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延期交货说明模板

一、延期交货说明的重要性与基本原则

延期交货可能给客户带来不便，甚至造成损失。一份负责任的延期说明，首先要体现出对客户的尊重和对问题的重视。其核心原则包括：

1.及时性：一旦预见或确认交货将延迟，应立即通知客户，避免信息滞后造成更大的被动。

2.坦诚性：清晰、真实地说明延期原因，避免含糊其辞或寻找借口。

3.准确性：提供尽可能准确的新交付时间，并说明判断依据。

4.建设性：表明己方正在积极采取措施弥补，并探讨可能的补救方案，以减少客户损失。

5.歉意表达：真诚道歉，体现对客户感受的理解和尊重。

二、延期交货说明模板

以下模板提供了一个通用框架，企业可根据具体情况进行调整和填充，力求内容贴合实际，语气恰当。

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关于[产品/项目名称]延期交付的说明函

致：[客户公司名称/客户联系人姓名及职务]

发件人：[你方公司名称/你方联系人姓名及职务]

日期：[年月日]

主题：关于[产品/项目名称]（订单号：[订单编号，如有]）交付延期的说明与致歉

尊敬的[客户公司名称/客户联系人尊称，如：XX公司采购部王经理]：

首先，对于我方承接的[产品/项目名称]（对应订单号：[订单编号，如有]）未能按原计划时间[原计划交付日期]完成交付，我们向贵司致以最诚挚的歉意。我们深知此次延期可能对贵司的生产安排、项目进度或其他方面带来不便，对此我们高度重视，并深表不安。

一、延期原因说明：

经过我方内部紧急核查与评估，导致本次交付延期的主要原因是：

[在此处清晰、简明、客观地阐述延期原因。请务必基于事实，避免主观臆断或推卸责任。例如：

*“由于近期[具体地区，如：XX区域]遭遇罕见的[具体不可抗力，如：持续强降雨天气/突发疫情管控措施]，导致我方核心原材料供应商的生产及物流运输被迫中断，无法按时向我方供货。”

*“在生产过程中，我们发现[具体零部件/环节]出现了[具体技术问题/质量隐患]，为确保最终产品质量符合双方约定标准，我们不得不暂停生产并进行全面排查与返工，从而占用了额外时间。”

*“我方上游供应商[供应商名称，可选]在[具体环节]出现了[具体问题，如：产能不足/意外停工]，尽管我方已尽力协调，但仍未能避免交付延迟。”]

（*请根据实际情况选择并详细说明，确保原因的真实性和可信度。如涉及不可抗力，可考虑附上相关证明材料。*）

二、新的交付时间安排：

在充分评估当前情况及后续工作流程后，我们预计能够在[新的预计交付日期，如：XXXX年XX月XX日]前完成[产品/项目名称]的生产/准备/交付工作。

我方已将此订单列为最高优先级，将调配一切可用资源，全力以赴赶工，力争在此新期限内（或提前）完成交付。我们将定期向贵司同步最新的生产及物流进展。

三、补救措施与承诺：

为尽可能弥补因我方延期给贵司带来的影响，我方郑重承诺并将采取以下措施：

1.优先处理：将贵司此批订单列为生产和发货的最高优先级。

2.进度通报：自即日起，我们将每[时间间隔，如：2个工作日]向贵司更新一次生产及预计发货进度，以便贵司及时调整安排。

3.[其他具体补救措施，如适用且双方协商一致：例如，提供一定比例的折扣、免费提供某项增值服务、承担部分仓储费用等。此条为可选项，需根据实际情况及合同约定谨慎提出。]

四、沟通与联系方式：

我们深知此次延期给贵司带来的困扰，我们愿意就此事与贵司进行进一步的沟通和协商，共同探讨可能的解决方案。若贵司对此有任何疑问或建议，请随时与我方联系人[你的姓名]联系，电话：[你的电话号码]，邮箱：[你的邮箱地址]。

再次为此次延期给贵司带来的不便深表歉意。我们将以最大的努力确保后续交付工作的顺利进行，并感谢贵司的理解与支持。

顺祝商祺！

[你方公司名称]（盖章）

[你方联系人姓名及职务]

[年月日]

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三、使用说明与注意事项

1.【】括号内容替换】：模板中所有带【】的部分均为提示性内容或需要替换的占位符，请务必根据实际情况准确填写。

2.原因阐述的技巧：原因描述应具体、客观，避免使用“我们这边出了点问题”这类模糊不清的表述。如果是内部管理问题导致，应坦诚承认并表明改进措施，而非归咎于外部。

3.新交付时间的审慎性：新的交付时间务必经过内部充分评估，确保可行性，避免再次延期，否则将严重损害企业信誉。

4.补救措施的合理性：补救措施应量力而行，且符合合同约定。在提出前，最好能与客户进行初步沟通，了解其核心诉求。

5.发送前校对：发送前务必仔细校对所有信息，包括客户名称、订单号、日期、联系方式等，确保准确无误。

6.正式性：此类说明函建议以公司名义发出，并加盖公章，以示正式和重视。

7.口头沟通先行：在发送书面说明函之前或同时，建议通过电话等方式与客户进行口