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企业档案管理协议

一、合同主体

（一）合同双方

本协议由以下各方共同签订。

甲方（委托方）：__________（系一家合法注册的企业，根据业务需求委托乙方提供档案管理服务，甲方公司地址位于__________，联系方式为__________）。

乙方（服务提供方）：__________（系一家专业从事企业档案管理服务的机构，具备相关资质和能力，乙方公司地址位于__________，联系方式为__________）。

双方经友好协商，同意在平等、自愿的基础上签订本协议，确保档案管理工作的顺利进行。本协议自签署之日起生效，适用于甲方企业各类档案的管理、保管及相关服务事项。

（二）合同目的

本协议旨在明确甲方向乙方委托档案管理服务的具体内容，界定双方的权利和义务，保障档案的安全性、完整性和可追溯性。甲方委托乙方管理和维护其在经营活动中产生的各类档案，包括但不限于文书资料、电子记录、财务文件、合同文本及技术档案等。档案管理工作范围覆盖档案的收集、分类、存储、检索、备份和销毁全过程。协议的目标是提升甲方档案管理效率，确保符合相关法律规范和行业标准。

二、合同内容

（一）服务范围

乙方将为甲方提供全面的档案管理服务，包括但不限于以下内容：乙方负责档案的日常保管工作，包括物理档案的储存库房管理、环境控制（温度、湿度）、安全监控（门禁和安防系统）以及电子档案的服务器存储、数据加密和网络防护。乙方需建立档案的分类体系和索引机制，确保档案的快速检索和准确识别；档案收集要求乙方定期接收甲方提供的档案材料，进行清点、编号和登记，并出具接收清单；档案维护包括定期检查档案的物理状态和数据完整性，实施备份策略（如本地备份和异地备份），避免因天灾、人祸或技术故障导致档案丢失。此外，乙方需提供档案的访问服务，即在收到甲方授权请求时，开放档案库或数据库权限，协助甲方人员提取、复制或查阅档案。档案销毁应遵循法律规定和双方约定，乙方在达到保管期限后执行安全销毁程序（如粉碎、物理删除），并出具销毁证明。服务期限自本协议生效之日起至___年_月__日止。

（二）档案定义

本协议中“档案”指甲方在经营管理过程中产生或接收的所有文件和记录，其类型包括但不限于物理档案（如纸质文件、光盘、硬盘）和电子档案（如数据库、电子邮件、电子格式文档）。档案的内容涵盖组织架构资料、财务票据、合同文本、知识产权材料、人力资源文件、项目记录及相关行政文档。档案的所有权始终归属于甲方，乙方仅作为受托管理方行使保管职责，不得擅自复制、使用或转移档案至第三方。档案管理标准须符合国家档案管理法规和行业最佳实践，确保档案的真实性、保密性和可用性。

三、责任和义务

（一）甲方的义务

甲方应履行以下义务以确保协议顺利执行：甲方需向乙方提供完整的档案清单及必要的背景信息，确保档案在移交前已整理就绪且无遗漏；甲方有责任按时支付服务费用（具体金额及支付方式见附件），避免因延迟支付影响服务进度；甲方在档案存储过程中须遵守乙方设定的安全规则，包括指定授权人员访问档案、不得携带无关物品进入档案库区；甲方还应配合乙方的定期盘点、审计和报告要求，及时响应乙方提出的管理建议或风险预警。若甲方档案涉及敏感或涉密内容，甲方需事先告知乙方，并采取适当保护措施。甲方保留对档案管理过程的监督权，可随时调阅档案状态报告。

（二）乙方的义务

乙方须承担以下义务以保障档案管理质量：乙方应确保档案的安全保管，采用先进的安全技术和物理防护措施（如防盗门锁、防火墙、定期备份），防范火灾、盗窃、网络攻击及其他潜在风险；乙方有责任维护档案的完整性，定期检查并修复损坏档案，实施数据恢复计划；乙方需建立档案检索系统，为甲方提供便捷的查询服务，协助甲方在合理时间内获取所需档案；乙方承诺对所有档案内容严格保密，未经甲方书面授权，不得泄露、披露或允许第三方接触档案；乙方还应向甲方提供月度管理报告，内容包括档案库存状态、访问记录、风险评估及改进建议；乙方保证服务人员具备专业资质和培训，遵守法律法规，避免服务中断或延迟。乙方在终止协议时须归还所有档案及相关资料。

四、违约责任

一方未履行或不完全履行本协议义务，视为违约，违约方须承担相应责任：若乙方未能妥善保管档案，导致档案丢失、损毁或泄露，乙方应赔偿甲方直接经济损失（包括档案价值修复成本），并按实际损失金额加付一定比例的罚金（具体比例见附件）；如乙方服务未达到约定的质量标准（如延误检索或安全管理漏洞），甲方有权要求乙方限期纠正或折抵服务费用；如甲方未能按时支付服务费用，应支付逾期滞纳金（滞纳金计算标准见附件），且乙方可暂停服务；若违约行为涉及保密义务违反，受影响方可追究法律责任并要求经济赔偿；双方均有权在违约情况下书面通知对方改正，如违约方在规定期限内未改正，守约方可终止本协议并索偿。本条款不排除法定免责情形（