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企业资产采购申请审批单格式规范版

一、适用范围与情境

本规范适用于企业内部各部门因生产经营、办公管理或业务发展需要，采购各类资产（包括但不限于固定资产、低值易耗品、办公设备、生产工具、IT设备等）时的申请审批流程。具体场景包括：新部门成立配置资产、现有资产报废/损毁更换、业务规模扩大新增资产、办公设备升级等。无论采购金额大小，均需按本规范流程执行，保证采购行为合规、资源合理配置。

二、申请审批流程详解

（一）申请发起与信息填写

申请人发起申请：由资产使用部门指定申请人（通常为部门需求对接人），登录企业OA系统或《企业资产采购申请审批单》电子模板，填写基础信息。

填写核心内容：

资产基本信息：准确填写资产名称（需明确具体型号，如“联想ThinkPadX1Carbon2023款”而非“笔记本电脑”）、规格型号、品牌、单位、数量、预估单价及总价（总价=数量×预估单价，需参考历史采购价或市场均价合理预估）。

采购理由与用途：简要说明采购原因（如“原有打印机故障无法修复，影响部门日常文件打印”）及具体用途（如“用于市场部客户资料打印”）。

预算科目与资金来源：根据企业财务制度填写对应的预算科目（如“行政办公费-办公设备购置”）及资金来源（如“部门年度预算”“专项经费”）。

附件清单：必要支撑材料，如资产技术参数要求、至少3家供应商的报价单（若采购金额≥5000元）、旧资产报废证明（如涉及替换）等。

提交初审：填写完毕后，提交至部门负责人进行初审。

（二）部门内部审核

部门负责人初审：部门负责人需在收到申请后1个工作日内完成审核，重点关注：

采购需求是否符合部门年度工作计划及实际业务需要；

资产规格、数量是否合理，是否存在过度采购；

预算科目与资金来源是否准确，是否在部门预算额度内。

审核处理：

符合要求的，在审批单“部门负责人意见”栏签字确认，并标注“同意初审”，流转至财务部门；

不符合要求的，注明驳回理由（如“超预算”“需求不明确”），退回申请人修改后重新提交。

（三）财务预算与合规复核

财务部门审核：财务专员在收到审批单后1-2个工作日内完成复核，重点审核：

预估总价是否与预算科目匹配，是否超出部门年度预算余额；

附件材料是否完整（如报价单、技术参数等），价格是否符合市场公允水平；

资产采购是否符合企业财务制度及固定资产/低值易耗品划分标准（如单价≥2000元且使用年限≥1年的为固定资产）。

审核处理：

合规且预算充足的，在“财务审核意见”栏签字，标注“同意，预算充足”，流转至分管领导；

合规但预算不足的，标注“同意，需申请追加预算”，同步协助申请人提交预算调整申请，待预算审批通过后继续流程；

不合规的（如附件缺失、价格虚高），注明驳回理由，退回申请人补充或调整。

（四）分级审批决策

根据采购金额及资产类型，由不同层级领导进行审批：

小额采购（预估总价＜5000元）：由分管该部门的副总经理审批，在“分管领导意见”栏签字确认后，流转至采购部门。

大额采购（预估总价≥5000元）：在分管领导审批通过后，需提交至总经理办公会或决策委员会集体审议，由总经理在“总经理审批意见”栏签字确认后，流转至采购部门。

特殊资产采购（如涉及进口设备、特种设备、涉密资产等），需额外经法务部或安全管理部审核合规性后，再进入审批流程。

（五）采购部门执行与跟踪

接收采购指令：采购部在收到完整审批单后，确认采购需求及审批结果，启动采购流程。

供应商选择与下单：

优先选择企业合格供应商名录内的供应商；

若名录内无合适供应商，需通过比价、议价或公开招标方式确定供应商（≥10000元采购需执行招标流程）；

与供应商签订采购合同（明确资产规格、价格、交付时间、质保条款等），下达采购订单。

进度跟踪：采购专员需跟踪订单生产/发货进度，保证按约定时间交付，并及时向申请人反馈预计到货时间。

（六）资产入库与登记

到货验收：资产到货后，申请人联合行政部（或资产管理员）、采购部共同验收，重点核对：

资产名称、规格型号、数量、品牌是否与采购单一致；

资产外观是否完好，配件是否齐全（如电脑需包含电源、适配器等）；

技术参数是否符合要求（如需开机测试功能）。

入库登记：验收合格后，由行政部/资产管理员在资产管理系统中录入资产信息（唯一资产编号），粘贴资产标签，并在“入库确认”栏签字；验收不合格的，需及时联系供应商退换货，并记录原因。

领用与归档：申请人凭审批单及入库单到行政部领用资产，签署《资产领用登记表》；采购部将审批单、合同、验收单、发票等资料整理归档，财务部根据发票及审批单完成付款。

三、企业资产采购申请审批单模板

企业资产采购申请审批单

基本信息

申请部门

申请人

联系方式

*

申请日期

年月日

资产信息

名称：____________________规格型号：__