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2026年虚拟现实教育软件公司发票管理制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为规范公司发票管理，确保发票申领、开具、取得、保管等环节合法合规，防范税务风险与财务风险，保障公司经营活动有序开展，依据《中华人民共和国发票管理办法》《中华人民共和国税收征收管理法》及国家税务总局相关规定，结合公司虚拟现实教育软件研发、销售、服务等业务实际，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有与发票相关的活动，包括但不限于增值税专用发票、增值税普通发票（含电子普通发票）的申领、开具、传递、取得、审核、认证、保管、作废、红冲等，涉及销售VR教育软件产品、提供VR教学系统定制服务、技术支持服务等所有经营业务产生的发票管理，同时涵盖公司采购软硬件设备、外包研发服务、支付办公费用等环节取得发票的管理。

第三条管理原则

合规性原则：发票管理全程严格遵循国家税收法律法规及税务机关规定，确保发票种类、开具内容、使用流程、保管方式等符合要求，杜绝虚开发票、违规使用发票等行为。

真实性原则：发票所记载的业务内容、金额、数量等信息需与实际经营活动一致，取得的发票需真实、合法、有效，不得使用伪造、变造或无效发票。

及时性原则：销售业务确认收入后，需在规定时限内开具发票并传递给客户；采购及费用支出业务发生后，需及时取得合规发票并提交财务部门报销或入账，避免逾期导致税务风险。

安全性原则：建立发票安全保管机制，防止发票丢失、损毁、被盗用，电子发票需建立专门存储与备份体系，确保数据安全可追溯。

第二章管理组织与职责

第四条财务部门

作为发票管理核心部门，主要职责包括：负责向主管税务机关申请领购发票，建立发票申领台账；制定发票开具、审核、认证、保管的操作细则；指导业务部门正确取得与使用发票；审核发票的合规性与真实性，办理发票认证、抵扣（针对增值税专用发票）；保管空白发票、已开具发票存根联（含电子发票备份）；处理发票作废、红冲申请，对接税务机关解决发票相关问题；每季度组织发票管理培训，向各部门宣导最新发票政策。

第五条销售部门

负责在VR教育软件销售、服务合同签订后，及时收集客户发票信息（包括客户名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号等，确保与客户税务登记信息一致）；在业务确认收入符合开票条件后，填写《发票开具申请单》，注明业务类型（如软件销售、定制服务、年度维护等）、金额、发票类型（专票/普票）、客户联系方式等信息，经部门负责人审批后提交财务部门；负责将财务部门开具的发票及时传递给客户，跟踪发票签收情况，若发生发票丢失，需协助财务部门处理后续挂失、重开等事宜。

第六条采购与行政部门

采购部门在采购VR软件开发所需软硬件设备、外包研发服务时，需在合同中明确发票要求（如发票类型、开具时限、税率等），确保供应商能提供合规发票；业务发生后，及时向供应商索取发票，核对发票信息与合同、采购订单、验收单是否一致。行政部门在办理办公采购、场地租赁、差旅等费用支出时，需要求服务商提供合规发票，对取得的发票进行初步审核，确保发票抬头、项目、金额等准确无误后，再提交财务部门报销。

第七条其他业务部门

各部门在开展业务过程中涉及费用支出或收入确认需开具/取得发票的，需按本制度要求配合财务部门工作，提供真实完整的业务信息；对本部门取得的发票进行初步核查，发现问题及时与合作方沟通更正，避免将不合规发票提交财务部门。

第三章发票申领与开具管理

第八条发票申领流程

财务部门根据公司业务量及发票库存情况，定期向主管税务机关申请领购发票。申领前需填写《发票领购申请表》，注明申领发票种类、数量、领购人信息等，经财务负责人审批后，由指定领购人携带税务登记证副本（或电子税务局登录凭证）、发票领购簿等资料到税务机关办理领购手续。领购发票后，需当场核对发票种类、数量、号码是否正确，确认无误后在《发票申领台账》中登记领购日期、发票代码、起始号码、数量等信息。

第九条发票开具要求

开具时限：销售VR教育软件或提供服务，在确认收入实现（如软件交付验收、服务完成、收到款项等，按公司财务核算准则确认）后10个工作日内开具发票，不得提前或延迟开具。

信息填写：发票需按发票管理系统提示完整填写信息，客户名称需与客户营业执照或税务登记证上的名称一致，不得使用简称；纳税人识别号、地址电话、开户行及账号需准确无误；货物或应税劳务、服务名称需根据实际业务填写，如“虚拟现实教育软件销售”“VR教学系统定制服务”“软件维护服务费”等，不得笼统填写“服务费”“产品”等；金额、税率、税额需计算准确，大小写金额一致，发票联次需一次性开具，不得涂改。

发票类型选择：客户为一般纳税人且需要抵扣进项税额的，开具增值税专用发票；客户为小规模纳税人、个人或非企业单位的，开具增值税普通