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2026年跨境电商培训公司采购付款管理细则

第一章总则

第一条为规范公司采购付款行为，防范采购风险，保障采购资金安全，确保采购业务与付款流程合法合规，根据《中华人民共和国政府采购法》《企业内部控制基本规范》等法律法规，结合跨境电商培训行业采购特点（含境内外教材采购、师资服务采购、培训设备采购、跨境课程版权采购等），制定本细则。

第二条本细则所称采购付款，指公司因经营需要采购货物、服务或无形资产时，向供应商支付款项的行为，包括境内采购付款与跨境采购付款，适用于公司所有部门及分支机构的采购业务。

第三条采购付款遵循“先验收、后付款，合规审核、权责分离”原则，所有付款需基于真实采购业务，附完整合法的支撑材料，严禁无业务支撑的付款、超额付款或提前付款。

第四条部门职责：采购部门负责供应商筛选、采购合同签订、采购物资/服务验收；财务部门负责付款审核、资金安排、付款执行及凭证归档；业务需求部门（如教学部门、行政部门）负责提交采购申请、参与验收；跨境业务小组负责跨境采购的合规性审核及外汇手续办理。

第二章采购申请与审批

第五条采购申请：业务需求部门因培训教学、日常运营等需要采购的，需提交《采购申请单》，明确采购物资/服务名称、规格型号、数量、预算金额、用途、预计采购时间及供应商初步信息（如有）。境内采购预算金额需标注人民币金额，跨境采购需同时标注外币金额及汇率测算依据（按申请当日汇率）。

第六条审批流程：《采购申请单》需经业务需求部门负责人审核（确认需求合理性）、采购部门复核（确认采购可行性及预算匹配度）、财务部门审核（确认预算额度），按采购金额分级审批：单次采购预算金额在公司设定标准1（较低标准）以下的，由分管领导审批；在标准1至标准2（中等标准）之间的，由总经理审批；超过标准2的，需提交总经理办公会审议通过后，方可启动采购。

第七条预算管控：采购申请需严格匹配年度或月度采购预算，无预算或超预算的采购申请，需先按《费用预算调整申请单》流程完成预算调整，否则采购部门不得启动采购，财务部门不得审核付款。

第三章供应商管理与采购合同

第八条供应商筛选：采购部门建立供应商备选库，筛选供应商时需核查其营业执照、资质证书（如教材出版资质、培训服务资质）、信用记录，优先选择信誉良好、资质齐全的供应商。跨境供应商还需核查其境外合法经营证明，留存证明文件复印件（附中文翻译件）。

第九条供应商评估：每年度对合作供应商进行一次评估，从产品/服务质量、交付及时性、价格合理性、售后服务等维度打分，评估结果作为后续合作及付款优先级的参考依据。评估不合格的供应商，暂停合作资格，待整改合格后方可恢复。

第十条采购合同签订：所有采购业务（除零星小额采购，具体标准由公司制定）需签订书面采购合同，明确采购物资/服务详情、数量、单价、总金额、交付时间/服务周期、验收标准、付款方式、付款期限、违约责任及争议解决方式。跨境采购合同需同时标注中、外两种文字，明确币种、汇率锁定条款（如需）及外汇结算方式，经跨境业务小组审核合规性后签订。

第四章采购验收与付款申请

第十一条境内采购验收：采购物资到货或服务完成后，采购部门联合业务需求部门在规定时间内（一般不超过3个工作日）验收，核对物资数量、规格、质量是否符合合同约定，服务是否达到验收标准。验收合格的，填写《采购验收单》，由双方验收人签字确认；验收不合格的，需在《验收单》注明问题，及时与供应商沟通整改或退货，整改完成后重新验收。

第十二条跨境采购验收：跨境采购物资/服务验收需额外关注进口报关手续（如报关单、检疫证明）是否齐全，物资是否存在运输损坏。验收时需由跨境业务小组参与，核对境外供应商提供的装箱单、商业发票（附翻译件）与实物是否一致，验收合格后签订《跨境采购验收单》，留存报关单、检疫证明等资料作为付款附件。

第十三条付款申请：验收合格后，采购部门凭《采购验收单》、采购合同、供应商开具的合法票据（境内采购需提供增值税发票，跨境采购需提供境外合法票据及翻译件），填写《付款申请单》，注明付款金额、付款方式（如银行转账、外汇支付）、供应商账户信息（境内需提供开户行、账号，跨境需提供境外银行账户信息及SWIFT代码），提交财务部门审核。

第五章付款审核与执行

第十四条境内付款审核：财务部门收到《付款申请单》后，从以下维度审核：《付款申请单》与《采购申请单》《采购合同》《采购验收单》信息是否一致（如采购内容、金额）；供应商票据是否合法合规（发票信息完整、印章清晰，与合同供应商名称一致）；付款金额是否与合同约定及验收结果匹配；是否符合合同约定的付款期限（如预付、到付、月结）。审核通过后，按审批权限提交审批：单次付款金额在标准1以下的，由财务负责人审批；在标准