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医院档案管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范医院档案管理工作，保障档案的真实、完整、安全与可利用性，发挥档案在医疗、教学、科研、管理等工作中的支撑作用，根据《中华人民共和国档案法》《医药卫生档案管理暂行办法》《医疗机构管理条例》等法律法规，结合本院实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于医院各类档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁及数字化管理等活动，覆盖全院各科室（临床、医技、行政、后勤等）产生的各类档案资料，包括但不限于文书档案、医疗档案、科研档案、基建档案、设备档案、财务档案、人事档案等。

第三条管理原则

统一领导，分级负责：医院档案工作实行统一领导、归口管理，档案管理部门负责统筹全院档案管理工作，各科室指定档案联络员，负责本科室档案的初步收集、整理与移交。

依法管理，规范操作：严格遵守国家档案管理相关法律法规，建立标准化、规范化的档案管理流程，确保档案管理工作合法合规。

安全保密，全程管控：坚持“安全第一、预防为主”，加强档案实体安全与信息安全管理，严格落实保密制度，防范档案丢失、损毁、泄露。

资源共享，服务发展：优化档案利用流程，推动档案数字化建设，提升档案资源共享水平，为医院医疗服务、教学科研、管理决策等提供高效服务。

第二章管理机构与职责

第四条档案管理部门职责

贯彻执行国家档案管理法律法规及上级主管部门相关规定，制定医院档案管理规章制度、工作流程及年度计划，并组织实施与监督检查。

负责全院各类档案的统一接收、分类、整理、鉴定、保管、统计、利用、销毁等工作，确保档案管理规范有序。

推进档案数字化建设，负责档案数字化扫描、录入、存储、备份及电子档案管理系统的维护与升级，保障电子档案的真实性、完整性、可用性与安全性。

开展档案宣传、培训工作，指导各科室档案联络员开展档案相关工作，提升全院人员的档案意识与业务水平。

负责档案库房的日常管理，落实防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施，保障档案实体安全。

负责档案保密工作，建立健全档案保密管理制度，防范档案信息泄露。

第五条各科室职责

各科室指定1名兼职档案联络员，负责本科室档案的初步收集、整理、分类、编号、登记及定期向档案管理部门移交工作。

严格按照档案管理要求，及时收集本科室在医疗、教学、科研、管理等工作中形成的各类有保存价值的资料，确保档案资料的完整性与时效性。

配合档案管理部门开展档案检查、验收、数字化等工作，协助解决档案管理过程中涉及本科室的相关问题。

遵守档案管理规章制度及保密要求，严禁私自留存、销毁、涂改、伪造档案资料。

第六条档案管理人员要求

档案管理人员需具备良好的政治素质、职业道德与专业素养，熟悉档案管理相关法律法规及业务知识。

忠于职守，廉洁奉公，严格遵守档案管理规章制度与保密纪律，不得泄露档案信息。

定期参加档案管理专业培训与学习，不断提升业务能力与综合素质，适应档案管理工作发展需求。

第三章档案收集与移交

第七条档案收集范围

文书档案：医院重大决策、会议纪要、规章制度、工作计划、总结报告、请示批复、对外往来函件、人事任免、表彰奖励、纪检监察等方面的文件材料。

医疗档案：病历、医嘱单、检查检验报告、诊疗记录、手术记录、护理记录、出院小结、传染病报告卡、医疗纠纷处理材料等。

科研档案：科研项目申报材料、立项批复、研究报告、实验数据、论文论著、成果鉴定、专利申请、科研奖励等相关材料。

基建档案：工程项目立项、可行性研究报告、设计图纸、施工图纸、招投标文件、施工合同、竣工验收报告、工程监理资料等。

设备档案：医疗设备、办公设备、大型仪器等的采购合同、招标文件、验收报告、说明书、维修记录、报废审批等材料。

财务档案：会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务申报材料、经费预算与决算、票据管理等相关材料。

人事档案：职工个人简历、聘用合同、劳动合同、工资福利、考核奖惩、教育培训、职称评审、退休审批等材料。

其他档案：医院荣誉证书、奖牌、奖杯、照片、音像资料、重要活动记录等有保存价值的材料。

第八条收集与移交要求

各科室档案联络员需在每月/每季度结束后10日内，将本科室形成的档案资料初步整理后移交至档案管理部门；年度档案需在次年3月底前完成移交。

移交的档案资料需符合以下要求：

（1）内容真实、完整，手续齐全，无涂改、伪造痕迹；

（2）载体规范，纸张质量良好，字迹清晰、耐久，电子文件格式标准、无病毒；

（3）已按要求分类、编号、装订，填写《档案移交清单》（见附件1），清单需注明档案名称、数量、形成日期、移交科室、移交人、接收人等信息。

档案管理部门接收档案时，需与移交科室共同核对《档案移交清单》，对符合要求的档案予以接收，双方在清单上签字确认，清单一式两份，双方各执