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采购与供应商管理标准流程模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购与供应商管理工作，尤其适合需规范采购流程、控制采购成本、提升供应商合作质量的场景。典型应用包括：

企业首次建立采购管理体系时，作为框架性指导工具；

现有采购流程需优化升级，解决流程混乱、供应商管理粗放等问题；

项目制采购（如新品开发、工程建设项目）的供应商选择与过程管控；

常规物料/服务采购的全流程标准化操作，保证采购活动合规、高效。

二、采购与供应商管理全流程操作指引

（一）采购需求发起与审批

目标：保证采购需求真实、必要，且符合企业预算与计划，避免盲目采购。

操作步骤：

需求提报：由需求部门（如生产部、行政部、项目组）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望到货日期、预算金额等关键信息，部门负责人签字确认。

需求审核：采购部门收到申请后，重点审核需求的合理性（如是否与生产计划匹配、预算是否超标）、规格参数的明确性，必要时与技术/使用部门共同确认技术要求。

审批权限划分：根据采购金额与物品重要性，分级审批：

金额≤5000元：需求部门负责人审批；

5000元＜金额≤5万元：采购部门经理审批；

金额＞5万元：总经理/分管副总审批（重大项目需追加法务部会签）。

输出文档：《采购需求申请表》（含审批流程）、《采购任务通知书》（审批通过后下发给采购部门）。

（二）供应商寻源与资质审核

目标：筛选符合资质、具备履约能力的供应商，建立合格供应商库。

操作步骤：

寻源渠道：通过以下方式收集供应商信息：

公开渠道：行业展会、招标平台、企业官网公开招募；

内部推荐：技术部门、兄弟企业推荐（需经独立审核）；

现有合作供应商拓展：评估其新增供应能力。

资质初审：采购部门对供应商提交的《供应商资质申请表》及相关证明文件进行初审，必备资料包括：

营业执照（副本复印件，加盖公章）；

行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、3C认证等，根据行业特性要求）；

近三年类似业绩合同（至少2份，关键项目需附验收证明）；

企业基本情况（规模、产能、技术团队、生产设备等）。

现场考察（对关键供应商或大额采购）：由采购、技术、质量部门组成考察小组，实地评估供应商的生产环境、工艺流程、质量控制体系、交付能力等，填写《供应商现场考察记录表》。

资质终审：考察通过后，由采购部门汇总资料，提交供应商管理委员会（由采购、技术、财务、法务负责人组成）评审，确定是否纳入《合格供应商名录》。

输出文档：《供应商资质申请表》《供应商现场考察记录表》《合格供应商名录》。

（三）询价与比价

目标：通过公平竞争获取最优价格，保证采购成本合理。

操作步骤：

制定询价方案：根据采购需求明确询价范围（从《合格供应商名录》中选取≥3家供应商）、报价要求（含报价方式：固定单价/总价、是否含税、交货期、付款条件等）、截止时间。

发放询价单：向选定供应商发放《询价单》，要求其在规定时间内提交《报价单》（需加盖公章，注明联系人及电话）。

比价分析：采购部门组织技术、财务人员对报价进行对比分析，重点评估：

价格合理性（与历史采购价、市场价对比）；

供应商履约能力（交货期、质量承诺、售后服务）；

综合成本（含运输、保险、税费等附加费用）。

确定候选供应商：形成《询价比价分析表》，推荐1-2家候选供应商，按采购金额报相应层级审批。

输出文档：《询价单》《报价单》《询价比价分析表》。

（四）供应商确定与合同签订

目标：明确双方权利义务，规避合作风险。

操作步骤：

商务谈判：与候选供应商就价格、交付、质量标准、违约责任等条款进行谈判，达成一致后形成《采购合同（草案）》。

合同评审：法务部门审核合同条款的合法性、严谨性；采购、技术部门确认技术参数、交付要求等商务条款；财务部门审核付款方式与财务风险。

合同审批与签订：根据合同金额审批权限（参照“需求审批”标准）审批后，由法定代表人或授权代表签字，加盖企业公章；供应商签字盖章后回传，双方各执一份。

输出文档：《采购合同》《合同评审记录表》。

（五）订单下达与执行跟踪

目标：保证供应商按合同约定履约，保障采购物品/服务及时交付。

操作步骤：

下达订单：采购部门根据合同签订结果，向供应商发放《采购订单》，明确订单编号、物品/服务详情、数量、交付时间、交付地点、验收标准等。

履约跟踪：采购专员定期与供应商沟通生产/备货进度，关键节点（如原材料采购、生产启动）要求供应商反馈书面进度报告；对可能延迟的风险（如供应链波动、产能不足），及时协调解决，必要时启动备用供应商预案。

变更管理：若需变更订单内容（如数量、交付时间），由需求部门提交《订单变更申请表》，经采购部门审核、供应商确认后，签订《订单变更补充协议》。

输出文档：《采购订单