库存设立物资台账养老机构智慧运营与管理89课件.pptxVIP

库存：设立物资台账主讲人：王文洁版权单位养老机构智慧运营与管理

为何库存管理会陷入“混乱无序”的困境？该如何通过设立物资台账，让每类物资“有据可查、有数可寻”？案例导入某养老机构仓库里，护理垫明明上周刚补货，这周却告急；过期的医用棉签堆积在角落，新采购的轮椅又找不到存放记录；月底盘点时，账实差异大却查不到问题根源。问题

目录CONTENTS01设立物资台账的前期准备02物资台账的核心内容设计03物资台账的记录与更新流程04物资台账的核查与优化

一、设立物资台账的前期准备：明确“账什么、谁来管”（一）物资分类梳理：为台账建立“基础框架”在“护理、餐饮、医疗、办公、后勤”五大类基础上，进一步细分小类。例如“餐饮物资”可细分为“食材、调料、餐具”。1.按使用场景细分2.标注物资关键属性为每类物资标注“存储要求、保质期、是否可循环”等属性，这些信息将直接影响台账的记录字段。操作方法制作“物资分类表”，列出每类物资的“大类—小类—物资名称—关键属性”，组织护理部、餐饮部、医疗室等部门负责人共同审核，确保分类全面、属性准确，避免遗漏关键物资。

一、设立物资台账的前期准备：明确“账什么、谁来管”（二）确定管理责任：明确“谁记录、谁核查”1.部门分工遵循“谁使用、谁管理”原则，护理物资由护理部负责，餐饮物资由餐饮部负责，医疗物资由医疗室负责，办公与后勤物资由行政部负责。各部门指定1名“台账管理员”，负责本部门物资的台账记录、日常更新。2.责任人培训对台账管理员进行专项培训，内容包括“台账记录规范、数据填写要求、常见问题处理”。

二、物资台账的核心内容设计：确保“记录全、信息准”（一）基础信息字段：明确“是什么物资”1.物资编码为每类物资分配唯一编码，编码规则可结合分类设计，例如“护理物资—护理耗材—纸尿裤”编码为“HL-HC-ZNK”，编码需简洁易记，避免过长。2.物资名称与规格使用规范统一的名称，避免俗称；规格需详细，如“成人纸尿裤（XL码、透气款）”“大米（东北粳米、一级）”，确保与采购清单中的规格一致，便于后续采购与库存核对。3.存储要求与保质期记录物资的存储条件、保质期时长，若为无固定保质期的物资（如助行器），可标注“无保质期，定期维护”。4.供应商信息记录物资的主要供应商名称、联系方式，便于库存不足时快速联系采购，同时在物资出现质量问题时追溯责任。

二、物资台账的核心内容设计：确保“记录全、信息准”（二）库存变动字段：记录“物资怎么动”1.入库记录每次物资入库时，记录“入库日期、入库数量、入库批次、验收人”。入库记录需与采购验收单同步，确保数量、批次一致。2.领用记录每次物资领用时，记录“领用日期、领用部门/人、领用数量、领用用途”。领用需凭“领用单”记录，无领用单不得随意记录，避免物资私用或浪费。3.库存结余每次入库或领用后，实时计算“当前库存数量”，公式为“上期末库存+本期入库-本期领用=当前库存”。库存结余需清晰标注，便于快速掌握物资剩余情况，避免库存不足或积压。

二、物资台账的核心内容设计：确保“记录全、信息准”（三）状态管理字段：监控“物资好不好用”1.保质期预警对有保质期的物资，记录“到期日期、预警日期”，当库存物资临近预警日期时，在台账中用特殊符号（如“★”）标注，提醒管理员优先使用或联系采购处理。2.损耗/报废记录记录物资因损坏、过期、变质等原因产生的损耗或报废情况，包括“损耗日期、数量、原因、处理人”。3.循环物资维护记录对可循环使用的物资（如助行器、轮椅），记录“维护日期、维护内容、维护人”。

三、物资台账的记录与更新流程：确保“及时记、不遗漏”（一）入库记录流程：“验收后立即记”1.验收同步物资到货后，验收人员按采购清单验收，确认数量、规格、质量无误后，填写“物资验收单”，验收单需注明“入库批次、保质期、存储要求”等信息。2.台账录入验收完成后，台账管理员需在1个工作日内，将验收单信息录入台账，填写“入库日期、数量、批次、验收人”等字段，同步更新“库存结余”。若为电子台账，可将验收单扫描上传作为附件；若为手工台账，需将验收单复印件附在对应记录页后，便于后续核查。3.异常处理若验收时发现物资数量不符或质量问题，需在台账中注明“待处理”，暂不录入入库记录，待与供应商协商解决后，再根据实际情况记录。

三、物资台账的记录与更新流程：确保“及时记、不遗漏”（二）领用记录流程：“领用时同步记”1.领用申请领用部门需填写“物资领用单”，注明“领用物资名称、规格、数量、用途、领用人”，经部门负责人签字批准后，凭单到仓库领用。2.台账登记仓库管理员核对领用单与台账信息一致后，发放物资，台账管理员同步在台账中填写“领用日期、领用部门/人、数量、用途”，实时扣减“库存结余”。领用单需留存，作为台账记录的依据，按月整理归档。3.限额管