采购部-采购管理手册.docxVIP

采购部-采购管理手册

前言

本手册旨在规范公司采购行为，明确采购各环节的操作标准与职责分工，确保采购过程的合规性、高效性与经济性，保障公司生产经营活动的顺利进行。本手册适用于公司所有采购活动及相关人员，并作为采购工作的基本准则和操作依据。全体采购人员及相关部门人员均须认真学习、严格遵守。手册的解释权与修订权归公司采购部所有，将根据公司发展和实际运营情况适时更新。

第一章总则

1.1采购定义

本手册所称采购，是指公司为实现生产、经营、管理等目标，从外部获取物资、工程或服务的全过程，包括需求确认、供应商选择、合同签订、订单下达、物资接收、款项支付及供应商管理等环节。

1.2采购原则

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规，杜绝任何形式的违规操作。

2.性价比最优原则：在满足质量、交期等要求的前提下，通过充分的市场调研和比价议价，追求采购成本的最优化，实现性价比最高。

3.公平、公正、公开原则：对待所有供应商一视同仁，采购过程应保持透明，关键环节需有记录可追溯，确保竞争的公平性。

4.集体决策与分权制衡原则：重要采购事项应经过集体评估和决策，明确各岗位权限与责任，形成相互监督、相互制约的机制。

5.廉洁自律原则：采购人员须恪守职业道德，廉洁奉公，严禁利用职务之便谋取私利，杜绝收受回扣、贿赂等不正当行为。

1.3适用范围

本手册适用于公司所有部门的采购活动，涵盖原材料、零部件、设备、办公用品、服务（如维修、咨询、物流等）及工程建设等各类采购需求。特殊采购项目如涉及国家专项规定或公司特别程序的，从其规定，但仍需遵循本手册的基本原则。

第二章组织与职责

2.1采购部组织架构

采购部作为公司采购工作的归口管理部门，其组织架构将根据公司规模和业务需求进行设置，通常包括但不限于采购需求管理、供应商管理、采购执行、合同管理等岗位或小组。具体架构图由采购部根据实际情况制定并动态调整。

2.2采购部职责

1.制定和完善公司采购管理制度、流程及相关标准，并监督执行。

2.负责公司所有采购需求的汇总、审核与统筹。

3.组织开展供应商的开发、评估、选择、管理及关系维护工作。

4.根据采购需求和既定采购策略，实施采购活动，包括询比价、招标、谈判等。

5.负责采购合同的起草、评审、签订、履行跟踪及管理工作。

6.协调处理采购过程中的异常情况，如交货延迟、质量异议等。

7.负责采购相关文件、资料的整理、归档与保管。

8.分析监控采购成本，提出成本控制改进建议。

9.组织采购人员的专业培训和职业道德教育。

2.3相关部门职责

1.需求部门：根据实际业务需要，提出真实、准确、完整的采购需求，明确物资或服务的规格、型号、数量、质量标准、交付时间等要求，并对需求的合理性负责。参与相关采购项目的技术评审和供应商考察。

2.财务部：负责采购预算的审核与控制，办理采购款项的支付，参与大额采购的比价议价，对采购合同的财务条款进行审核。

3.法务部/合规部（如设有）：负责对采购合同的法律条款进行审核，提供法律支持，协助处理采购活动中发生的法律纠纷。

4.质量部：负责对采购物资的质量检验标准进行制定和确认，对到货物资进行质量检验或验证，并出具检验报告。参与供应商的质量体系审核和评估。

5.仓储部：负责采购物资的入库验收、存储保管和发放管理，及时反馈物资的收、发、存情况。

第三章采购流程管理

3.1采购需求与计划管理

1.需求提报：需求部门根据年度计划、月度计划或临时需求，填写《采购申请表》，经部门负责人审批后提交至采购部。对于技术复杂或金额较大的采购项目，应附详细的技术规格说明书或可行性研究报告。

2.需求审核：采购部接到《采购申请表》后，首先对需求的必要性、合理性、合规性进行初步审核。涉及技术参数的，可会同技术部门或质量部门进行审核。

3.采购计划编制：采购部根据审核通过的采购需求，结合库存情况、市场供应状况及公司资金预算，汇总编制《采购计划》，明确采购物品、数量、预计单价、金额、供应商（如已定）、交付时间等，按审批权限报批后执行。

3.2供应商管理

（详见第四章供应商管理）

3.3采购方式确定与执行

根据采购物品的特性、金额大小及市场竞争情况，选择适宜的采购方式：

1.公开招标：适用于采购金额较大、市场竞争充分的标准化产品或服务。应按照国家及公司招标管理规定执行，确保过程公开、竞争充分。

2.邀请招标：适用于采购金额较大，但符合条件的潜在供应商数量有限的情况。邀请对象应不少于三家合格供应商。

3.竞争性谈判/询价采购：适用于采购金额中等、技术规格相对简单或时间紧急的采购项目。应向不少于三家合格供应商发出询价单或谈判邀