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2025年律师事务所文书管理办法

一、总则

为规范律师事务所文书管理工作，提高文书处理效率和质量，确保文书安全、准确、及时地传递与归档，根据《中华人民共和国律师法》《律师事务所管理办法》等法律法规及行业规范，结合本所实际情况，制定本办法。

本办法所称文书，是指律师事务所在执业活动、内部管理及对外交往中形成、使用和管理的各类文字、图表、声像等不同形式的信息记录，包括但不限于业务文书、行政公文、财务票据、合同协议、信函传真、电子邮件及其他电子文档。

文书管理遵循统一规范、分类清晰、流程严谨、安全保密、便于利用的原则。全所人员均应严格遵守本办法。

二、组织管理与职责分工

律师事务所主任对全所文书管理工作负总责。管理合伙人或指定高级合伙人负责文书管理工作的具体指导与监督。

行政部是文书管理的归口部门，主要职责包括：负责制定和完善文书管理相关细则；负责所内行政公文、通用文书的格式审核、编号、印制、分发；负责事务所印章的管理与使用；指导、监督各部门的文书管理工作；负责文书档案的最终归档与保管。

各业务部门负责人对本部门产生的业务文书质量负责，指定专人作为部门文书管理员，负责本部门文书的初步审核、编号登记、传递及部门内部归档管理。

财务部负责财务类文书的管理，确保符合财经法规及内部财务制度。

信息技术部门负责电子文书管理系统的维护、数据备份及信息安全技术支持。

全体律师及辅助人员负责本人经办文书的起草、校对、提交审核及过程文档的整理。

三、文书分类与编码规则

事务所文书分为以下几大类：业务文书，包括授权委托书、律师函、法律意见书、代理词、辩护词、起诉状、答辩状、证据目录、庭审笔录、和解协议、法律服务合同等；行政公文，包括通知、决定、报告、请示、纪要、计划、总结等；财务票据，包括发票、收据、报销单、预算表等；合同协议，包括劳动合同、采购合同、租赁合同、合作协议等；信函传真；电子邮件及其他电子文档。

文书编码规则如下：文书编码采用“年度-部门代码-文书类型代码-顺序号”结构。例如，“2025-XZ-TZ-001”表示2025年行政部发出的第1号通知。部门代码由两个大写字母组成，如XS代表刑事部，MS代表民事部，XZ代表行政部，CW代表财务部。文书类型代码由两个大写字母组成，如HT代表合同，YJ代表意见书，TZ代表通知，BG代表报告。顺序号为三位数字，从001开始按年度顺序编号。行政部负责维护和更新编码规则，确保全所统一。

四、文书起草与格式规范

文书起草应做到内容真实、准确、完整，条理清晰，文字精炼，标点符号正确。业务文书应严格遵循法律规定和行业指引，事实陈述清楚，法律适用准确，论证逻辑严密。

文书格式应统一、规范。事务所制定并发布各类常用文书的标准化模板，包括字体、字号、页边距、行间距、段落格式、标题层级、落款、日期等要素。所有对外正式文书须使用事务所抬头纸。文书页眉应包含事务所名称全称，页脚应包含页码和总页数。

文书标题应简明扼要，准确概括文书内容。正文结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。日期应使用中文大写格式，如“二〇二五年十月一日”。金额、数量等关键信息应同时采用大写和小写两种形式。

电子文档应采用通用格式，如文档采用.docx格式，表格采用.xlsx格式，演示文稿采用.pptx格式，以确保兼容性和可读性。

五、审核、审批与签发流程

文书在正式发出或使用前，必须履行必要的审核、审批程序。审核重点包括内容的合法性、合规性、准确性、完整性以及格式的规范性。

业务文书的审核签发流程如下：经办律师起草并初步校对；业务部门文书管理员进行格式和基本要素审核；业务部门负责人或指定合伙人对文书内容进行实质性审核；涉及重大、疑难、复杂法律问题的文书，或可能产生重大影响的文书，须经管理合伙人或专业委员会复核；最终由承办合伙人或授权签字律师签发。法律意见书、律师函等重要对外文书，必须由两名以上合伙人律师共同审核签字。

行政公文的审核签发流程如下：经办人起草；部门负责人审核；涉及跨部门事项的，需经相关部门会签；行政部进行格式规范和编号登记；根据公文重要程度，由行政总监、管理合伙人或主任签发。

合同协议的审核签发流程如下：经办部门起草；财务部审核涉及费用条款；行政部或法务专员审核合同范本及合规性；最终根据合同金额及重要性，由部门负责人、分管合伙人或主任审批签发。

所有审核、审批环节均需在规定时限内完成。一般文书审核不超过1个工作日，紧急文书需在4小时内完成审核，重大复杂文书审核时限可适当延长，但最长不超过3个工作日。审核意见应明确、具体，起草人应根据审核意见进行修改完善。

六、用印管理

事务所公章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、各部门章等印章均由行政部统一管理，指定专人负责。

文书用印需履行审批手续。用