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印章管理、使用流程及管理制度

一、印章的管理：权责分明，全程可控

印章管理的核心在于“管”，即通过明确的权责划分和严密的控制措施，确保印章在其全生命周期内都处于可控状态，防止滥用、误用和盗用。

（一）明确管理职责与权限

首先，应确立印章管理的责任部门，通常为组织的行政部或办公室。该部门负责统筹印章的刻制、启用、保管、缴销等全过程管理，并对印章使用的合规性进行监督。同时，各类印章需指定专人保管，保管人应具备高度的责任心和良好的职业素养，其工作岗位应相对稳定。保管人的主要职责包括：妥善保管印章，确保其安全；严格按照审批流程用印；对用印情况进行如实登记；发现印章异常情况及时上报。

不同级别和类型的印章，其保管和使用权限也应有所区别。例如，组织的公章、法定代表人章等核心印章，应由高层管理人员或其授权的核心岗位人员保管，并实行双人复核或更高层级的审批制度。

（二）规范印章的种类与保管

组织应根据自身业务需要，明确印章的种类，如公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章、部门章、项目章等。每种印章都应有其特定的使用范围，不得超越权限使用。

保管要求：

*专人专管：每枚印章必须指定唯一的保管人，未经批准不得擅自委托他人代管。

*安全存放：印章应存放在保险柜、带锁文件柜等安全装置内，保管人离开岗位时必须上锁，确保人离章锁。

*环境适宜：存放环境应干燥、清洁，避免印章因环境因素受损。

（三）印章的刻制、启用、变更与销毁

*刻制审批：新增印章必须履行严格的审批程序，由需求部门提出申请，经相关领导批准后，由印章管理部门统一到公安机关指定的刻制单位刻制。严禁任何部门或个人私自刻制印章。

*启用备案：新印章刻制完成后，应由印章管理部门登记备案，预留印模，并发布启用通知，明确启用日期、使用范围及保管人。

*变更与缴销：因机构调整、名称变更或印章磨损等原因需要更换印章时，应履行与刻制类似的审批程序，新印章启用的同时，旧印章必须及时收回、登记、封存，并按照规定程序销毁。对于长期不用或作废的印章，也应及时进行缴销处理，严禁随意丢弃。销毁过程需有专人监督，并做好记录。

二、印章使用流程：规范有序，有据可查

印章的使用是印章管理的核心环节，必须遵循“先审批、后用印”的原则，确保每一次用印都合规、可控、可追溯。

（一）用印申请与审批

*申请：用印人需填写《用印申请表》，详细注明用印事由、用印文件名称、份数、拟用印章种类、用印日期等信息，并附上需用印的文件原件或清晰复印件。

*审批：《用印申请表》需按照组织规定的审批权限逐级报批。审批人应仔细审核用印事由的真实性、用印文件内容的合规性与准确性，对不符合规定的用印申请，有权拒绝审批。涉及重大合同、对外承诺、资金往来等关键性文件的用印，应经过更高层级的审批。

（二）用印审核与登记

*审核：印章保管人在接到经审批通过的《用印申请表》及用印文件后，应对照审批意见，再次核对用印文件的内容与申请事由是否一致，文件内容是否完整、准确，有无涂改痕迹等。确认无误后方可用印。

*登记：用印前，印章保管人应在《印章使用登记簿》上逐项登记用印日期、用印部门、用印人、用印事由、文件名称、份数、印章种类、审批人等信息，确保记录清晰、完整、可追溯。

（三）用印操作与监督

*规范用印：印章保管人应亲自操作用印，确保印迹清晰、端正、位置恰当（通常为文件的落款处或指定位置）。同一文件若需多页用印，应确保每页都有印迹或加盖骑缝章。

*严禁滥用：严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信或内容不完整、未经审批的文件上加盖印章。严禁携带印章外出使用，如确因特殊情况需要外出用印，必须严格履行审批手续，由指定专人携带并负责，用印过程需有我方人员在场监督。

（四）用印后文件处理与归档

用印完成后，用印人应对用印文件进行核对，确认无误后在《印章使用登记簿》上签字确认。重要的用印文件（如合同、协议等）的复印件或扫描件，应与《用印申请表》一并由印章管理部门存档备查，保存期限应符合相关规定。

三、印章管理制度：有章可循，执章必严

完善的印章管理制度是规范印章管理和使用行为的根本保障。制度应具有普适性、严肃性和可操作性。

（一）核心制度要点

1.责任追究制度：明确各环节相关人员的职责，对于因管理不善、违规用印等行为造成组织损失或不良影响的，应视情节轻重对相关责任人进行批评教育、经济处罚直至纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

2.监督检查制度：组织应定期或不定期对印章管理和使用情况进行监督检查，重点检查制度执行情况、用印审批流程的合规性、登记的完整性等，及时发现并纠正问题。

3.人员管理制度：印章保管人员应进行岗前培训，考核合格后方可上岗。保管人员发生变动时，必须办理