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2026年纺织科技公司员工档案数字化管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司员工档案数字化管理流程，实现档案存储集约化、查询便捷化、管理规范化，保障数字化档案的真实性、完整性与安全性，保护员工个人信息权益，符合《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国个人信息保护法》等法律法规要求，提升人力资源管理效率，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有员工（含在职、离职、退休员工）档案的数字化处理与管理，涵盖档案收集、扫描、录入、存储、查询、借阅、销毁等全流程。公司人事部门、IT部门、档案管理部门及所有涉及员工档案操作的人员，均需遵守本制度。

（三）基本原则

合规性原则：员工档案数字化管理严格遵循国家档案管理与个人信息保护法规，确保数字化流程合法、档案内容合规。

真实性原则：数字化档案需与纸质档案内容完全一致，无篡改、遗漏，扫描件清晰可辨，录入信息准确无误。

安全性原则：建立多层级安全防护体系，防止数字化档案泄露、丢失或被非法篡改，保障档案数据安全。

实用性原则：数字化档案管理需满足人力资源业务需求，便于日常查询、统计与使用，提升管理效率。

二、员工档案数字化管理机构及职责

（一）人事部门

作为员工档案数字化管理的业务主管部门，负责制定员工档案分类标准与数字化范围（如入职材料、薪酬档案、考核记录）；收集员工纸质档案，核查档案材料的完整性与有效性，剔除重复、无效材料；填写《员工档案数字化登记表》，明确每份档案的材料清单与数字化要求；审核数字化档案（扫描件、录入信息）与纸质档案的一致性，确保无误后确认归档；管控数字化档案的查询与借阅权限，根据岗位职责分配访问权限；配合档案管理部门开展档案数字化质量检查，提供业务层面需求支持。

（二）档案管理部门

负责制定员工档案数字化操作规范（如扫描分辨率、文件格式、命名规则）；组织档案数字化处理工作（可自行操作或委托合规第三方机构），监督数字化过程质量；验收数字化档案成果，检查扫描件清晰度、录入信息准确性，不符合要求的需重新处理；建立数字化档案台账，记录每份档案的数字化时间、处理人员、存储位置；管理纸质档案原件，在完成数字化后按规定归档存放，定期检查纸质档案保存状态；配合人事部门处理数字化档案的查询、借阅与销毁申请，做好记录备案。

（三）IT部门

作为数字化档案安全的技术保障部门，负责搭建员工档案数字化管理系统（或在HR系统中增设档案管理模块），部署数据加密、访问认证、日志监控等安全技术措施；设置数字化档案存储架构，采用本地服务器与异地备份相结合的方式存储档案数据，确保数据不丢失；配置数字化档案管理系统权限，实现“按岗授权、分级访问”，防止越权操作；定期更新系统安全补丁，检测系统漏洞，防范网络攻击与数据泄露；定期备份数字化档案数据（每日增量备份、每月全量备份），并验证备份数据的可恢复性；在数字化档案系统出现故障时，及时提供技术支持，保障系统正常运行。

（四）法务部门

负责审核本制度及员工档案数字化管理流程的合规性，确保符合档案管理与个人信息保护法规；提供法律支持，指导处理数字化档案管理中的合规问题（如员工信息脱敏、第三方合作保密）；在数字化档案引发法律风险（如信息泄露、侵权）时，协助应对外部监管与员工维权；定期开展档案管理法规培训，提升相关人员合规意识。

三、员工档案数字化范围与标准

（一）数字化范围

员工档案数字化涵盖以下材料，确保全面覆盖人力资源管理关键信息：

入职类材料：身份证复印件、学历学位证书复印件、入职登记表、劳动合同、背景调查记录、离职证明（原单位）等。

在职类材料：薪酬调整记录、绩效评估报告、培训结业证书、岗位变动通知、奖惩文件、社保公积金缴纳记录等。

离职/退休类材料：离职申请单、离职交接清单、解除劳动合同证明、退休审批表、经济补偿协议等。

其他重要材料：员工健康体检报告（仅存储与职业相关的健康信息）、紧急联系人信息、保密协议等。

（二）数字化标准

扫描标准：纸质档案扫描分辨率不低于300dpi，黑白文档采用PDF格式（压缩版），彩色文档（如证书原件）可采用JPEG格式，文件大小控制在合理范围（单页PDF不超过500KB，单张JPEG不超过2MB）；扫描件需清晰完整，无歪斜、污点、缺边，文字可辨识度达100%，图片内容与纸质原件完全一致。

录入标准：对档案中的关键信息（如员工姓名、工号、身份证号、入职日期、合同期限）进行结构化录入，录入信息需与纸质档案完全一致，无错别字或遗漏；非结构化信息（如绩效评估意见、奖惩说明）可通过OCR识别后人工校对，确保准确性。

命名标准：数字化档案文件采用“员工工号-档案类别-材料名称-日期”的格式命名，例如“2026001-入职材料-劳动合同-；同一员工