公司接待作业流程和详细规定.docVIP

广东爱华新光电科技

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用户接待步骤和要求

一、目标

为树立企业良好形象，显示管理水平，扩大企业对外联络和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节省、对口接待，身份对等，严格标准，统一管理”标准。

二、范围

适适用于企业多种接待工作和相关部门。

三、管理

行政人事部或总经办为企业接待工作归口管理部门，负责接待工作安排和管理，确定关键贵宾接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；企业各部门在接到关键来访预约后，须报行政人事部或总经办，并帮助确定接待计划，需企业领导出面、行政人事部和总经办协调关键接待应提前2天通知。

步骤和要求

步骤：

接待准备接送和酒店安排会谈和参观用餐宴请、娱乐后续工作

第一接待准备

接待前准备是做好接待工作关键组成部分，是整个接待工作能够顺利进行基础。准备工作包含来访信息确实定、补充；确定接待规格；制订接待计划等方面。

确定来访信息

用户信息搜集，是做好接待准备工作基础。在接到用户来访信息后，首先应确定来访人员信息，包含以下多个方面：

1、来访客人情况：包含来访人数；关键组员姓名、身份（职务、等级等）、性别、民族（在食宿等方面有没有特殊要求和风俗习惯）、随行联络人及联络方法等。国外用户还要说明是否有中国代理随行和翻译

2、来访计划：包含来访目标、来访时间、离开时间、来去交通方法及班次、是否需要订房、订票、接送等。

3、国外用户到访，需要我方发送邀请函办理签证，要请对方提供来访人员护照全名，护照号码，并请用户确定内容后发送正式邀请函。

另外，还应通知用户我方接待人员姓名、联络方法等信息，便于双方沟通和信息立即更新。联络时要注意复述关键信息，如人名、电话号码、日期、航班班次等，请对方确定，以保正确。

补充相关信息

为了确保接待效果。所以，对用户，尤其是关键新用户，对口人员要了解用户更多信息。包含用户具体资料，企业背景，企业实力，经营情况，经营范围，区域市场，经营模式，用户此次来访目标，关键对什么感爱好，国家习俗，习惯和喜好，和需注意细节。对口接待人员/部门在提交《用户来访接待申请表》时候，须将这些资料一并提交，方便企业领导参考。

规格定位

通常来讲，接待规格依据实际情况分为三种形式。

1、对等接待，这是最常见接待规格，指我方出面接待领导和客人职务、等级大致相同而采取一个接待形式。

2、高格接待，是指我方出面接待领导比客人职务高而采取一个接待形式。

3、低格接待，是指陪客比来客职务低而采取一个接待形式。

在接待工作准备中，只有对接待规格做出正确定位，才能确定应该邀请哪些领导出席，怎样安排车辆和行程，从而完成接待计划。

见：接待等级及标准定义表：

行程安排

和用户商讨参观访问行程表,发送邮件货传真让用户确定,同时让生产等相关部门做好接待准备。尤其要注意看哪些产品和车间,扬长避短,把想展示给用户东西充足安排进去。尤其是国外用户商务性、务实、紧凑行程安排总是最受欢迎。

实际到访时候，严格根据行程计划来做（甚至有意严格去做也无妨），常能给外商以好印象。

行程安排表（VisitingSchedule)

Date

日期

Time

时间

Content

内容

Place

地点

企业信息把握

关键接待人员首先应该对企业产品，生产步骤，技术参数了解了才有可能率领客人参观。尤其是国外用户到访，事前最好准备部分相关企业英文介绍，产品和整个生产步骤英文，以免到时候翻译出现困难。另外，对于部分客人可能问到问题要提前准备好。假如有总经理或董事长出席情况，最好事先跟领导沟通谈话内容。

（六）准备接待材料和工作

参观和谈判可能用到物品：

数码相机、预先准备好CD盘刻录产品目录和企业介绍（包含常见付款方法，生产周期等），产品册子，易于携带小样品，色板，计算器，尺，笔记本，订书机，图册还有针对性报价单。

企业大厅欢迎用户来访之类接待牌，让客人感觉其受到重视。提前告诉前台接待有XX企业客来访，并在用户抵达时提前在LED灯牌上显示。

3.会议室安排，谈判资料预备，包含企业演示文稿准备，和相关需要展示用户文件资料以证实企业实力。企业演示文稿内容要美观详尽，最少包含：企业竞争优势，清楚组织结构图，生产步骤，企业服务标准，投诉渠道，研发队伍实力，历史荣誉，开发项目介绍，试验室参观，责任人资力介绍，荣誉证书，多种认证。

4.事先准备好接机牌，企业大厅接待牌，打扫企业接待谈判室，样品卡准备，客人感爱好其它产品准备。

5.咖啡茶及部分小食品糖果准备。

6.客人小礼品及样品准备。

7.提前确定和用户谈判