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销售业务合同审核及管理工具集

一、业务场景与适用范围

本工具集适用于企业销售业务全流程中的合同管理场景，覆盖销售团队、法务部门、财务部门及管理层等多角色协作需求。具体包括：销售合同草拟前的需求梳理、合同文本的合规性审核、跨部门审批流程的推进、合同签署后的归档管理，以及履约过程中的动态跟踪与风险预警。通过标准化工具与流程，解决合同审核效率低、条款风险难识别、履约信息分散等痛点，保证销售业务合规、高效开展。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同发起与资料准备

责任人：销售专员/销售经理

操作步骤：

需求确认：与客户沟通明确合同核心要素，包括但不限于合同主体信息（客户名称、统一社会信用代码）、交易标的（产品/服务名称、规格型号）、数量、单价、总金额、交付时间、付款方式、违约责任等。

资料收集：整理客户资质文件（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明）、过往合作记录（如有）、订单确认单等，保证客户主体资格合法有效。

模板选择：根据业务类型（如产品销售、服务合同、框架协议）选择对应的标准合同模板，在模板基础上根据具体需求调整条款，避免直接使用空白合同。

输出物：《合同需求确认清单》（含客户信息、交易核心条款、特殊需求备注）、《客户资质文件清单》。

（二）多级审核流程执行

责任人：销售专员→销售经理→法务专员→财务专员→（如需）分管副总

操作步骤：

部门初审：销售经理审核合同的业务合理性，包括价格是否符合销售政策、交付周期是否可满足、客户需求是否明确，确认无误后提交法务审核。

法务审核：法务专员重点审核合同条款的合规性，包括：

主体资格：客户是否具备签约能力（如超越经营范围、法定代表人无授权等风险）；

权利义务条款：双方权利义务是否对等，违约责任是否明确（如逾期付款违约金比例、交付延迟的处理方式）；

法律风险：是否存在“霸王条款”、争议解决方式约定是否明确（如仲裁或诉讼管辖地）、知识产权归属等。

法务审核需在2个工作日内反馈意见，销售专员根据意见修改后重新提交。

财务审核：财务专员审核合同中的财务相关条款，包括：

价格与付款方式：是否符合公司财务政策，预付款比例、分期付款节点是否合理；

税费约定：发票类型（如增值税专用发票）、开票时间是否明确；

资金安全：大额合同是否需增加担保条款，客户信用额度是否超限。

财务审核通过后，根据合同金额提交最终审批（如10万元以上合同需分管副总审批）。

输出物：《合同审核意见表》（各部门审核人签字确认）、《合同审批流转记录表》。

（三）合同签署与用印管理

责任人：行政专员/销售专员

操作步骤：

文本定稿：所有审核环节通过后，销售专员汇总各方意见形成最终合同文本，保证与客户确认版本一致，避免“阴阳合同”。

用印申请：通过OA系统提交《合同用印申请表》，附最终版合同文本、审批通过的《合同审核意见表》，经行政部核验用印条件（如审批流程完整、合同份数合规）后安排用印。

签署交付：

纸质合同：双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章/合同章，保证骑缝章完整；

电子合同：通过合法电子签约平台签署，带电子签名的合同文件，同步存档。

客户回执：合同签署后，将客户方留存联送达客户，并获取《合同签收回执》（注明签收日期、签收人）。

输出物：《合同用印申请表》、《合同签收回执》。

（四）归档与信息同步

责任人：档案管理员/销售专员

操作步骤：

分类归档：合同文本按“客户名称-合同类型-签订日期”规则编号（如“公司-产品销售-2024号”），纸质合同装入档案袋，电子合同存储至指定服务器（加密备份）。

信息登记：在《合同台账》中登记合同关键信息，包括合同编号、签约主体、标的金额、签订日期、履行期限、负责人、客户联系人及联系方式等，保证信息可追溯。

跨部门同步：将合同关键信息同步至销售管理系统、财务系统，保证销售团队掌握履约进度、财务部门进行应收账款管理。

输出物：《合同台账》（电子+纸质）、《合同档案目录》。

（五）履约跟踪与风险预警

责任人：销售专员→销售经理→法务专员

操作步骤：

履约计划：合同生效后，销售专员根据交付/付款节点制定《履约跟踪计划》，明确各阶段负责人及时间节点。

进度监控：按计划跟踪交付进度（如生产、物流）、客户验收情况、付款到账情况，及时在《履约跟踪表》中记录实际进展与计划差异。

风险预警：当出现履约延迟（如客户未按时验收、付款逾期）、合同变更需求（如增补订单、修改条款）或争议情况时，销售专员需立即启动风险预警，上报销售经理并协同法务、财务部门制定应对方案（如发送催款函、签订补充协议）。

履约完成：合同义务全部履行完毕后，销售专员收集《客户验收确认单》《收款凭证》等材料，归入合同档案，并在《合同台账》中标记“已终止”。

输出物：《履约跟踪计划》、《履约跟踪表》、《客户验收确认单》。

三、核心模板表格

表1：合同