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2026年网络直播设备租赁公司费用报销管理制度

第一章总则

第一条制定目的

为规范公司费用报销行为，加强资金支出管理，保障资金安全，提高报销效率，根据《中华人民共和国会计法》《企业会计准则》《企业所得税税前扣除凭证管理办法》等法律法规，结合公司网络直播设备租赁业务实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司全体员工，包括试用期员工、劳务派遣员工，涵盖所有与公司业务相关的费用报销活动。

第三条基本原则

真实性：报销事项必须真实发生，原始凭证需如实反映经济业务实质，严禁虚构交易或提供虚假凭证。

合规性：报销费用需符合国家法律法规、行业规范及公司规章制度，开支标准不得突破规定上限。

及时性：费用发生后应在规定期限内办理报销手续，避免跨期核算影响财务数据准确性。

完整性：报销单据及附件需齐全完整，填写内容准确规范，不得遗漏关键信息。

第二章报销范围及分类

第四条可报销费用类别

设备相关费用：包括直播设备（摄像机、调音台、灯光设备等）的维护保养费、维修更换费（如镜头模组、声卡等配件更换）、校准检测费，需附维修清单或检测报告；设备租赁期间的清洁费、临时存储费，需注明设备编号及租赁业务关联信息。

运输物流费：设备出库、归还及租赁过程中产生的运输费、装卸费、保险费，需附运输单据及设备交接记录；户外设备配送的临时交通费，需注明配送地点、设备名称及对应租赁订单号。

办公运营费：办公用品采购费、印刷费、固定电话费、网络服务费、办公场地水电费及物业费，其中通讯费含直播设备调试用流量费，需标注“直播专用”。

差旅费用：员工因业务出差产生的交通费（飞机、火车、汽车等）、住宿费、餐饮费及市内交通费，需附行程单及出差任务说明；异地设备维护的差旅支出需关联具体设备维护记录。

业务拓展费：接待客户的餐饮费、会议费、合作洽谈差旅费，需附接待清单（含接待对象、时间、地点、事由）或会议通知、议程；设备租赁推广产生的小额物料费，需附采购清单。

其他费用：经公司批准的培训费、咨询费、审计费及应急支出，其中培训费需附培训通知及合同，应急支出需说明突发情况及处理过程。

第五条不可报销费用

个人消费支出，如私人餐饮、娱乐、购物、家庭开支等与业务无关的费用。

违规支出，包括贿赂、回扣、非法活动产生的费用及罚款滞纳金。

超出公司标准且未经审批的费用，如超额度的住宿费、餐饮费。

不符合规定的凭证对应的费用，如白条、收据、虚假发票及过期发票（当年12月发票次年3月后未获审批的）。

设备私用产生的费用，如员工擅自使用租赁设备产生的维修或流量费。

第三章报销流程

第六条流程环节及要求

填制报销单：报销人需填写《费用报销单》，注明姓名、部门、报销日期、费用类别、金额（大小写一致）及费用摘要，摘要需说明业务内容、时间、地点、涉及设备或人员等信息。同时粘贴原始凭证，分类附相关附件，如设备维修费附维修清单、差旅费附行程单，并标注附件张数。电子发票需打印纸质版，同时在OA系统上传PDF格式电子原件。

部门审核：部门负责人或授权代理人需在2个工作日内完成审核，确认报销业务属于部门职责范围、费用发生符合业务需求、单据填写完整且附件齐全、金额符合部门预算。审核通过后签署姓名及日期，不通过则退回并说明原因。

财务审核：财务专员在3个工作日内审核凭证合规性，核查发票是否为正规增值税发票（抬头为公司全称、税号正确）、内容与业务是否一致、金额是否符合标准、计算是否准确及附件是否齐全。电子发票需通过国家税务总局全国增值税发票查验平台验证真实性，设备相关费用需核对设备编号及使用台账。审核通过签署姓名及日期，不通过则退回报销人并说明理由。

权限审批：按费用金额实行层级审批，小额费用由部门负责人审批，中等金额由分管领导审批，大额费用由总经理审批，超年度预算的费用需报董事会审批。审批人需在2个工作日内签署意见，不得越权审批，对存疑的需退回补充材料。

付款执行：财务出纳在审批通过后3个工作日内办理付款，优先采用银行转账（需提供报销人银行卡信息），小额费用可现金支付，公务卡消费优先办理还款。付款后在报销单加盖“已付款”章，登记《费用报销台账》。

档案归档：财务会计将报销单、原始凭证及附件整理归档，按部门、月份分类存放，依据《会计档案管理办法》保存10年，便于后续查询。

第四章报销规范

第七条凭证及附件要求

原始凭证需为国家税务部门认可的正规票据，包括增值税专用发票、普通发票及电子发票，需加盖开票单位发票专用章，内容涵盖发票名称、开票日期、收款付款人、金额、摘要等完整信息。设备租赁相关发票备注栏需注明设备名称、租赁期间及序列号（如有）。

不同费用附件需符合专项要求：差旅费附行程单、住宿清单；业务招待费附接待清单；会议费附通知、议程及参会名单；培训费附通知