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设备技术资料管理制度

一、总则

（一）目的

设备技术资料是企业设备管理的重要组成部分，它记录了设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维护到报废的全过程信息。为了加强设备技术资料的管理，确保资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，充分发挥设备技术资料在设备管理中的作用，提高企业设备管理水平和经济效益，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于企业内所有设备技术资料的管理，包括但不限于机械设备、电气设备、自动化设备、仪器仪表等各类设备的相关技术资料。

（三）管理原则

1.集中管理原则：设备技术资料实行集中管理，由企业指定的专门部门或人员负责统一收集、整理、存储和保管，确保资料的完整性和系统性。

2.准确性原则：确保设备技术资料的内容准确无误，与实际设备情况相符。在资料的收集、整理和更新过程中，要进行严格的审核和验证。

3.安全性原则：采取必要的安全措施，保证设备技术资料的安全，防止资料的丢失、损坏、泄露和非法使用。

4.可追溯性原则：建立完善的资料管理档案和索引体系，使设备技术资料具有良好的可追溯性，便于查询、借阅和使用。

二、设备技术资料的范围和分类

（一）资料范围

1.设备原始资料：包括设备的设计图纸、说明书、合格证、质量检验报告、安装调试手册、操作手册、维护手册、零部件清单等。

2.设备运行资料：如设备运行记录、故障记录、维修记录、保养记录、润滑记录、性能测试报告等。

3.设备改造资料：涉及设备改造的方案、图纸、技术协议、验收报告等。

4.设备采购资料：采购合同、招投标文件、技术规格书、供应商资料等。

（二）资料分类

1.按设备类型分类：可分为机械设备资料、电气设备资料、自动化设备资料、仪器仪表资料等。

2.按资料性质分类：可分为技术文件类（如图纸、说明书等）、记录类（如运行记录、维修记录等）、合同协议类（如采购合同、技术协议等）。

三、设备技术资料的收集

（一）收集责任部门和人员

1.设备采购部门负责在设备采购过程中收集设备的原始资料，包括采购合同、技术规格书、供应商提供的设备图纸、说明书等，并及时移交至资料管理部门。

2.设备安装调试部门在设备安装调试过程中，负责收集设备安装调试过程中产生的相关资料，如安装调试记录、验收报告等，并在安装调试结束后及时整理移交。

3.设备使用部门负责收集设备运行过程中的运行记录、故障记录、保养记录等资料，并定期（每月或每季度）将资料报送至资料管理部门。

4.设备维修部门负责收集设备维修过程中的维修记录、更换零部件清单等资料，并在维修工作完成后及时整理移交。

5.资料管理部门负责对各部门移交的设备技术资料进行统一收集、整理和归档。

（二）收集要求

1.完整性要求：收集的设备技术资料应涵盖设备从采购到报废的全过程信息，确保资料的完整性。对于缺失的资料，要及时与相关部门或供应商沟通补充。

2.及时性要求：各部门应按照规定的时间节点及时收集和移交设备技术资料，确保资料的及时性。对于新采购的设备，采购部门应在设备到货后一周内将原始资料移交至资料管理部门；安装调试部门应在安装调试结束后两周内将相关资料移交；使用部门和维修部门应按照规定的周期及时报送资料。

3.准确性要求：收集的设备技术资料应准确无误，与实际设备情况相符。在收集过程中，要对资料进行认真审核，确保资料的准确性。

（三）收集流程

1.各部门在收集到设备技术资料后，应填写《设备技术资料移交清单》，详细列出移交资料的名称、数量、类型、日期等信息。

2.各部门将填写好的《设备技术资料移交清单》和资料一并移交至资料管理部门。

3.资料管理部门收到移交的资料后，应按照《设备技术资料移交清单》进行核对验收，如发现资料缺失或不符合要求，应及时通知移交部门补充或更正。

4.核对验收无误后，资料管理部门在《设备技术资料移交清单》上签字确认，并留存一份作为资料管理档案。

四、设备技术资料的整理和归档

（一）整理要求

1.分类整理：按照设备类型和资料性质对设备技术资料进行分类整理，建立清晰的分类体系。

2.编号管理：对整理好的设备技术资料进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。编号规则可根据企业实际情况制定，例如采用设备编号+资料类型代码+顺序号的方式。

3.装订成册：对于纸质资料，应按照编号顺序进行装订成册，并在封面上注明资料名称、编号、日期等信息；对于电子资料，应按照分类和编号建立文件夹进行存储，并在文件夹名称中注明相关信息。

（二）归档要求

1.建立档案：资料管理部门应建立设备技术资料档案，对整理好的资料进行归档存储。档案应包括纸质档案和电子档案，纸质档案应存放在专门的档案柜中，电子档案应存储在企业指定的服务器或存储设备上。

2.索引编制：为了便于查询和