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会务费合同

一、合同主体：合作的基石与前提

合同的订立，首先要明确合作的双方。在会务费合同中，通常涉及“委托方”（亦称“甲方”，即需要举办会议并支付费用的一方）与“承办方”（亦称“乙方”，即提供会务服务并收取费用的一方）。

主体信息的明确与核实是合同有效性的前提。对于企业法人，应列明其全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址及有效联系方式；对于其他组织或个体，亦需提供准确的身份信息及联系方式。实践中，务必核实对方的主体资格证明文件，如营业执照、相关资质证书等，以避免因主体不适格或虚假主体导致合同无效或履行困难。

二、服务内容与范围：清晰界定是履约关键

会务服务内容繁杂多样，是合同的核心条款，必须详尽、具体，避免模糊与歧义。这部分内容的明确，直接关系到服务质量的评判与费用的核算。

1.会议基本信息：需明确会议名称、类型（如学术会议、商务会议、产品发布会等）、预计参会人数、会议日期及具体时间安排（包括签到、正式会议、茶歇、用餐、考察等各环节的起止时间）。

2.服务具体项目：应逐项列明承办方提供的服务，常见包括但不限于：

*场地提供与布置：会议场地（如主会场、分会场、签到区、休息区等）的租赁与布置，包括舞台搭建、背景板设计制作与安装、桌椅摆放、台卡制作、指示牌、鲜花绿植、灯光音响设备租赁与调试等。

*餐饮服务：如工作餐、茶歇、晚宴等，需明确用餐标准、人数、餐次、特殊饮食需求（如素食、清真、过敏忌口等）的处理方式。

*设备与技术支持：投影仪、LED屏、麦克风、同声传译设备、网络服务、速记服务、摄影摄像服务等，需明确设备型号、数量、技术参数及操作人员配备。

*物料制作：会议手册、议程、代表证、手提袋、纪念品等印刷品或定制物品的设计、制作与分发。

*人员服务：主持人、礼仪、翻译、志愿者、安保人员、现场协调人员的提供与管理。

*交通与住宿安排（如涉及）：参会人员的接送站、会场与住宿点之间的交通接驳，以及酒店客房的预订、分配与管理。

*其他增值服务：如旅游考察安排、票务代理、嘉宾邀请与接待等。

建议在此部分采用附件形式（如《会务服务明细清单》），将各项服务的具体要求、数量、标准等详细列明，作为合同不可分割的一部分。

三、服务期限与地点

服务期限应明确会议举办的具体起止日期，以及会前准备、会后撤场等辅助服务的时间范围。服务地点则需清晰指明会议举办的具体场馆名称、地址及相关功能区域。

四、服务费用及支付方式：经济利益的核心体现

费用条款是合同的重中之重，必须清晰、准确、无歧义。

1.费用构成与总额：明确会务服务的总费用金额。建议同时列明各项服务的分项报价（可在附件《会务服务明细清单》中体现），使总费用构成透明化，便于委托方审核与后续可能发生的费用调整。

2.费用包含范围：明确总费用中已包含的各项税费（如增值税等）、人员费用、物料成本、场地租赁、设备租赁及其他所有相关费用，避免后续出现“额外收费”争议。

3.支付方式：约定支付工具，如银行转账、支票等，并提供双方的银行账户信息。

4.支付进度：根据会务服务的阶段性特点，合理约定分期付款的节点与比例。常见的支付方式有：

*预付款：合同签订后，委托方支付一定比例（如30%-50%）的款项作为预付款，用于承办方启动前期筹备工作。

*中期款：在会议举办前或特定服务完成后，支付一定比例的款项。

*尾款：会议圆满结束后，经委托方确认服务无重大瑕疵或问题解决后，支付剩余款项。

具体的支付比例和节点，双方可协商确定，并明确约定每笔款项的支付期限。

5.发票：明确承办方开具发票的类型（如增值税专用发票或普通发票）、开票内容、税率及提供发票的时间节点。

五、双方的权利与义务：权责对等的平衡

1.委托方的权利与义务：

*权利：有权对承办方的服务过程进行监督、检查和指导；有权对会议方案、设计稿等进行审核与确认；在服务未达约定标准时，有权要求承办方采取补救措施或根据合同约定追究违约责任。

*义务：按照合同约定及时足额支付服务费用；及时向承办方提供会议所需的基础信息、资料（如参会人员名单、会议议程、LOGO、背景资料等），并对所提供资料的真实性、合法性负责；指定专人与承办方进行沟通协调，及时对承办方提交的方案、设计等进行确认；为承办方的服务提供必要的协助与配合，如提供必要的入场便利、协调场地提供方或其他第三方等。

2.承办方的权利与义务：

*权利：有权按照合同约定收取服务费用；有权要求委托方及时提供必要的资料与配合。

*义务：按照合同约定及经确认的方案，勤勉尽责地提供各项会务服务，确保服务质量与效果；确保所提供的场地、设备、物料、食品等符合国家安全、卫生标准；负责会议期间的现场组织、协调与管理工作，及时处