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采购审批与验收记录模板合规性检查工具

一、工具适用场景与价值

在企业采购管理中，审批与验收记录是保证采购流程合规、防范风险的核心文档。本工具适用于以下场景：

新模板设计审核：企业采购部门或内控部门在制定/修订采购审批与验收记录模板时，快速检查模板是否符合内部管理制度及外部监管要求（如《采购法》《企业内部控制基本规范》等）。

现有模板自查优化：定期对已使用的审批与验收记录模板进行合规性扫描，识别设计漏洞（如必填项缺失、审批权责不清等），提前规避操作风险。

审计检查辅助：内审部门、外部审计机构在开展采购流程审计时，通过本工具快速评估模板设计的合规性，缩小检查范围，提升审计效率。

新员工培训：用于采购、验收岗位新员工的工具使用培训，帮助其理解合规模板的核心要素及检查要点。

通过使用本工具，企业可保证审批与验收记录模板覆盖全流程关键控制点，减少因模板设计缺陷导致的合规风险（如审批遗漏、验收流于形式等），同时提升采购管理的规范性与数据可追溯性。

二、合规性检查操作流程详解

（一）准备阶段：明确检查依据与范围

收集检查依据

内部制度：公司《采购管理办法》《审批权限管理规定》《验收管理细则》等；

外部法规：国家《采购货物和服务招标投标管理办法》《企业内部控制应用指引——采购业务》等；

特殊行业要求：如医疗行业的《医疗器械采购验收规范》、建筑行业的《建设工程材料采购验收标准》等（若适用）。

确定检查范围

明确本次检查的模板类型（如“日常采购审批表”“固定资产验收单”“服务项目验收记录”等）及适用场景（单一来源采购、公开招标采购、紧急采购等）。

准备检查样本

随机抽取3-5份近期已使用该模板填写的审批与验收记录（含不同采购类型、金额），作为模板实际应用效果的验证样本。

（二）执行阶段：分维度合规性检查

1.审批流程合规性检查

检查项目

检查要点

合规标准示例

审批权限设置

是否按采购金额、物资类别、供应商类型等分级设置审批权限

金额≥5万元需部门总监+分管副总审批；战略物资需总经理额外审批

审批节点完整性

是否包含“需求提报→部门审核→采购执行→财务复核→最终审批”等必要节点

需求部门、采购部、财务部、管理层签字齐全，无漏签环节

审批依据明确性

审批人是否需填写审批意见（如“同意”“驳回”及理由）

审批栏需包含“审批意见”文本框，驳回时需注明具体原因（如“预算超支”“资质不符”）

代签审批规范

是否明确代签权限及流程

代签需书面委托且注明“代签”，事后由被代签人确认

2.验收内容合规性检查

检查项目

检查要点

合规标准示例

验收标准可执行性

验收标准是否具体、可量化（而非“质量合格”“满足要求”等模糊描述）

“设备运行噪音≤60分贝”“物资合格证、检测报告齐全”“服务响应时间≤2小时”

验收参与方

是否包含需求部门、使用部门、采购部门、质检部门（若需）等多方参与签字

需求部门（确认功能满足）、采购部（确认数量/型号）、技术部（确认功能）三方签字

验收结果记录

是否明确“合格/不合格”判定，不合格项是否有整改要求及复验流程

验收结论栏勾选“合格/不合格”，不合格时需填写“问题描述”“整改措施”“复验日期”

验证附件完整性

是否要求附验收支撑材料（如送货单、质检报告、使用测试记录等）

验收单需注明“附件清单”，并粘贴相关材料复印件（加盖公章）

3.信息要素合规性检查

检查项目

检查要点

合规标准示例

必填项完整性

关键信息是否设为必填（如采购编号、供应商名称、物资规格、采购金额、日期等）

采购编号、供应商名称、物资型号、数量、金额、验收日期为必填项（标*）

字段逻辑一致性

金额、数量、单价等字段是否存在逻辑矛盾（如数量×单价≠总金额）

系统自动校验“总金额=数量×单价”，逻辑冲突时无法提交

信息可追溯性

是否关联采购申请单、合同编号、发票编号等关键凭证

验收单需填写“关联采购申请单号”“合同编号”，便于追溯全流程

4.附件要求合规性检查

检查项目

检查要点

合规标准示例

附件清单

模板是否明确要求列明附件名称及数量

附件栏需填写“如：①采购合同复印件1份；②增值税发票复印件1份；③质检报告原件1份”

附件签署规范

附件是否需加盖公章、签字（如合同需双方盖章，发票需财务章）

合同复印件需加盖“与原件核对无误”章，发票需加盖“发票专用章”

（三）处理阶段：问题整改与反馈

记录检查结果

使用“合规性检查表”（见下文“工具模板”部分）逐项记录检查结果，对不合规项标注“问题描述”“风险等级”（高/中/低，如“审批权限缺失”为高风险）。

出具整改建议

针对不合规项，结合检查依据提出具体整改建议，例如：

问题：“验收标准仅填写‘质量合格’”→建议：修改模板为“需明确具体技术参数（如GB/T19001-2016标准）及检测方法”；

问题：“验收单无需