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询价会议记录写作规范范本

一、引言

询价会议记录是采购活动中形成的重要书面文件，它客观反映了询价过程中的关键信息、各方意见及最终结论，是后续采购决策、合同签订及争议解决的重要依据。为确保询价会议记录的规范性、准确性、完整性和可追溯性，特制定本写作规范范本。本范本旨在为相关人员提供清晰的指引，以提升询价会议记录的质量与管理水平。

二、询价会议记录基本构成要素

一份标准的询价会议记录应包含以下核心要素，各要素的记录需遵循客观、准确、简洁的原则。

（一）会议基本信息

1.会议名称：应准确反映询价项目的核心内容，例如“XX项目设备采购询价会议”。

2.会议编号：（若有）由组织单位按其内部管理规则统一编制，便于检索与归档。

3.会议时间：需精确到上/下午的具体时段，例如“XXXX年X月X日上午X时至X时”。

4.会议地点：明确具体的会议室名称或线上会议平台及会议号（若为线上会议）。

5.主持人：记录主持人姓名及其所属部门/职务。

6.记录人：记录记录人姓名及其所属部门/职务。

7.会议状态：注明是“正式会议”、“预备会议”或“答疑会议”等。

（二）参会人员信息

1.需求/采购方参会人员：列出姓名、部门、职务、联系方式（可选，视情况而定，建议记录主要联系人）。如有多人，可按职务高低或部门顺序排列。

2.报价方参会人员：分别列出各报价单位名称，及该单位参会人员的姓名、职务、联系方式（可选）。为便于区分，可在单位名称后用括号注明其在本次询价中的编号或简称（如：A公司、B厂）。

3.其他与会方：如邀请的技术顾问、监标人员等，注明其姓名、单位、职务及参与角色。

4.缺席人员：（若有重要人员缺席且需说明）注明姓名、职务及缺席原因。

（三）会议议程与主要内容纪要

此部分为会议记录的核心，应按照会议实际进行的顺序，逐项记录议程内容及讨论情况。

1.议程项一：会议开场与纪律宣布

*主持人宣布会议开始，说明会议目的、议程、预计时长。

*强调会议纪律（如手机静音、禁止随意插话、对会议内容保密等）。

*（若有）介绍参会各方主要人员。

2.议程项二：询价项目背景与需求阐述

*由需求方或采购方代表详细介绍项目背景、采购标的的具体技术规格、参数要求、数量、质量标准、交付时间、交付地点、售后服务要求、验收标准等关键信息。

*记录是否提供了书面询价文件（如询价通知书、技术规格书等）及其版本号。

3.议程项三：报价方提问与需求方答疑

*记录各报价方就上述需求阐述中不明确的部分提出的问题。可按报价方顺序或问题类别进行记录。

*详细、准确记录需求方或采购方对每个问题的答复。注意：若答疑内容涉及对原询价文件的实质性变更或重要补充，应特别注明，并明确将以书面形式（如答疑纪要）另行通知所有报价方。

*此环节应确保所有报价方获得同等的信息。

4.议程项四：报价要求与注意事项说明

*采购方明确报价截止时间、报价方式（如密封递交、指定邮箱发送等）、报价单格式要求、报价币种、付款方式、报价有效期等。

*强调报价的真实性、合规性要求，以及是否允许备选方案报价等。

5.议程项五：其他事项说明与讨论

*如合同主要条款预览、履约保证金要求、样品提交（若有）、现场踏勘安排（若有）等。

*任何其他与本次询价相关的、需要共同明确的事项。

6.议程项六：会议总结与结束

*主持人总结会议主要内容，重申关键时间节点和后续流程。

*确认各方均无其他疑问或补充说明。

*宣布会议结束。

（四）会议决议与待办事项

1.会议决议：记录经会议讨论并达成一致的具体结论，例如：“各方一致确认本次询价的技术需求以会议发放的XX版本技术规格书及本次答疑内容为准。”

2.待办事项：清晰列出会议结束后需要落实的具体工作，包括：

*事项描述：明确具体任务。

*责任方：明确负责执行的单位或个人。

*预计完成时限：设定合理的完成期限。

*（可选）跟进人。

（五）附件说明

列出随会议记录一同归档的附件材料名称，如：

*参会人员签到表

*会议发放的询价文件（编号及版本）

*演示文稿（PPT）电子版（如有）

*其他相关书面材料等。

三、询价会议记录写作要点与注意事项

1.客观中立：如实记录会议情况，不加入记录人的个人观点、推测或情感色彩。对各方发言，应准确反映其原意。

2.准确无误：涉及关键信息（如技术参数、时间节点、金额表述、各方承诺等）务必准确，必要时可请发言人确认。数字、单位、名称等应反复核对。

3.完整全面：确保会议的主要议程、讨论要点、关键信息、决定事项均得到记录，避免重要信息遗漏。

4.条理清晰：按照会议