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欠款阶梯催收九步法

如果说现金流是企业生存不可或缺的血液，那应收账款就是企业非常重要的造血方式，应收账款没有管控好，可能直接导致企业现金流断裂，后果不堪设想。笔者长期服务业务部门，处理了大量应收账款诉讼案件和非诉纠纷，结合多年积累的实务经验，总结了一套催收工作方法——“阶梯催收九步法”，希望能为大家开展应收账款催收工作提供一些借鉴。

第一步了解业务情况

开展催收工作的第一步首先是要了解清楚业务情况，知己知彼方能制定有效的催收方案，搞清楚交易情况，更有利于开展催收工作，尽可能避免出现数据错误、低效沟通、激化矛盾。

了解业务情况，主要从是否签订协议或合同、是否完成交付义务、是否存在逾期交付或质量问题、是否经过检验验收、是否发生合同变更、是否签订补充协议、开票回款整体情况、逾期主要原因等方面进行梳理。

第二步准备完整资料

在了解业务情况的同时，也要注意全面准备完整的业务资料，既能够检验和支撑交易情况，又能够在后续与客户对接时及时提供佐证材料或补充请款材料，提高催收工作效率，同时也为后续可能采取诉讼措施打下坚实基础。

资料收集时主要从合同关系（协议、合同、订单等）、完成交付（签收单、服务确认书等）、检验验收（初验证书、终验证书等）、开票回款（发票、银行回单等）、对账催收（对账函、催款函等）、变更补充（变更协议、补充协议等）等方面进行整理。

第三步核实欠款数据

公司业务部门或财务部门或公司系统中形成的欠款数据，有时不一定准确，比如发货数据、开票数据、退货数据等往往没有及时调整或者没有在各系统、报表中拉通，导致数据存在错误。这就需要根据前面了解的业务情况及整理的完整资料，对欠款数据进行核对和修正，以便于后续向客户开展对账催收。

第四步进行书面对账

对账是弥补证据漏洞并锁定争议欠款的杀手锏，要充分发挥对账的重要作用，建议一年至少要有一次书面对账。不要怕对账麻烦或客户拒绝，耐心与客户沟通，必要时拜访客户，推进完成书面对账，特别是逾期2年以上的欠款，对账尤其重要。

对账是公司进行财务管理的必要工作，如果客户坚决不同意对账，要么是客户账务混乱不想留下对自己不利的证据，要么是客户资金压力极大故意拖延避免留下直接证据，那对于这样的客户一定要谨慎对待了，这可能是双方走向诉讼的重要信号，同时也要严控新业务增量了，否则可能会越陷越深、损失更大。对此，笔者深有体会。另外，在处理历史欠款时，对账函出现的各种问题，让笔者大开眼界。

提醒大家注意，注意对账函中要明确合同编号、合同名称、合同金额、收货金额、开票金额、付款金额、欠款金额等重要数据，避免将个别合同对账被误解成是对全部交易对账，给自己造成不利后果；金额数据要精确到元，保留两位小数，避免以万元为单位且进行四舍五入。

第五步进行电话催收

做好前面的重要基础工作后，就要采取具体的催收方式了。电话催收是最高效、最易实施且成本最低的沟通方式，能够迅速传达已方的想法，也能迅速了解对方的态度。定期进行电话关怀，增加与客户的熟识度，摸清客户的性格脾气，有利于了解回款节奏，推进回款工作。

第六步进行面访催收

有时电话沟通会略显生疏或者客户只是嘴上敷衍，也可能会让客户认为欠款对你的影响还不大，也或者电话已经联系不上，需要现场去拜访一下客户。一是可以加深工作、情感联系，二是可以实地探访客户的经营情况，以便适时调整后续的催收措施。从笔者经历的多个欠款项目来说，电话中解决不了的问题，往往在拜访客户后能够有效解决。说句玩笑话，没有什么事情是一顿烧烤解决不了的，如果有，那就两顿。

第七步发送催款函

俗话说“害人之心不可有、防人之心不可无”，电话催收虽然高效、成本低，但不便于保留证据，总不能要求员工每次电话催收都进行录音，这样操作、存储、管理不方便且后期举证使用起来也不方便，另外，也可能电话催收本身效果不佳。从催收留痕、升级催收措施、保护诉讼时效来说，也需要适时采用催款函进行书面催收，书面催收是主张权利并保护诉讼时效的重要方式。

建议在催款函中将合同情况（合同编号、合同名称、合同标的、合同金额等）、交易情况（收货情况、验收情况等）、欠款情况（开票金额、付款金额、欠款金额等）、付款要求（付款时间、逾期后果等）等进行说明，内容不要含糊不清。还要注意保存催款函邮寄、签收的完整记录，避免需要时无法举证。另外，建议自己备存一份催款函原件。

第八步发送律师函

如果电话催收、面访催收、催款函催收都没有取得好的效果，你可谓是已经仁至义尽了，俗话说“光脚的不怕穿鞋的”，无所畏惧的你将不得不考虑诉讼催收了。但是诉讼之前，建议你先发个律师函以示“严正警告”，有时能取得比较好的效果。在笔者处理的欠款中，通过律师函促成回款的例子不在少数，金额从几万到几百万都有，毕竟客户也有及（见）时（好）止（就）损（收）的需求。

第九步发起诉讼催收

如果律师函