设备采购流程及管理制度.docxVIP

设备采购流程及管理制度

前言

设备采购是企业运营管理中至关重要的一环，直接关系到生产效率、产品质量、运营成本以及企业的长远发展。为规范公司设备采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证采购设备的质量与适用性，防范采购过程中的各类风险，特制定本制度。本制度旨在明确设备采购的各项流程、职责分工及管理要求，确保每一笔采购都符合公司利益最大化原则，并经得起检验。

一、设备采购流程

（一）需求提出与可行性分析

设备采购需求通常由使用部门根据生产经营、技术改造、安全环保等实际需要提出。需求部门需填写《设备采购需求申请表》，详细列明所需设备的名称、规格型号、主要技术参数、预估数量、预计单价、需求日期、用途及预期效益等信息。

提出需求后，并非立即进入采购环节。需求部门需联合技术部门、财务部门（视情况）对需求的必要性、技术可行性、经济合理性进行初步分析。对于大型、精密、高价或技术复杂的设备，还应组织专题论证，必要时可邀请外部专家参与，确保采购决策的科学性。分析内容应包括现有设备的利用情况、新设备的技术先进性与成熟度、与现有生产体系的兼容性、预期投资回报等。

（二）采购计划与预算审批

经可行性分析确认的采购需求，由需求部门汇总，结合公司整体发展规划和年度预算，编制《年度/季度/月度设备采购计划》。采购计划应明确各项设备的采购优先级、预计采购时间、预算金额等。

采购计划需逐级上报审批。首先由部门负责人审核，确保符合部门发展规划；然后提交至公司分管领导审批，从公司层面权衡资源分配；最后，涉及大额资金或重大设备的采购计划，还需报请公司最高决策层（如总经理办公会或董事会）审批。预算是采购计划的核心约束，任何采购行为均不得突破已批准的预算额度。如确需调整预算，必须履行相应的预算调整审批程序。

（三）供应商选择与采购方式确定

采购计划获批后，采购部门（或指定负责部门）牵头开展供应商的寻访、评估与选择工作。供应商选择应遵循“公平、公正、公开、竞争、择优”的原则。

1.供应商信息库建设与管理：公司应建立合格供应商信息库，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等进行动态评估与管理。

2.采购方式选择：

*公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的标准设备或通用设备。应严格按照国家及公司招标管理规定执行。

*邀请招标：适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况。邀请对象一般不少于三家。

*竞争性谈判/询价采购：适用于采购金额较小、技术规格相对简单，或时间紧急的采购项目。应向不少于三家符合条件的供应商发出询价单或谈判邀请。

*单一来源采购：仅适用于只能从唯一供应商处采购的特殊情况，需提供充分的证明材料并经严格审批。

3.询价比价与谈判：采购人员应向选定的潜在供应商索取详细的产品资料、报价单，并进行多方面比较。对于重要设备，必要时可组织技术和商务谈判，争取最优惠的条件。

（四）合同签订与管理

供应商确定后，应及时与中标或成交供应商签订书面采购合同。合同是规范双方权利义务的法律文件，必须严谨、规范。

合同内容应至少包括：设备名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、技术参数、交付时间、交付地点、运输方式、包装要求、验收标准与方法、付款方式与期限、售后服务条款（含安装调试、培训、保修期限及范围等）、违约责任、争议解决方式等。

合同签订前，需履行必要的审核程序，包括采购部门审核、法务部门（或指定法务人员）审核、财务部门审核及相关领导审批。合同签订后，应进行编号登记，由专人负责保管。采购部门应跟踪合同的履行情况，确保供应商按合同约定提供产品和服务。

（五）设备验收与入库

设备到货后，采购部门应及时通知需求部门、技术部门（或使用部门）共同对设备进行验收。验收是确保设备符合合同要求的关键环节，必须认真负责。

验收内容主要包括：

1.外观检查：设备包装是否完好，有无破损、锈蚀；设备本身有无明显瑕疵。

2.数量核对：设备主机、附件、备件、工具、技术资料（如说明书、合格证、保修卡等）是否与合同及装箱单一致。

3.技术参数与性能测试：对照合同约定的技术参数和质量标准，进行必要的开机调试和性能测试，确保设备运行正常，各项指标达标。对于大型、精密或复杂设备，必要时可邀请供应商技术人员现场指导或第三方专业机构参与验收。

验收合格后，相关部门人员需在《设备验收单》上签字确认。验收不合格的，应立即通知供应商，根据合同约定进行处理（如退货、换货、索赔等）。验收合格的设备，由仓库管理员办理入库手续，建立设备台账。

（六）付款结算

财务部门根据审批通过的采购合同、《设备验收单》、正式发票以及其他必要凭证，按照合同约定的付款方式和期限办理付款手续。付款应严格遵守公司财务管理制度，杜绝无合同、无验收、无发票的付款行为。

（