情况进行审核，并签字确认。

2.综合管理部核稿：主办部门将公文（含电子版）报送综合管理部进行核稿。核稿重点包括：是否符合发文条件、行文格式是否规范（标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、印章、主题词/关键词等）、文字表述是否准确、标点符号是否正确、附件是否齐全等。综合管理部提出修改意见，返回主办部门修改。

（三）签发

1.公文经综合管理部核稿通过后，由主办部门按照公司公文审批权限规定，呈送相应领导签发。

2.签发权限应根据公文的性质、内容、重要程度及公司组织架构确定。公司级重要文件、对外正式函件等需由公司主要领导签发；部门业务范围内的一般性文件，可由分管领导或部门负责人签发。

3.领导签发时，应明确签署意见、姓名和日期。对不同意签发的公文，应说明理由，退回主办部门处理。

（四）编号与排版校对

1.编号：经领导签发后的公文，由综合管理部统一编排发文字号。文号应体现发文年份、发文单位（或部门）代字及顺序号。

2.排版与校对：主办部门根据领导签发意见和综合管理部的核稿意见进行修改后，进行规范排版。排