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公司会议管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司会议行为，提高会议效率与质量，确保会议决策的有效落实，促进公司各项工作的顺利开展，特制定本办法。本办法旨在通过明确会议的组织、流程、权责及后续跟进，减少不必要的会议成本，提升整体运营效能。

第二条适用范围

本办法适用于公司及各部门、各分支机构组织的各类正式会议，包括但不限于决策会议、工作例会、专题研讨会、项目推进会等。非正式的沟通交流活动可参照本精神执行，但不强制要求完全遵循本办法的所有流程。

第三条基本原则

会议管理应遵循以下原则：

1.必要性原则：确有议题需要讨论、决策或信息同步时方可组织会议，避免无实质内容的会议。

2.效率性原则：精心准备会议内容，严格控制会议时长，确保会议聚焦主题，高效产出。

3.实效性原则：会议应形成明确结论或行动计划，并确保得到有效执行与跟踪。

4.规范性原则：会议组织、议程、记录、决议等应符合本办法规定，确保会议过程有序可控。

第二章会议的发起与准备

第四条会议发起

会议发起需明确会议目的、议题、拟参会人员、建议时长及会议形式（线上/线下/混合）。发起前，建议发起人与主要参会人进行初步沟通，确认议题的成熟度和参会意愿，避免因准备不足导致会议效果不佳。

第五条会议审批

根据会议性质、级别及影响范围，明确相应的审批权限和流程。常规例会可按既定周期召开，临时会议或涉及跨部门、高层级的重要会议，需按规定报请相关领导审批。

第六条会议准备

1.议程确定：会议发起人应提前制定清晰、具体的会议议程，明确各议题的讨论顺序和预计时长，并连同会议通知一同发出。

2.材料准备：如需讨论决策的议题，发起人应提前准备相关背景资料、数据分析、备选方案等，并确保在会议前足够时间分发给参会人员，以便其提前审阅。

4.场地与设备：线下会议需提前预订会议室，准备必要的投影、音响、白板、马克笔等设备和用品。线上会议需提前测试平台稳定性、网络连接及音视频效果。

第三章会议的组织与进行

第七条会议主持

会议应指定主持人。主持人负责掌控会议节奏，引导议题讨论，确保参会人员充分发表意见，同时避免跑题或个别发言过长。主持人应具备良好的控场能力和时间管理能力。

第八条参会人员

参会人员应按时出席会议，因故无法参会者需提前向会议组织者或主持人请假，并可根据情况安排合适人员代为参会。参会时应将手机调至静音或震动状态，专注会议内容，积极参与讨论，踊跃发言，言简意赅。

第九条会议发言

发言应围绕会议议题展开，观点明确，论据充分。鼓励建设性意见，尊重不同观点，避免人身攻击或无关争论。主持人有权打断与议题无关的发言或控制发言时间。

第十条会议记录

会议应安排专人负责记录。会议记录应客观、准确、完整，主要包括：会议名称、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（及缺席人员）、会议议题、各议题讨论情况、形成的决议、待办事项（明确责任部门/人、完成时限）等。记录人应在会议过程中及时整理要点，必要时可请发言人确认关键信息。

第四章会议决议与纪要

第十一条会议决议

对于需要决策的议题，主持人应在充分讨论后，根据多数意见或既定决策机制（如投票）形成明确的会议决议。决议内容应具体、可执行。

第十二条会议纪要

会议结束后，记录人应在规定时间内（通常为会议结束后一个工作日内）整理完成会议纪要，并提交主持人审核。审核通过的会议纪要应及时分发给相关参会人员及需要知晓或执行决议的部门和人员。

第十三条纪要分发

会议纪要的分发范围应根据会议性质和内容确定，确保相关人员及时了解会议精神和决议事项。对于涉及保密内容的会议纪要，应严格遵守公司保密规定进行分发和保管。

第五章会议决议的执行与跟踪

第十四条责任落实

会议纪要中明确的待办事项，相关责任部门或责任人应严格按照要求的时限和标准组织落实。

第十五条跟踪与反馈

会议组织者或指定的跟踪人负责对会议决议及待办事项的执行情况进行跟踪、督促。责任人应主动向跟踪人及相关领导反馈执行进展。在下一次相关会议上，可对上次会议决议的执行情况进行回顾和检查。

第十六条效果评估

对于重要会议或系列会议，可在决议执行完毕后，对会议的有效性、决议的合理性及执行效果进行评估，总结经验教训，持续改进会议管理工作。

第六章会议纪律与倡导

第十七条会议纪律

严格遵守会议时间，不迟到、不早退。会议期间不随意走动，不从事与会议无关的活动。严禁泄露会议中涉及的公司商业秘密或敏感信息。

第十八条倡导与改进

公司倡导开短会、开实会，反对形式主义和不必要的会议。鼓励采用高效的会议工具和方式，不断优化会议流程，提升会议效率。各部门应定期对本部门会议情况进行审视，减少不必要的会议，压缩会议时间，提高会议质量。

第十九条特殊会议

对于年度/半年度工作总结与