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(2025)合同档案管理制度(3篇)

合同档案管理制度一

一、总则

为加强公司合同档案管理，维护公司合法权益，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营管理活动中形成的各类合同档案的管理。合同档案是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、授权委托书、往来函件、会议纪要、履行记录等。

二、合同档案管理职责

公司设立专门的合同档案管理部门，配备专业的档案管理人员，负责合同档案的集中统一管理。档案管理部门的职责包括：制定和完善合同档案管理制度和操作流程；负责合同档案的收集、整理、分类、编号、装订、保管、检索、借阅、销毁等工作；对各部门的合同档案管理工作进行指导、监督和检查；定期对合同档案进行统计分析，为公司决策提供参考依据。各部门应指定专人负责本部门合同档案的收集、整理和移交工作，并配合档案管理部门做好合同档案的管理工作。部门负责人对本部门合同档案的管理工作负领导责任。

三、合同档案的收集与整理

在合同签订过程中，合同承办部门应及时收集合同签订过程中形成的各种文件材料，包括合同文本、附件、补充协议、授权委托书等，并确保文件材料的完整、准确、清晰。合同履行过程中，合同承办部门应及时收集合同履行过程中形成的各种文件材料，包括往来函件、会议纪要、履行记录、验收报告、结算凭证等，并定期将这些文件材料移交档案管理部门。档案管理部门收到各部门移交的合同档案后，应及时进行整理。整理工作包括对文件材料进行分类、编号、装订、编目等。合同档案应按照合同的类别、签订时间、项目名称等进行分类整理。合同档案的编号应具有唯一性和系统性，便于检索和管理。合同档案应装订成册，并编制卷内目录和备考表。卷内目录应包括文件材料的序号、文号、标题、日期、页号等信息。备考表应注明卷内文件材料的保管期限、密级、变更情况等信息。

四、合同档案的保管

合同档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等条件，确保合同档案的安全。档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案的类别、编号等进行有序存放。合同档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的合同档案主要包括涉及公司重大权益、重要资产、长期合作关系等的合同；长期保管的合同档案保管期限为16年至50年；短期保管的合同档案保管期限为1年至15年。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。档案管理部门应定期对合同档案进行检查和维护，发现问题及时处理。对破损、褪色、霉变等有损坏迹象的合同档案，应及时进行修复和复制。

五、合同档案的检索与借阅

档案管理部门应建立完善的合同档案检索系统，包括纸质检索工具和电子检索系统，方便用户快速准确地查找所需合同档案。纸质检索工具包括案卷目录、卷内目录、索引等；电子检索系统应具备合同档案的录入、查询、统计、打印等功能。公司内部各部门因工作需要借阅合同档案时，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅合同档案时，应明确借阅期限和用途，并遵守档案借阅的相关规定。外单位因工作需要查阅、借阅公司合同档案时，应持有单位介绍信，并经公司领导批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。查阅、借阅合同档案时，应遵守公司的保密制度和档案管理规定。借阅人应妥善保管所借阅的合同档案，不得转借、涂改、损坏、丢失。借阅期满后，应及时归还合同档案。如需续借，应办理续借手续。档案管理部门应定期对合同档案的借阅情况进行清理和统计，对逾期未还的合同档案应及时催还。

六、合同档案的鉴定与销毁

档案管理部门应定期对合同档案进行鉴定，确定合同档案的保管期限和销毁范围。鉴定工作应由档案管理部门会同合同承办部门、法务部门等相关部门共同进行。对保管期限已满、失去保存价值的合同档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁合同档案时，应填写《合同档案销毁清册》，注明合同档案的类别、编号、名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并经公司领导批准后，由档案管理部门和相关部门共同派人监销。销毁合同档案应采用安全可靠的方式进行，确保销毁彻底，防止泄密。销毁后，监销人员应在《合同档案销毁清册》上签字确认，并将《合同档案销毁清册》存档备查。

七、合同档案的保密

合同档案涉及公司的商业秘密和敏感信息，档案管理部门和相关人员应严格遵守公司的保密制度，确保合同档案的安全保密。档案管理人员应经过保密培训，具备保密意识和保密技能。在合同档案的收集、整理、保管、检索、借阅等过程中，应采取必要的保密措施，如设置保密级别、限制访问权限、使用加密技术等。对涉及