企业行政采购需求调研问卷模板成本控制版.docVIP

应用情境与目标

调研实施流程详解

第一步：调研准备阶段

明确调研目标：聚焦“成本控制”核心，界定调研范围（如办公用品、固定资产、服务外包等类别），确定需收集的关键信息（需求必要性、预算范围、替代方案等）。

组建调研小组：由行政经理牵头，采购专员、财务审核员*及各部门对接人组成，明确分工（如行政部统筹问卷设计，财务部提供成本标准，各部门负责人配合需求提报）。

制定调研计划：确定问卷发放/回收时限（如提前5个工作日通知，3个工作日内完成回收）、调研对象（各部门负责人/需求提报人）及沟通方式（线上会议+书面说明）。

第二步：问卷设计与优化

结构化内容设计：围绕“需求描述—成本分析—控制建议”逻辑，设置必填项与选填项，保证信息完整。

突出成本控制维度：在需求项中增加“成本控制建议”“替代方案描述”“预算合理性说明”等模块，引导需求方主动思考成本优化。

预测试与修订：选取1-2个部门进行小范围试填，根据反馈调整模糊表述（如将“常用办公耗材”细化为“打印纸、笔具等具体品类”），保证问题清晰无歧义。

第三步：问卷发放与回收

多渠道发放：通过企业OA系统、工作群同步推送问卷电子版（如Excel或在线表单），对纸质需求较多的部门提供纸质版，保证覆盖所有需求部门。

过程跟踪：每日回收进度，对未及时反馈的部门由行政专员*一对一提醒，保证回收率不低于90%。

初步审核：回收后检查问卷完整性（如是否填写预算、必要性说明等关键项），漏填项24小时内反馈补充。

第四步：需求汇总与分析

分类整理：按部门、需求类别（如设备类、耗材类、服务类）建立台账，剔除重复需求（如多个部门申请同一型号设备，考虑集中采购）。

成本测算：财务部联合采购专员对预算金额进行合理性评估，参考历史采购数据、市场价格波动，标记异常值（如单价偏离市场均价20%以上）。

必要性评估：组织调研小组对需求必要性进行评级（高/中/低），低必要性需求需部门负责人*书面说明理由，可考虑合并或暂缓采购。

第五步：结果输出与应用

形成调研报告：包含需求汇总表、成本分析表（含预算总额、优化建议金额）、必要性评级结果及采购优先级排序。

跨部门确认：将报告反馈至各部门，对存疑需求（如预算超标、必要性不足）进行沟通确认，达成共识后形成《采购需求清单（成本控制版）》。

落地跟踪：后续采购过程中，严格按照清单执行，对比实际采购成本与调研预算，分析偏差原因，持续优化成本管控流程。

问卷模板（含成本控制维度）

部门

需求类别

具体需求描述（品名/规格/用途）

需求必要性（高/中/低及理由）

预估数量

预算单价（元）

预算总价（元）

成本控制建议（如合并采购、替代品、规格调整）

期望交付时间

备注

市场部

办公设备

笔记本电脑（i5/16G/512G，用于数据分析）

高：现有设备老化影响效率

5

6000

30000

建议与行政部统一采购，争取批量折扣

2024-06-30

需预装指定软件

人事部

耗材类

A4打印纸（80g，日常办公）

中：月均消耗20包，现有库存充足

20

25

500

延迟至库存剩余10包时采购，避免积压

2024-07-15

无

财务部

服务类

年度审计服务（第三方会计师事务所）

高：合规要求

1

80000

80000

比对3家报价，选择性价比最优方案

2024-08-01

需具备资质

使用要点与风险规避

前置沟通充分性：调研前需向各部门说明“成本控制”目标，避免需求方误解为“限制采购”，强调“合理需求优先保障，优化成本共同实现”。

问题设计避免引导性：如“是否认为该需求必须采购？”改为“请说明该需求的必要性（如业务支撑、合规要求等）”，保证需求方客观反馈。

数据审核交叉验证：对高价值需求（如单笔超1万元），需提供至少2家供应商的报价参考或历史采购价格对比，避免预算虚高。

动态调整机制：若调研过程中出现突发需求（如临时项目），需启动补充调研流程，单独评估成本控制方案，保证流程严谨性。

保密与反馈：调研数据仅限行政、采购、财务部门使用，需求提报信息需保密；最终采购清单需向各部门反馈执行情况，提升后续配合度。