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会议活动策划执行标准化模板

前言

本模板旨在为会议活动策划执行提供标准化指引，通过规范流程、明确责任、细化工具，帮助策划团队高效推进工作，保证会议目标达成、体验顺畅、风险可控。模板适用于企业内部会议、行业峰会、客户答谢会、培训研讨会等各类会议活动，可根据规模、性质灵活调整内容深度。

一、模板适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本模板覆盖会议活动从需求提出到后期复盘的全流程管理，适用于10-500人规模的中小型会议及500人以上的大型会议，涵盖线下实体会议、线上虚拟会议及“线上+线下”混合模式会议。

（二）典型应用场景

企业内部会议：年度战略会、季度经营分析会、部门工作例会、项目启动会等；

行业交流活动：行业峰会、技术研讨会、产业链对接会、标准发布会等；

客户/合作伙伴会议：客户答谢会、产品推介会、合作伙伴年会、渠道培训会等；

公益/学术会议：行业论坛、学术研讨会、公益项目发布会等。

二、会议活动全流程标准化操作指引

（一）筹备阶段（会前30-60天，大型会议可提前90天）

1.需求调研与目标明确

操作内容：

与需求方（如企业领导、部门负责人、客户方代表*）沟通，明确会议主题、核心目标（如品牌宣传、产品销售、团队建设、行业交流等）、参会人群（内部员工、外部客户、行业专家等）、期望规模及预算范围；

输出《会议需求确认函》，包含主题、目标、时间、地点、参会人数、预算上限等核心要素，由需求方签字确认。

责任主体：策划负责人、需求方对接人

交付成果：《会议需求确认函》

2.组建筹备团队与分工

操作内容：

根据会议规模成立筹备组，明确总负责人（统筹全局），下设策划组（方案设计、流程把控）、执行组（现场落地、物资协调）、宣传组（预热推广、现场记录）、后勤组（住宿餐饮、交通接待）、财务组（预算管控、费用结算）等专项小组；

制定《筹备团队分工表》，明确各组职责、负责人、成员及对接方式。

责任主体：会议总负责人*

交付成果：《筹备团队分工表》

3.方案设计与审批

操作内容：

策划组根据需求设计会议方案，包含：会议主题、时间地点、议程安排（详细到分钟）、参会人员（嘉宾/主讲人/参会嘉宾名单）、宣传推广计划（预热渠道、物料设计）、场地布置方案（舞台、灯光、音响、座位布局）、应急方案（天气变化、设备故障、人员突发情况等）；

组织内部评审会（需求方、总负责人、各小组负责人参与），修改完善方案后提交需求方最终审批。

责任主体：策划负责人、总负责人

交付成果：《会议策划方案（最终版）》

4.资源协调与供应商对接

操作内容：

根据方案确定所需资源：场地（考察场地容纳量、设备配套、交通便利性）、搭建商（舞台背景板、指示牌、签到墙设计制作）、AV设备商（灯光、音响、LED屏、同传设备）、餐饮服务商（茶歇、午餐/晚餐菜单及dietary需求满足）、摄影摄像团队、礼仪接待团队、物料制作商（会议手册、胸卡、礼品等）；

向3家以上供应商询价，对比服务内容及报价后选定合作方，签订服务合同（明确交付标准、时间、违约责任）。

责任主体：后勤负责人、执行负责人

交付成果》：《供应商合同清单》《场地/设备/服务确认函》

5.预算编制与审批

操作内容：

财务组根据方案及供应商报价，编制详细预算表，分类列支：场地租赁费、搭建费、AV设备费、餐饮费、住宿费（如有）、物料制作费、人员服务费（礼仪、摄影、讲师等）、交通费（嘉宾接送）、宣传费、应急备用金（一般为总预算的10%-15%）；

提交需求方及公司管理层审批，审批通过后严格执行预算，超支需提前申请。

责任主体：财务负责人、总负责人

交付成果》：《会议预算表（审批版）》

6.参会人员组织与信息收集

操作内容：

内部会议：通过OA/邮件系统发布通知，收集参会人员报名信息（姓名、部门、联系方式、dietary需求等）；

外部会议：设计邀请函（电子/纸质），通过邮件、公众号、一对一邀约等方式发送，设置报名/表单，实时跟踪报名进度；

提前7天确认最终参会名单，同步制作胸卡、会议手册、桌签等物料。

责任主体：后勤负责人*、宣传组

交付成果》：《参会人员名单（最终版）》《胸卡/桌签签样确认单》

7.会前最终检查（会前1-3天）

操作内容：

召开筹备组最终协调会，各组汇报准备进展（场地布置完成情况、设备调试结果、物料到位情况、人员分工确认等）；

总负责人带队进行现场模拟（签到流程、议程衔接、应急演练），检查各环节衔接是否顺畅；

向所有参会人员发送《参会提醒》（时间、地点、交通指南、注意事项），向嘉宾发送《嘉宾接待流程》（接送机/站、住宿安排、彩排时间等）。

责任主体：总负责人*、各小组负责人

交付成果》：《会前检查问题清单及整改方案》《参会/嘉宾提醒函》

（二）执行阶段（会议当天）

1.现场布置与设备调试（会前2-4小时）