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供应商主数据管理规范

1总则

1.1制度目的

为规范企业供应商主数据的全生命周期管理，确保供应商数据的唯一性、准确性、完整性和一致性，消除数据冗余与歧义，构建企业共享、可信的数据基础，支撑采购、财务、供应链等核心业务流程的高效运作与协同，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司及所属全资、控股子公司及具有实际控制力的子公司（以下统称“各单位”）。管理对象为所有向企业提供物资、工程、服务等的供应商主数据。

1.3管理原则

供应商主数据管理遵循以下核心原则：

集中统一管理：建立企业统一的供应商主数据管理机制，实行集中编码与标准制定。

分级负责：明确业务部门、采购部门、财务部门等在数据申请、审核、维护中的职责，实行“谁产生，谁负责，谁审核”的质量责任制。

流程驱动：供应商主数据的申请、创建、变更、冻结、失效等所有操作均须通过标准化流程进行审批与控制。

持续治理：建立常态化的数据质量监控与改进机制。

2管理体系与职责分工

一个有效的供应商主数据管理组织通常包含以下核心角色与职责，其协作关系如下表所示：

责任主体

核心职责

关键任务

采购部（归口管理部门）

对供应商主数据实行统一归口管理，负责管理制度的制定、标准的解释、数据的最终审核与维护。

制定编码规则、组织供应商准入评审、在系统（如SAP）中执行主数据的集中创建（如使用事务码XK01/BP）、维护和归档。

业务使用部门（需求单位）

数据需求的发起方，负责本部门供应商新增、变更申请的提报，确保所提交基础信息和业务信息的准确、完整。

填写《供应商主数据维护申请表》中的基本及采购信息，如供应商名称、所需物料/服务等。

财务部门

负责供应商主数据中财务视图信息的审核与确认。

审核并填写付款条件、统驭科目、银行账号、预扣税设置等财务信息，确保合规性。

信息技术部门

负责主数据管理平台的技术支撑与运维，确保系统稳定运行和数据安全。

系统配置、权限分配、接口开发与技术支持。

3供应商主数据内容与模型

供应商主数据模型通常包含多个视图，以全面描述供应商实体。其在信息化系统（如SAP）中常通过通用数据、公司代码数据和采购组织数据三层结构进行管理，确保数据在不同业务场景（如采购、财务）下的正确应用。

3.1核心数据视图

基本信息（通用数据）：存储在类似LFA1的底层表中，包括供应商编码、名称、地址、法定代表人、统一社会信用代码、联系人、通信方式等唯一性标识信息。

财务信息（公司代码数据）：存储在类似LFB1的底层表中，是特定于某公司进行财务核算的信息，包括统驭会计科目、付款条件、银行明细、预扣税设置等。

采购信息（采购组织数据）：存储在类似LFM1的底层表中，是特定于某采购组织的信息，包括采购订单货币、最小订单金额、供应商评估数据、交货条件等。

4供应商主数据生命周期管理流程

供应商主数据的全生命周期管理是其管理规范的核心，下图概括了从申请到失效归档的关键环节与流程：

业务部门申请

采购部门一级审核

财务部门二级审核

归口管理部门终审与赋码

系统创建与发布

数据分发与集成

日常维护与使用

变更/冻结/失效

历史数据归档

4.1数据申请

实行“谁使用，谁申请”的原则。由物料或服务的使用部门填写统一的《供应商主数据维护申请表》，准确填写供应商的基本信息、拟供应的产品或服务类别等，并附上必要的证明文件（如营业执照、资质证书）。申请前应在系统中查重，防止“一企多码”。

4.2数据审核

建立分级审核机制以确保数据质量。

一级审核（业务审核）：由申请部门负责，对供应商需求的必要性和基础信息的真实性进行初步审核。

二级审核（财务审核）：由财务部门负责，审核供应商的财务信息（如银行账户、开票信息）的合规性和准确性。

三级审核（归口审核）：由采购部作为归口管理部门，进行最终的标准符合性审查，并根据既定的编码规则为供应商分配唯一编码。

4.3数据创建与分发

系统创建：审核通过后，由采购部的数据维护人员在ERP系统（如使用SAP的XK01事务码进行集中创建，或S/4HANA中使用BP事务码）中完成数据的正式创建。

数据分发：主数据通过系统接口（如ESB企业服务总线）自动、实时或准实时地分发给各下游业务系统（如ERP、SRM），确保全系统数据统一。

4.4数据维护（变更、冻结与失效）

变更：任何信息变更都需提交变更申请，经审批后执行。关键信息（如公司名称、统一社会信用代码）变更需谨慎评估。

冻结：对于暂时无业务往来的供应商，可将其状态置为“冻结”，暂停其发生新业务。

失效/归档：对确认不再合作的供应商，经相关部门确认无未结业务后，可设置为“失效”状态并归档。失效数据应保留在系统中以供历史查询，但不得用于新建业务。

5供应商分类与编码规范

5.1分类原则

供应商