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采购申请与审批流程模板化操作指南

一、本模板适用情境详解

日常办公采购：如办公耗材、设备配件、文具等常规物资的申请；

项目专项采购：为特定项目采购原材料、设备或服务，需明确项目归属及预算；

固定资产采购：如电脑、打印机、生产设备等价值较高、使用周期长的资产购置；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需快速响应的采购需求，需标注紧急原因；

预算内常规补货：对已纳入年度/季度预算的常规物资，按计划进行的周期性采购。

通过模板化操作，可统一采购申请标准，明确审批权责，提升流程效率，保证采购合规性与成本可控性。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：采购申请发起

操作人：需求部门申请人（如专员、主管）

操作内容：

填写《采购申请单》（见模板示例），完整填写以下信息：

基本信息：申请人姓名、所属部门、申请日期、联系方式；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预估总价、主要用途（需注明项目名称或使用场景）；

预算信息：对应预算科目、预算编号（若已纳入预算）；

特殊说明：如紧急采购需注明“紧急”及原因，如需指定供应商需说明理由（如唯一授权、技术兼容等）。

附必要佐证材料：

金额超5000元需提供至少2家供应商的报价单（紧急采购除外）；

项目采购需附项目立项审批表复印件；

固定资产采购需附资产配置申请表（若有）。

注意事项：信息需真实准确，预估总价不得高于预算上限，规格型号需明确避免歧义。

步骤2：部门负责人审核

操作人：申请人所在部门负责人（如经理、总监）

操作内容：

审核采购需求的合理性：是否符合部门工作计划、是否为必需品、数量是否适当；

审核预算匹配性：申请金额是否在部门预算额度内，超预算需标注并说明理由；

审核材料完整性：报价单、项目立项表等附件是否齐全。

输出结果：

审核通过：在《采购申请单》“部门负责人意见”栏签字确认，提交至采购部门；

审核不通过：注明驳回原因（如“需求不明确”“超预算未说明”），退回申请人修改后重新提交。

步骤3：采购部门复核

操作人：采购专员（如专员）、采购经理（如经理）

操作内容：

复核需求合规性：采购物品是否符合公司采购政策（如是否需招标、是否在合格供应商名录内）；

市场调研与供应商匹配：

常规采购：从合格供应商中筛选至少3家比价，填写《供应商比价表》；

指定供应商：审核指定理由的合理性（如独家代理、专利要求），留存证明材料；

审核采购方式：根据金额与类型确定采购方式（如询价、招标、单一来源等）。

输出结果：

复核通过：附《供应商比价表》或供应商选择说明，提交至财务部门；

复核不通过：注明问题（如“供应商资质不全”“价格偏离市场”），退回申请人或部门负责人调整。

步骤4：财务部门审核

操作人：财务主管（如主管）、财务经理（如经理）

操作内容：

审核预算执行情况：申请金额是否剩余可用预算，跨部门预算需确认分摊比例；

审核成本合理性：对比历史采购价格、市场价格，判断预估单价是否合理；

审核资金支付条件：是否需预付款、尾款比例，是否符合公司财务制度。

输出结果：

审核通过：在“财务审核意见”栏签字，提交至对应审批权限领导；

审核不通过：注明原因（如“预算不足”“成本过高”），退回采购部门调整。

步骤5：领导审批

操作人：根据采购金额与类型确定审批人（如分管副总总、总经理总、董事长*董）

审批权限划分（示例）：

金额≤5000元：部门负责人+采购经理+财务主管；

5000元＜金额≤2万元：部门负责人+采购经理+财务经理+分管副总；

金额＞2万元：部门负责人+采购经理+财务经理+总经理+董事长。

操作内容：

审核采购事项的战略匹配性、成本效益及对公司整体运营的影响，重点关注大额或专项采购的必要性。

输出结果：

审批通过：在“最终审批意见”栏签字，流程流转至采购部门执行；

审批不通过：注明意见，流程终止，由采购部门通知申请人。

步骤6：采购执行与结果反馈

操作人：采购专员

操作内容：

根据审批结果实施采购：签订合同、下达订单、跟踪物流；

收到物资后组织验收：需求部门、采购部门、财务部门共同到场，核对数量、规格、质量，填写《物资验收单》；

办理入库与付款：将验收单、发票、采购合同等交财务部门，安排付款；

反馈结果：将采购完成情况（供应商、实际金额、验收日期）录入采购管理系统，同步告知申请人。

三、采购申请单模板示例

采购申请单

申请编号：______________日期：____年__月__日

基本信息

内容

申请人

______________所属部门：______________联系方式：______________

采购类型

□日常办公□项目专项□固定资产□紧急采购□其他：______________

预算科目

______________预算编号：______________