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档案管理制度

一、档案管理原则

1、加强公司档案管理工作，更好地为公司提供信息服务。

2、公司档案是公司在各项活动中形成所有档案总和，其中以科学技术档案为主体，涉及：筹划记录、经营销售，物产品、设备、基建、生产、党政工青、经营档案等。

3、公司档案工作是公司管理基本工作构成某些，是维护公司经济利益、合法权利和历史真实面貌一项工作。

4、公司档案工作要坚持统一领导，分级管理原则。

二、档案管理体制及机构

建立以集团公司办公室为首，档案室为主管，各部门参加两级档案管理体制。

档案室负责全公司档案管理工作，各部门设兼职档案人员负责本部门档案收集、整顿、移送工作，业务上受档案室监督和指引。

为加强集团公司档案管理工作，特成立集团公司档案管理小组，分别设组长、副组长、部门负责人、部门档案员。

4、档案管理小组职责

负责集团公司及本部门档案管理工作。

贯彻执行《档案法》和集团公司档案管理规定。

负责集团公司或本部门各类档案收集、组卷和归档工作。

三、档案管理人员岗位职责

1、要具备相应专业知识。

2、要忠于职守，不泄密。

3、要积极工作，将所负责范畴收集全，无遗露。

4、在每年年末，将本部门档案整顿立卷，鉴定合格后交档案室保管。

四、文献材料形成与归档

(一)公司科技材料

1、公司科技文献材料基本类型

⑴公司产品文献材料

⑵公司产品工艺文献材料

⑶公司设备管理文献材料

⑷基本建设文献材料

2、科技文献材料形成原则：

⑴完整：一项活动所形成科技文献材料已所有形成。

⑵精确：科技文献材料内容符合技术规定，满足公司生产需要。

⑶系统：科技文献材料之间形成了一种完整体系。

⑷规范：所应形成每份科技文献内容表述和载体形式符合一定原则和规定。

（二）公司经营管理文献材料

公司经营管理文献材料重要内涉及：

⑴筹划决策管理，涉及长期筹划和年度筹划

⑵产品销售管理，市场分析、产品销售与服务

⑶财务管理，涉及资金筹划、组织、调剂、监督和考核，但财务管理内容与会计工作内容应有区别：财务管理是保证资金合理需要、严格货币监督、对的解决公司与员工之间关系；会计工作是通过编制会计凭证、账簿、报表等反映和监督资金周转活动状况。

（三）公司文书文献材料

1、公司文书文献材料涉及：

⑴会议文献

⑵总结文献

⑶决策、决定文献

⑷其她文献

（四）公司会计文献材料

公司会计文献重要涉及

⑴会计凭证

⑵账簿

⑶会计报表

（五）公司人事文献材料

1、公司人事文献材料涉及：

⑴员工招聘

⑵员工教诲培训

⑶员工考核与评估

⑷劳动保护和劳动保险

（六）公司特殊载体记录材料

公司特殊载体记录材料涉及：

⑴录音

⑵录像

⑶照片

⑷缩微胶片

⑸计算机磁盘

⑹各种实物等非纸质形式记录材料

（七）各部门负责人及档案管理员在制定文献材料或通过不同途径获取文献材料时应及时积累、整顿、归档。

（八）生产活动及管理工作中形成各种文献材料由项目负责人及各职能部门兼职档案负责积累、整顿和归档。

（九）各部门应将文献材料形成、积累、整顿和归档工作列入生产、技术等各项管理程序，并明确纳入工作筹划和关于部门及人员职责范畴。

（十）专、兼职档案管理人员在参加产品试制、定型、基建工程竣工验收文献材料鉴定期，对不完整、不精确、不系统文献材料不予鉴定签字。

（十一）产品创优、成果及工程文献材料不完整、不精确、不系统，档案员有权不予盖章并不得申报成果。

（十二）新购重要设备（仪器）和引进项目文献材料到货时，关于部门应会同专、兼职档案员共同检查验怍，并及时归档。

（十三）我司工作人员因公外出、学习、参观、考察和参加会议带回文献材料必要归档，需继学习使用要办理借阅手续，不予报销资料费。

（十四）档案员对各种业务文献材料形成、积累、整顿和归档工作有指引、监督和检查责任和义务。

五、档案库房管理

1、档案库房要做到七防：防盗、防水、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染。

2、档案库房建议执行《档案馆建筑设计规范》。

六、档案和鉴定。

依照关于规定编制档案分类方案，档案分类方案拟定原则是：

公司有长远运用价值档案应永久保存。

对公司在一定期间内有运用价值档案分别按长期或短期保存。凡是介于两种保管期限之间档案，其保管期限一律从长。

2、公司档案鉴定由鉴定小组组织进行，鉴定小组由档案管理领导机构成员及各职能部门档案员构成。

⑴鉴定工作每3-5年进行一次。

⑵经鉴定拟定永久保存档案，如发既有不完整、不精确，应及时责成关于部门和人员进行补充或更改。

⑶对于鉴定保存价值档案，要登记造册，经领导批准后，由安所有门和档案室共同监销。

七、档案当代化管理

档案当代化管理要纳入公司当代化管理规划。

档案当代化管理，指应用当代化管理办法，电子计算机、缩微技术