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行政内勤岗位职责

行政内勤岗位职责

一、岗位定位

行政内勤是企业行政体系的基础支撑岗位，承担着日常行政事务统筹、资源协调、流程规范及数据管理等核心职能，旨在通过精细化、标准化管理保障各部门高效运作，确保行政资源合理配置与合规使用，为企业战略落地提供行政保障支持。

二、核心职责与详细内容

（一）日常办公管理：保障办公环境高效有序

1.办公环境维护

-统筹办公区域（前台、会议室、工位、公共区域等）的日常管理，制定《办公环境管理规范》，明确卫生标准、物品摆放要求及安全责任；

-监督保洁、绿化等外包服务执行质量，每日巡查办公环境，每周生成《环境检查报告》，针对问题（如卫生死角、设施损坏）协调整改，确保环境整洁、舒适，符合企业形象标准。

2.办公物资全生命周期管理

-需求统筹：每月25日前收集各部门办公用品、耗材需求，结合库存情况编制《月度物资采购计划》，经审批后提交采购部门，确保需求满足与成本控制平衡；

-库存管理：建立办公用品分类电子台账（按“办公文具、电子耗材、劳保用品、清洁用品”等类别），实时更新出入库数据，设置安全库存阈值（如A类物资安全库存为15天用量），当库存低于阈值时自动触发补货提醒；

-发放与核销：推行“按需申领、以旧换新”制度，通过OA系统实现线上申领审批，发放时登记领用人、时间、品类，每月核销库存并与财务部门对账，确保账实相符（差异率控制在0.3%以内）；

-成本分析：每月统计办公用品人均领用量、部门消耗占比，分析异常波动（如某部门月度领用量突增20%），提出优化建议（如推广节能耗材、共用设备），降低行政成本。

3.办公设备与系统支持

-设备管理：建立办公设备（电脑、打印机、复印机、投影仪等）台账，记录设备型号、采购日期、使用人、维保记录；每月检查设备运行状态，协调维修部门处理故障，确保设备故障响应时间≤2小时，修复率≥98%；

-系统维护：负责OA系统、钉钉/企业微信等办公平台的日常维护，指导员工使用系统功能（如审批流程、日程管理），收集系统使用问题并反馈至技术部门，优化系统操作体验；

-权限管理：根据岗位需求设置系统权限，定期梳理权限清单（如离职员工权限回收、新增员工权限开通），确保权限合规、无冗余。

（二）行政事务支持：规范流程提升协作效率

1.文件与档案管理

-文件收发与流转：负责企业各类外来文件（政府公文、合作方函件、客户资料等）的签收、登记、分类（按“紧急程度、业务类型、保密级别”），通过OA系统流转至相关部门，跟踪办理进度并归档；

-档案体系建设：制定《档案管理办法》，构建“文书档案、合同档案、项目档案、人事档案”分类体系，对纸质档案进行编号、装订、入柜存放，对电子档案进行云端备份（如使用企业网盘），支持关键词检索（响应时间≤5分钟）；

-档案合规管理：定期（每季度）检查档案借阅、使用记录，确保涉密档案无违规外借，档案保存期限符合《档案法》要求，到期档案按规定销毁并留存销毁记录。

2.印章与证照管理

-印章使用规范：制定《印章使用管理流程》，明确印章种类（公章、合同章、财务章、法人章等）、使用权限（如合同章需部门负责人+法务双签批）、登记要求（记录使用时间、事由、文件编号、经办人）；

-用印监控：每核验用印文件与审批单的一致性，防范违规用印风险；每月统计印章使用频次、类型分布（如合同用印占比60%、函件用印占比30%），形成《印章使用分析报告》；

-证照维护：负责营业执照、资质证书、许可证等企业证照的年检、变更、延期办理，建立证照台账（记录有效期、年检时间、办理进度），确保证照在有效期内使用，避免因证照过期影响企业正常运营。

3.会议与活动支持

-会前筹备：根据会议需求（部门例会、项目推进会、外部会议等）预订会议室（含视频会议设备）、准备会议物资（投影仪、麦克风、茶水、会议资料），发送会议通知（明确时间、地点、议程、参会人员），统计参会人数并反馈至食堂安排餐饮（如需）；

-会中服务：负责会议签到、设备调试、现场记录（关键议题、决议事项、待办任务），确保会议顺利进行；

-会后跟进：整理会议纪要（24小时内完成），明确任务负责人、完成时限，通过OA系统推送待办事项；每周跟踪决议执行情况，编制《会议决议执行率统计表》（执行率≥95%），反馈至会议主持人。

（三）后勤保障服务：全方位满足员工需求

1.差旅与接待管理

-差旅支持：制定《差旅管理标准》（明确员工出差等级对应交通、住宿标准），对