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2026年建筑工程公司办公设备全生命周期管理制度

第一章总则

第一条制定目的与依据

为规范公司办公设备管理，实现设备从采购、使用、维护到报废的全流程可控，提高设备使用效率，降低管理成本，保障公司行政办公与项目管理工作有序开展，依据《中华人民共和国政府采购法》《企业国有资产管理法》等国家法律法规及公司资产管理实际情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司总部及所属各分支机构、全资及控股子公司、在建工程项目部的所有办公设备管理，包括计算机、打印机、复印机、投影仪、传真机、办公家具（如办公桌、文件柜）、通讯设备（如电话机、对讲机）等，涉及行政部、财务部、项目部等所有使用及管理办公设备的部门。

第三条基本原则

统一管理原则：办公设备实行“统一采购、分级使用、归口维护”，由行政部统筹全生命周期管理，避免多头管理导致混乱。

实用高效原则：采购设备以满足实际需求为核心，优先选择性价比高、能耗低、易维护的产品，避免盲目追求高端设备造成资源浪费。

责任到岗原则：明确设备使用人、管理人的责任，做到“谁使用、谁负责”，确保设备妥善保管、规范使用。

合规处置原则：设备报废、处置严格按流程执行，符合国家环保要求与公司资产管理规定，防止国有资产流失。

第二章管理组织与职责

第四条组织架构

公司成立办公设备管理小组，由行政部负责人担任组长，财务部、项目部负责人担任副组长，成员包括行政部资产管理员、财务部资产核算员、各部门设备联络员。

行政部为办公设备全生命周期管理的归口部门，负责制度执行、采购组织、台账维护、维护协调、报废处置等工作；各部门指定1名设备联络员，负责本部门设备需求提报、使用监督、问题反馈。

第五条各部门职责

行政部：建立办公设备总台账，记录设备名称、型号、规格、采购时间、金额、使用部门、使用人、报废时间等信息；制定年度设备采购计划与预算；组织设备采购（含供应商筛选、合同签订）；协调设备维修保养（含联系维修服务商、跟踪维修进度）；牵头设备盘点与报废处置。

财务部：将设备采购、维护、处置费用纳入年度预算，确保资金保障；对设备进行资产核算，按规定计提折旧；参与设备采购价格审核、报废资产价值评估；配合行政部开展年度设备盘点，核对账实一致性。

各使用部门（含项目部）：根据工作需求提报设备采购申请，明确设备规格、数量、使用场景；指定设备使用人，督促使用人规范操作设备；及时向行政部反馈设备故障、损坏情况；配合行政部开展设备盘点、维护、报废等工作。

设备使用人：负责设备日常保管与规范使用，避免违规操作导致设备损坏；做好设备清洁保养（如计算机除尘、打印机耗材更换）；发现设备故障立即向本部门联络员或行政部报告，不得擅自拆解维修。

第三章设备采购与入库管理

第六条采购申请与审批

各部门需新增办公设备时，填写《办公设备采购申请表》，说明采购理由、设备规格、数量、预算金额、使用时间，经部门负责人签字后报行政部。

行政部审核申请合理性（如是否属于必要采购、规格是否符合标准），对单次采购金额5000元以下的，由行政部负责人审批；5000元（含）-20000元的，报公司分管行政的副总经理审批；20000元（含）以上的，报总经理审批。

行政部汇总各部门采购需求，结合设备库存与使用年限，每年12月制定下年度《办公设备采购计划》，报财务部纳入年度预算。

第七条采购实施

采购方式：单次采购金额20000元以下的，由行政部从公司合格供应商库中筛选2-3家供应商比价采购；20000元（含）以上的，需组织公开招标或竞争性谈判，确保采购过程公平合规；特殊设备（如专业绘图仪、高性能计算机）可委托专业机构采购。

供应商管理：行政部建立合格供应商库，筛选具备合法资质、信誉良好、售后服务完善的供应商，每年对供应商进行1次评估，淘汰服务差、产品质量不达标的供应商。

合同签订：采购设备需签订书面采购合同，明确设备型号、数量、价格、交付时间、质量标准、保修期限、售后服务等条款，合同经法务部审核后签订。

第八条入库验收

设备到货后，行政部组织使用部门、财务部共同验收，核对设备型号、数量与合同一致性，检查设备外观是否完好、配件是否齐全、说明书及保修卡是否完整。

验收合格的设备，行政部在《办公设备入库单》上登记，录入设备总台账，分配唯一资产编号（如“BG-2026-001”，其中“BG”代表办公设备，“2026”代表采购年份，“001”代表序号）；验收不合格的，由行政部联系供应商退换货，直至验收合格。

设备入库后，行政部在3个工作日内办理资产登记，将设备交付使用部门及使用人，双方在《办公设备领用单》上签字确认，明确使用责任。

第四章设备使用与维护管理

第九条使用管理

设备使用人需按设备说明书规范操作，禁止违规操作（如计算机安