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行政机关档案管理规范操作流程

档案作为行政机关在履行职能过程中形成的历史记录，是其依法行政、科学决策的重要依据，也是国家宝贵的信息资源。规范行政机关档案管理操作流程，对于确保档案的真实、完整、安全和有效利用，具有至关重要的意义。本文旨在梳理一套相对完整且具有实操性的档案管理规范流程，以期为行政机关档案管理工作提供参考。

一、档案的收集与初步整理

档案管理工作的起点在于收集。行政机关应建立健全文件材料归档制度，明确各部门、各岗位的归档职责和范围。

1.收集范围与要求：各部门应将在公务活动中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，如公文、会议记录、调研材料、统计报表、声像资料、电子文件等，按照规定的时限和要求，向单位档案管理部门或档案员移交。收集工作务求齐全完整、及时准确，避免遗漏或延误。

2.初步整理：档案管理人员在接收文件材料后，首先要对其进行初步审核与整理。包括检查文件材料是否齐全、是否符合归档要求（如手续是否完备、格式是否规范等），区分归档与不归档文件。对于符合归档条件的文件，进行必要的预处理，如去除易锈蚀的金属物、对破损文件进行修补、对过大文件进行折叠或裁切（需保持原貌和信息完整）、区分正件与附件、请示与批复等。

二、档案的鉴定与分类

鉴定与分类是档案管理的核心环节，直接关系到档案的价值实现和管理效率。

1.价值鉴定：依据国家有关档案鉴定工作的标准和规定，结合本机关的实际情况，对已收集的文件材料进行价值鉴定。主要包括确定文件材料的保存价值和划定保管期限（永久、长期、短期）。鉴定工作应由档案管理部门会同相关业务部门共同进行，确保鉴定结果的准确性和权威性。对于无保存价值的文件材料，按规定另行处理。

2.分类：在价值鉴定的基础上，按照一定的逻辑关系和规则对档案进行系统分类。行政机关档案常用的分类方法包括年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等，可根据本单位的规模、职能特点和档案数量选择合适的分类方案，或结合使用。例如，通常以年度为基本分类层次，再按组织机构或问题进行细分。分类应遵循科学性、系统性和可操作性原则，确保同一类别的档案具有内在联系，不同类别的档案界限清晰。

三、档案的著录与编目

著录与编目是为档案赋予“检索身份”，建立检索体系的关键步骤。

1.著录：按照国家档案著录规则，对每一件（或一组）档案的主题内容、形式特征等进行分析、选择和记录，形成著录条目。著录项目应规范、准确，包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限、来源、备注等核心字段。对于电子档案，还需著录其格式、存储位置、软硬件环境等特殊信息。

2.编目：将著录条目按照一定的顺序组织起来，编制成各种档案目录，如案卷目录、卷内文件目录、全引目录、专题目录等。目录的编制应清晰、易查，便于档案管理人员和利用者快速准确地检索到所需档案。传统的手工编目与现代化的计算机辅助编目均可采用，鼓励逐步推广使用档案管理软件进行编目，提高效率。

四、档案的保管与保护

档案的保管与保护旨在维护档案的实体安全和信息安全，延长档案的寿命。

1.库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。保持适宜的温湿度（温度一般控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%），配备必要的监控、消防和温湿度调控设备。

2.装具管理：档案应存放在符合标准的档案装具内，如档案柜、档案盒、卷皮等。装具应坚固耐用、防虫防潮。档案存放应科学排列，按照档号顺序，从左到右、从上到下进行上架，并绘制档案存放示意图。

3.日常保护：建立健全档案库房管理制度，严格执行入库登记、出库归还制度。定期对档案进行清点核对，发现问题及时处理。对重要和珍贵档案，可采取复制件提供利用，原件妥善保存的方式。积极开展档案修复工作，对破损、褪色、霉变的档案及时进行专业修复。同时，加强对电子档案的备份和管理，防止数据丢失或损坏，定期进行可读性检测和迁移。

五、档案的利用与服务

档案的最终价值在于利用。行政机关应在确保档案安全和保密的前提下，积极开发档案信息资源，为各项工作提供服务。

1.利用制度：建立健全档案利用制度，明确利用范围、利用方式、审批手续和保密要求。单位内部人员因工作需要查阅档案，须按规定履行借阅手续；外部单位或个人查阅档案，须持有效证件并经单位领导批准。

2.利用方式：档案管理部门应根据利用者的需求，提供档案原件查阅、复制（复印、扫描、转录）、摘录、出具证明等服务。积极利用档案管理系统，开展线上检索和利用服务，提高服务效率。

3.利用监督：档案管理人员应对档案利用过程进行监督，确保档案在利用过程中不被涂改、勾画、抽取、撤换、增删。利用者应爱护档案，不得带出规定的阅览区域（特殊情况经