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2026年跨境电商培训公司资金支付审批管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司资金支付管理，明确资金支付审批权限与流程，保障资金安全，防范支付风险（如错付、多付、违规支付），支撑跨境电商培训业务（如学员退费、师资费用结算、跨境合作付款）有序开展，依据《中华人民共和国会计法》《企业内部控制基本规范》《现金管理暂行条例》等法律法规，结合公司业务特性（含境内外资金支付、多类型支付场景），制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有资金支付的申请、审批、复核、支付、归档全流程管理，涵盖的支付类型包括：经营类支付（学员退费、师资服务费、供应商货款、办公费用、差旅费、市场推广费）、投资类支付（固定资产采购款、对外投资款）、筹资类支付（银行贷款还款、利息支付）、跨境支付（境外合作方服务费、境外培训场地租赁费、多币种结算款项）、其他资金支付（如员工借款还款、税费缴纳）。公司各部门（财务部、销售部、教学部、行政部等）及全体员工，在发起或处理资金支付业务时均需遵守本制度，子公司、分支机构参照执行，需定期向总公司财务部报备资金支付情况。

第三条核心原则

资金支付审批遵循“统一管理、分级审批、权责匹配、全程留痕”原则。公司资金支付由财务部统一归口管理，避免多头支付；根据支付金额、类型划分审批权限，小额支付简化流程，大额支付强化审核；审批人对审批范围内的支付业务负责，确保支付需求真实、合规；支付各环节需留存书面或电子记录（如审批意见、支付凭证、银行回单），确保可追溯、可审计。

第二章资金支付类型与申请要求

第四条经营类支付申请要求

（一）学员退费

由销售部或教学部发起申请，填写《资金支付申请表》，注明学员姓名、退费原因（如“学员个人原因申请退学”“课程质量问题协商退费”）、退费金额、原缴费时间、原缴费账户信息、学员接收退费账户信息（需为学员本人名下账户），附《学员退费协议》（学员签字确认）、原缴费凭证复印件。退费金额需与《学员培训合同》约定的退费规则一致，如“开课7天内退费，全额退还已缴费用”“开课超过7天，按已上课时比例扣除费用后退还剩余金额”。

（二）供应商付款

包括办公用品供应商、培训教材供应商、推广服务商等款项，由采购部门（如行政部、市场部）发起申请，填写《资金支付申请表》，注明供应商名称、付款事由（如“支付2026年3月办公用品采购款”“支付第一季度线上推广费”）、付款金额、合同编号、付款期限（如“按合同约定，验收合格后30天内付款”），附采购合同复印件、验收单（如办公用品验收单、推广效果确认单）、供应商开具的合法发票（发票抬头、税号准确，与付款金额一致）。

（三）师资服务费

由教学部发起申请，填写《资金支付申请表》，注明讲师姓名（或机构名称）、服务内容（如“讲授2026年4月亚马逊运营课程，共8课时”）、服务时长、服务费金额（需与《师资合作合同》约定标准一致）、讲师接收账户信息（个人讲师需提供身份证号、银行卡号；机构需提供对公账户信息），附《师资服务确认单》（讲师签字或机构盖章，确认服务完成）、发票（个人讲师可提供代开发票，机构需提供增值税发票）。

第五条跨境支付申请要求

跨境支付（如支付境外合作方培训平台使用费、境外讲师服务费）由业务部门（如教学部、市场部）发起申请，除按经营类支付要求填写《资金支付申请表》外，需额外提供：境外合作方主体资格证明（如境外公司注册证书复印件、个人讲师护照复印件）、外汇管理部门要求的备案材料（如《服务贸易等项目对外支付税务备案表》）、跨境支付合同（明确币种、汇率约定方式，如“按付款当日中国人民银行公布的中间价折算”）、境外账户信息（含开户行名称、SWIFT代码、账户号）。若支付币种为外币，需在申请表中注明外币金额、折算后的人民币金额，确保与银行结算金额一致。

第六条其他类型支付申请要求

员工差旅费报销支付，由员工个人发起申请，附《差旅费报销单》、交通费发票、住宿费发票、出差申请单，按《办公费用管理办法》约定的标准核算可报销金额；固定资产采购款，由行政部发起申请，附《固定资产采购合同》复印件、《固定资产验收单》、供应商发票，付款金额需与合同约定的付款节点一致（如“预付30%定金，验收合格后付尾款70%”）；税费缴纳由财务部直接发起申请，附税务机关出具的纳税申报表、税费计算依据，确保按时、足额缴纳，避免产生滞纳金。

第三章资金支付审批流程

第七条审批权限划分

根据支付金额大小，实行分级审批，具体权限如下：

（一）境内支付审批权限

单次支付金额不超过5000元的：由业务部门负责人审核→财务部会计复核（审核凭证完整性、金额准确性）→财务部出纳支付；

5000元（含）-5万元的：业务部门负责人审核→财务部负责人审核（审核支