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2026年虚拟现实教育软件公司部门例会与项目例会联动制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范部门例会与项目例会的组织管理，建立两类会议的联动机制，实现部门工作与虚拟现实（VR）教育软件项目推进的协同衔接，提升信息传递效率、问题解决效率及资源调配效率，保障公司业务目标与项目目标同步达成，依据公司项目管理体系与部门管理规范，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有职能部门（如研发部、销售部、客户服务部、项目管理部）的部门例会，及所有VR教育软件项目（如跨区域教育合作项目、软件版本迭代项目、定制开发项目）的项目例会。所有参与部门例会、项目例会的人员（部门负责人、项目成员、相关协同人员）均需按本制度执行会议联动要求，确保会议成果有效落地。

第三条职责分工

项目管理部为两类会议联动的统筹部门，负责制定联动规则、监督联动执行、协调联动过程中的问题；各部门负责人负责组织本部门例会，同步部门工作与项目相关需求，协调部门内资源支持项目推进；项目经理负责组织项目例会，同步项目进展与需部门协同的事项，跟踪部门支持任务的落地；参会人员需按要求准备会议材料、积极参与讨论、落实会议决议，确保联动信息传递准确、任务执行到位。

第二章会议联动机制设计

第四条会议时间联动

部门例会与项目例会实行“时间错峰+周期匹配”的联动安排。周期匹配：部门例会按部门特性设定周期，研发部、项目管理部等项目协同需求高的部门，每周召开1次（固定为每周一上午）；销售部、客户服务部等业务部门，每两周召开1次（固定为双周一上午）。项目例会周期与部门例会周期匹配，跨区域合作项目、重大版本迭代项目等复杂项目，每周召开1次（固定为每周一下午，与研发部、项目管理部例会错峰）；小型定制开发项目等简单项目，每两周召开1次（固定为双周一下午，与销售部、客户服务部例会错峰）。时间错峰确保参与两类会议的核心人员（如部门负责人、项目核心成员）能充分参与，周期匹配保障两类会议信息同步频率一致，避免信息滞后。

第五条会议人员联动

建立“核心人员交叉参与+按需邀请协同人员”的人员联动机制。核心人员交叉参与：部门负责人需作为项目相关方，参与涉及本部门核心资源支持的项目例会（如研发部负责人需参与需大量研发人力的跨区域合作项目例会）；项目经理需参与涉及项目关键协同的部门例会（如跨区域合作项目的项目经理需参与销售部例会，同步客户需求变更）。按需邀请协同人员：部门例会中讨论需项目配合的事项（如研发部讨论VR技术优化需结合项目实际应用场景），需邀请相关项目经理或项目核心成员参会；项目例会中讨论需部门协同的事项（如项目需客户服务部协助开展教师培训），需邀请相关部门负责人或部门协同人员参会。交叉参与人员需提前熟悉会议议题，确保能有效参与讨论、传递信息。

第六条会议议题联动

部门例会与项目例会的议题实行“双向输入+重点协同”的联动设计。部门例会议题需包含“项目协同事项”模块，同步本部门支持项目的任务进展（如研发部同步VR模块开发进度）、需项目配合的需求（如研发部需项目提供具体的场景渲染优化需求）、项目相关问题的解决进展（如研发部反馈项目提出的技术问题解决方案）。项目例会议题需包含“部门协同事项”模块，同步项目需部门支持的任务（如项目需销售部协助确认客户验收时间）、部门支持任务的落地情况（如项目反馈销售部已确认验收时间）、需部门协调解决的问题（如项目需客户服务部调整培训时间以匹配项目进度）。双向输入确保两类会议议题紧密关联，重点协同保障部门工作与项目推进深度衔接。

第三章会议流程与信息同步

第七条会前准备联动

会前准备实行“材料互通+需求确认”的联动流程。部门例会召开前1天，部门负责人需组织整理“项目协同事项”模块的材料，包括本部门支持项目的任务清单及进展、需项目配合的需求明细，同步至相关项目经理；项目经理需在项目例会召开前1天，整理“部门协同事项”模块的材料，包括项目需部门支持的任务清单、部门支持任务的落地难点，同步至相关部门负责人。材料互通后，交叉参与人员需提前沟通确认关键信息（如部门负责人与项目经理确认资源支持的时间节点），确保会议议题明确、讨论聚焦。同时，交叉参与人员需将对方会议的关键需求纳入本会议的准备材料，确保信息传递准确。

第八条会中讨论联动

会中讨论实行“信息互传+问题共议”的联动方式。信息互传：交叉参与人员需在会议中准确传递另一类会议的关键信息，如部门负责人在项目例会中传递部门支持项目的资源调整情况（如研发部负责人告知项目研发人力临时紧张，需调整开发进度）；项目经理在部门例会中传递项目需部门协同的紧急事项（如项目经理告知部门需提前1周完成VR设备测试，以匹配客户验收时间）。问题共议