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(2025)合同及档案管理制度(3篇)

合同及档案管理制度一

合同管理制度

1.合同签订前的准备

在签订合同前，业务部门需对合作方的主体资格进行严格审查。审查内容包括合作方的营业执照、资质证书、税务登记证等相关证照的有效性和真实性。通过查询国家企业信用信息公示系统等渠道，了解合作方的经营状况、信用记录、涉诉情况等。对于重大合同项目，还应实地考察合作方的生产经营场所、设备设施等情况。

同时，业务部门要组织相关人员对合同项目进行可行性分析。从技术、经济、法律等多个角度评估项目的可行性，分析项目可能面临的风险及应对措施。对于涉及专业技术的合同，应邀请专业技术人员进行技术评估；对于涉及财务的合同，财务部门要进行成本核算和效益分析。

2.合同起草与审核

合同起草应遵循公平、公正、合法的原则，明确双方的权利和义务。合同条款应具体、明确、完整，避免使用模糊、歧义的语言。合同内容应包括合同双方的基本信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。

合同起草完成后，业务部门应将合同草案提交给相关部门进行审核。审核部门包括法务部门、财务部门、技术部门等。法务部门主要审核合同的合法性、合规性，确保合同条款符合法律法规的规定，避免潜在的法律风险。财务部门审核合同的价款、支付方式、结算条款等财务相关内容，确保合同的财务安排合理、可行。技术部门审核合同涉及的技术条款，确保技术要求明确、合理，符合公司的技术标准和要求。各部门审核后应提出书面审核意见，业务部门根据审核意见对合同草案进行修改完善。

3.合同签订与授权

合同签订必须由法定代表人或其授权代表进行。授权代表签订合同前，应取得法定代表人的书面授权委托书。授权委托书应明确授权范围、授权期限等内容。

合同签订时，应使用公司统一的合同专用章。合同专用章的使用应严格按照公司的印章管理制度执行。签订合同应一式多份，合同双方各执一份，公司相关部门留存一份。合同签订后，业务部门应及时将合同原件送交档案管理部门存档。

4.合同履行与监控

合同签订后，业务部门应负责合同的履行。按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。同时，要密切关注合作方的履行情况，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。

建立合同履行监控机制，定期对合同履行情况进行检查和评估。业务部门应定期向公司领导汇报合同履行情况，对于重大合同项目，应建立专门的项目台账，详细记录合同履行的进度、资金支付情况、质量验收情况等。对于合作方未按照合同约定履行义务的情况，业务部门应及时发出书面通知，要求合作方限期整改。如合作方仍不履行义务，应及时采取法律措施维护公司的合法权益。

5.合同变更与解除

合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更或解除合同的，业务部门应及时与合作方进行协商。变更或解除合同应签订书面协议，明确变更或解除的内容、时间、责任等事项。

合同变更或解除协议的签订应按照合同签订的程序进行审核和审批。变更或解除合同协议签订后，业务部门应及时将相关文件送交档案管理部门存档，并通知公司相关部门调整业务安排。

6.合同纠纷处理

如发生合同纠纷，业务部门应及时收集、整理与纠纷相关的证据材料，包括合同文本、往来函件、会议纪要、付款凭证等。同时，应及时向法务部门报告，由法务部门制定纠纷处理方案。

对于一般的合同纠纷，可先通过协商、调解等方式解决。如协商、调解不成，应及时采取仲裁或诉讼等法律手段解决。在纠纷处理过程中，要积极配合律师的工作，提供必要的协助和支持。纠纷处理结束后，业务部门应将处理结果及时报告公司领导，并将相关文件送交档案管理部门存档。

档案管理制度

1.档案收集与整理

档案管理部门应定期收集公司各部门形成的合同及相关档案资料。收集的档案资料应包括合同文本、合同审批文件、合同履行过程中的往来函件、验收报告、付款凭证等。

档案资料收集后，应按照档案管理的要求进行整理。对档案资料进行分类、编号、装订，建立档案目录。档案分类应科学合理，便于查找和利用。编号应具有唯一性和系统性，能够准确反映档案的类别和顺序。装订应牢固、整齐，便于保管。

2.档案保管与存储

档案管理部门应建立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、灭火器等。档案库房应保持适宜的温度和湿度，定期进行检查和维护，确保档案的安全。

档案应按照类别和编号顺序存放在档案柜中，建立档案存储索引。对于重要的档案资料，应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。同时，要严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。

3.档案查阅与借阅

公司内部人员因工作需要查阅或借阅档案的，应填写档案查阅或借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理相关手续。档案查阅或借阅申请表应注明查阅或借阅的档案名称、