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采购管理制度及操作流程

一、总则

（一）目的

为规范公司采购行为，确保采购物资/服务的质量、成本与交付符合业务需求，防范采购过程中的舞弊风险，提高资金使用效率，依据《中华人民共和国招标投标法》《中华人民共和国政府采购法》（适用于政府相关采购）及公司相关制度，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有物资采购（如原材料、办公用品、设备、固定资产）及服务采购（如物流、咨询、IT运维、外包服务等），涵盖常规采购与项目专项采购。

（三）基本原则

1.合规性：所有采购活动符合国家法律法规及公司内部制度，重大项目需遵循招投标相关要求。

2.性价比最优：在满足需求的前提下，平衡质量、价格与交付周期，追求综合成本最低。

3.公平公正：采购过程透明，供应商选择基于客观标准（如资质、报价、服务能力），禁止利益输送。

4.职责分离：采购需求提出、审批、执行、验收、付款等环节由不同岗位负责，形成制衡机制。

二、采购组织与职责

（一）采购管理组织架构

公司设立采购管理委员会（或采购领导小组）作为最高决策机构，下设采购执行部门（如采购部/供应链部）、需求部门（使用部门）、仓储/质检部门（验收）、财务部门（付款审核）、审计部门（监督）。

（二）核心岗位职责

角色

主要职责

不相容职责

采购管理委员会

审批重大采购策略（如年度供应商名录）、超过限额的采购方案（如单项采购≥XX万元）、招标方案等。

不得参与具体采购执行或验收。

采购执行部门

负责采购需求对接、供应商开发与管理、采购方式选择（招标/比价/单一来源）、合同签订、订单跟踪及异常处理。

不得自行验收或决定付款。

需求部门

提出采购需求（明确规格、数量、交付时间、技术标准），参与供应商评估（技术/服务能力）、验收（使用端质量确认）。

不得直接指定供应商或参与采购谈判。

仓储/质检部门

负责物资到货的验收（数量、外观、质量）、入库管理，出具验收合格单（作为付款依据之一）。

不得参与采购需求提报或供应商选择。

财务部门

审核采购合同条款（付款条件、发票要求）、支付采购款项（依据验收单/合同）、监控采购预算执行。

不得参与采购需求或供应商决策。

审计部门

监督采购流程合规性（如招标程序、供应商选择公正性），定期抽查采购档案，核查是否存在舞弊行为。

不得干预正常采购执行。

三、采购分类与采购方式

（一）采购分类

根据采购金额、重要性及物资特性，分为以下三类：

1.常规采购：金额较小（如办公用品、低值易耗品）、需求频繁且标准化的物资/服务（单项采购≤XX万元）。

2.重要采购：金额中等（如生产原材料、设备配件）、对业务连续性有影响的物资/服务（单项采购XX万元~XX万元）。

3.重大采购：金额高（如大型设备、信息系统开发、年度服务外包）、技术复杂或对公司战略有重大影响的采购（单项采购≥XX万元）。

（二）采购方式及适用场景

采购方式

适用条件

操作要求

招标采购

重大采购（如单项≥XX万元）或技术复杂、多家供应商竞争充分的场景（如工程建设、定制化设备）。

公开招标（面向社会）或邀请招标（邀请≥3家合格供应商），需编制招标文件（含技术/商务要求、评标标准）、组建评标委员会（≥5人，含技术/财务专家），按最低价/综合评分法确定中标方。

比价采购

重要采购或常规采购中有多家供应商可选的场景（如办公设备、包装材料）。

至少邀请3家合格供应商报价（需提供营业执照、资质证明、历史合作记录），采购执行部门对比价格、质量、交付周期后，经部门负责人及管理层审批后确定供应商。

单一来源采购

唯一供应商（如专利技术、独家代理）、紧急采购（如生产急需且无替代供应商）、原供应商续签（需证明延续性必要性）。

需说明单一来源理由（附供应商资质、历史合作评价），经采购管理委员会审批后执行。

框架协议采购

需求稳定且频繁的物资/服务（如年度办公用品、物流运输），与供应商签订长期合作协议（约定单价/服务标准），实际采购时按需下单。

框架协议需通过招标或比价确定，有效期≤2年，到期后重新评估。

四、采购操作流程（以常规采购为例，重大采购需补充招标环节）

（一）需求提报与审批

1.需求提出：需求部门填写《采购需求申请表》（明确物资/服务名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额、技术参数（如有）），经部门负责人审核后提交采购执行部门。

2.需求审核：采购执行部门核对需求的合理性（如规格是否符合业务实际、预算是否超标准），若需求模糊（如“高性能电脑”未定义配置），需与需求部门沟通明确细节。

3.预算校验：财务部门审核采购金额是否在年度预算范围内，超预算需求需经总经理/董事会特批。

（二）供应商选择

1.供应商开发：采购执行部门通过公开渠道（如行业展会、供应商数据库、网络平台）、历史合作方或推荐（需附推荐人说明）收集潜