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2026年智控专用设备公司采购谈判策略管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司智控专用设备相关采购谈判工作，优化采购成本，保障采购物资质量与供应稳定性，提升采购谈判的科学性与高效性，防范采购风险，维护公司合法权益，特制定本制度。

（二）依据

依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国合同法》《企业内部控制基本规范》及公司采购管理、财务管理等相关规范，结合智控专用设备采购物资特性（如核心元器件、生产辅料、设备配件等）与市场供应特点制定。

（三）适用范围

本制度适用于公司采购部、技术研发部、质量部、财务部、生产部等所有涉及采购谈判工作的部门及人员，覆盖智控专用设备生产经营所需各类物资（包括原材料、元器件、设备、服务等）的采购谈判，从谈判准备、实施到后续履约跟踪的全流程管理。

二、组织机构与职责

（一）采购部（采购谈判核心责任部门）

由采购部经理及采购谈判专员负责，配置3名专职谈判专员（按物资类别分工：元器件类、设备类、服务类）。牵头组织采购谈判工作，制定谈判计划与策略；收集供应商信息，建立合格供应商库，每季度更新1次；组织谈判小组，协调各参与部门人员；负责谈判过程记录与谈判结果整理，形成《采购谈判纪要》；跟踪谈判协议履约情况，每月核查1次履约进度。收到采购需求后7个工作日内完成谈判计划制定，谈判结束后3个工作日内提交《采购谈判纪要》，每月10日前提交上月履约跟踪报告。

（二）技术研发部

由技术研发部经理及技术专员负责，配置2名专职技术支持人员。提供采购物资的技术标准要求（如元器件性能参数、设备技术规格等），明确技术验收标准；参与供应商技术能力评估，在谈判前5个工作日内出具技术评估意见；协助谈判小组解决谈判中的技术问题，如物资技术替代方案讨论；验证谈判达成的技术条款是否满足生产研发需求。收到采购部技术支持需求后3个工作日内提供技术资料，谈判涉及技术争议时24小时内响应。

（三）质量部

由质量部经理及质量审核专员负责，配置1名专职质量专员。制定采购物资质量验收标准，明确质量检测项目与判定准则；参与供应商质量体系评估，核查供应商质量认证资质（如ISO9001认证）；在谈判中提出质量保障要求，如质量抽检比例、不合格品退换货条款；监督谈判后物资质量履约情况，每批次物资抽检率不低于5%。谈判前7个工作日内提交质量验收标准，每月5日前提交上月物资质量抽检报告。

（四）财务部

由财务部经理及成本核算专员负责，配置1名专职财务支持人员。核算采购物资目标成本，提供成本测算依据，在谈判前5个工作日内出具成本分析报告；审核谈判价格的合理性，评估价格对公司成本预算的影响；参与付款条款谈判，明确付款方式、付款周期及结算要求；监督采购资金使用情况，确保按谈判协议付款。收到采购部成本测算需求后3个工作日内反馈结果，谈判涉及付款争议时24小时内提供财务意见。

（五）生产部

由生产部经理及生产计划专员负责，配置1名专职需求对接人员。提供物资采购数量、交货周期需求，确保符合生产计划安排；在谈判中明确交货期要求及延期交货违约责任；反馈生产过程中物资使用情况，为后续谈判提供改进建议；协助验收到货物资，确保满足生产需求。收到采购部需求确认通知后2个工作日内反馈采购数量与交货期，每月5日前提交上月物资使用反馈。

三、采购谈判全流程管理

（一）谈判前准备

需求确认与信息收集：采购部收到生产部、技术研发部等部门的采购需求后，明确物资名称、规格、数量、质量要求、交货期等核心信息；收集市场信息，包括同类物资市场价格区间、主要供应商名单、市场供需状况，通过行业报告、供应商报价、市场调研等方式获取，确保信息覆盖不少于3家潜在供应商；技术研发部提供技术标准，质量部提供质量要求，财务部提供成本测算数据，形成完整的谈判基础资料。

供应商筛选与评估：采购部从合格供应商库中筛选符合要求的供应商，优先选择具备生产资质、质量体系认证、供应能力稳定的供应商，新供应商需经技术、质量部门联合评估（评估内容包括生产能力、质量控制、技术水平），评估合格后方可纳入谈判名单；确定谈判供应商数量（一般不少于2家，特殊稀缺物资不少于1家），向供应商发出谈判邀请，明确谈判时间、地点、内容及需提供的资料。

谈判策略与计划制定：采购部牵头组织谈判小组（成员包括采购、技术、质量、财务相关人员），根据采购物资特性制定谈判策略，如价格谈判策略（阶梯定价、长期合作定价）、质量保障策略（质量保证金、抽检机制）、交货期策略（分批交货、应急补货条款）；明确谈判目标（包括目标价格、质量标准、交货周期、付款方式）、谈判流程（开场、核心条款讨论、让步机制）、分工（主谈人、记录人、技术支持人），形成《采购谈判计划》，经采购部经理审核后执行。