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行政采购管理制度
一.目标：为加强企业行政采购管理，确保采购物品能立即、保质、保量满足生产、办公需求，特制订本制度。
二.范围：适适用于本企业全部生产辅助工具、劳动保护用具及行政后勤物品采购。
三.职责：
1.需求部门：需求申请及供给商样品确实定和购回物品验收、领取、保管工作。
2.行政采购人员或企业指派采购人员：负责寻求供给商、寻价、比价、采购协议呈签及采购作业。
3.行政部：负责采购回物品验收、入库、发放、资料保管工作。
4.总经办/董事长办：按权限负责对申购单、单价、供给商评审、采购协议及付款审批。
四.固定资产采购：
1.固定资产采购按《固定资产管理制度》实施。
五.行政常见物品采购：
1.采购人员须选择多个供给商进行综合比较，筛选出2家以上意向供给商。
2.意向供给商向本企业传真报价单，主管部门确定每种物品最终价格。
3.采购人员通知意供给商送样至本企业。
4.采购人员接获样品后，将样品送需求部确定，样品确定合格后，可批量供货。
5.样品经确定和评定合格后，且连续2批次供货无交期、数量、质量问题，可列入《合格供给商》。
6.连续2次批次供货不合格供给商，由行政部取消供货资格。行政部建立合格供给商信息档案。
7.假如现有供给商无法满足企业要求或供货物质、价格不能满足企业需求，必需开发新供给商。
8.采购对供给商下《采购单》步骤：行政部采购人员按《请购单》上所需物料品名、规格、数量、交期、质量等选择合格供给商，并将所需购置物品传真至供给商。
六.行政零星物品采购：
1.行政零星物品采购：关键是采购用量少或且无合格供给商行政采购物品。
2.采购人员可直接按《请购单》上所需物料品名、规格、数量、交期、质量等选择2家以上供给商，进行询价、比价确定最终价格后，填入《请购单》单价一栏上，并依据审批权限呈上级主管签字同意或电话向上级主管呈报价格，上级主管同意后，方可进行采购。
七.采购管理：
1.采购人员必需随时追踪交期、数量，并立即反馈，确保交期，如交期延误立即通知申购部门。
2.采购物品入厂后，前台通知行政助理验收货物，行政助理将验收后物品登记在《资产入库、领用记录表》中，办理入库手续。
3.行政助理办理完入库手续后，通知需求部门领取货物，申请部门验收领取货物，并在《资产/物品领用记录表》上签字确定。
4.行政助理每个月月底统计全部《资产入库、领用记录表》查对费用，录入《行政费用月报表》
5.采购物品使用时出现质量问题需退货或更换，使用部门立即通知采购人员向供给商换货或退货。
八.采购报销管理
1.采购申请付款或费用报销，必需附上经过审批《申购单》、采购协议或报价单，不然财务不予报销。
九.行政采购步骤
部门申请
部门申请
部门责任人
部门责任人确定
行政部审核
行政部审核
总经办
总经办复核
总经理同意
总经理同意
采购询价
采购询价
采购向主管人员报批
采购向主管人员报批
同意
商家送货/外出采购
商家送货/外出采购
行政助理验收入库
行政助理验收入库
部门领
部门领取
十.本要求自签署公布之日起正式实施。
十一.本要求解释权归属行政部.
十二.附件：1.《申购单》2.《资产/物品领用记录表》3.《合格供给商名目》
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