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合同审批流程自动化模板与说明

一、自动化审批的适用范围与典型应用场景

合同审批是企业运营中的关键环节，传统纸质审批存在流程繁琐、效率低下、信息不透明、易丢失等问题。合同审批流程自动化工具通过系统化、标准化的线上流程，可显著提升审批效率、降低管理成本。

适用范围

企业类型：中小型企业、集团化企业（尤其适合跨部门协作频繁、合同量较大的企业）；

合同类型：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同、保密协议等标准化合同；

部门场景：法务部门、行政部门、采购部门、销售部门、财务部门等涉及合同审批的部门。

典型应用场景

高频合同审批：如采购部门每月需处理数十份供应商合同，传统审批需线下签字、传递，自动化工具可支持发起人在线提交、审批人实时处理，缩短审批周期；

跨部门协作审批：如销售合同需经历销售经理→法务→财务→总经理审批，自动化工具可按预设流程自动流转，避免跨部门沟通延迟；

紧急合同加审：如突发项目需快速签订合同，支持“加急”标记，系统自动优先处理并提醒审批人，避免流程卡顿；

合规性审查：法务部门可预设合同条款审核标准（如必备条款、风险条款），系统自动校验合同文本，降低合规风险。

二、合同审批自动化操作流程详解

（一）前置准备：系统配置与权限设置

流程模板配置：管理员登录系统，根据企业合同类型（如“采购合同”“销售合同”）创建审批流程模板，设置审批节点（如“部门初审→法务审核→财务审批→最终签批”）、每个节点的审批角色（如“部门经理”“法务专员”“财务总监”）及审批条件（如“合同金额≥10万元需总经理审批”）；

权限分配：为不同角色分配操作权限（如“发起人”可提交合同、查看进度；“审批人”可审批、驳回、退回；“管理员”可配置流程、查看数据）；

模板库设置：常用合同模板（如标准采购合同模板），发起人可直接调用，避免格式错误。

（二）步骤1：发起合同审批申请

登录系统：发起人通过企业账号登录合同审批系统，进入“新建审批”页面；

选择合同类型：根据合同性质选择对应模板（如“采购合同-服务类”“销售合同-产品类”），系统自动带出基础条款模板；

填写合同信息：

基础信息：合同名称、合同编号（支持系统自动或手动填写）、甲方/乙方信息（名称、统一社会信用代码、地址等）、合同金额、签订期限、付款方式、交付标准等；

附件：合同文本（需为PDF/Word格式，大小不超过10MB）、相关支撑材料（如报价单、资质证明、会议纪要等）；

填写申请说明：简要说明合同背景、审批事由（如“因项目采购需求，申请与公司签订服务合同”）；

提交审批：确认信息无误后，“提交”，系统根据预设流程自动流转至第一审批节点。

（三）步骤2：审批节点处理（以多节点审批为例）

第一节点：部门初审

审批人操作：部门经理收到系统待办提醒（短信/系统消息），登录系统查看合同详情及附件；

审核重点：合同内容是否符合部门业务需求、金额是否在部门预算范围内、乙方资质是否初步合规；

操作选择：

通过：“通过”，系统自动流转至下一节点（法务审核）；

驳回：填写驳回理由（如“合同金额超部门预算，需重新协商”），合同状态变更为“已驳回”，发起人将收到通知，流程终止；

退回修改：填写修改意见（如“交付标准描述不清晰，需补充具体指标”），合同退回至发起人，发起人修改后可重新提交。

第二节点：法务审核

审批人操作：法务专员查看合同文本，重点审核条款合法性、合规性（如是否存在法律风险、违约责任是否明确、知识产权条款是否完备）；

系统辅助：若配置了“条款校验规则”，系统自动扫描合同文本，标记缺失条款（如“未约定争议解决方式”）或风险条款（如“违约责任过轻”），并提示法务专员；

操作选择：通过/驳回/退回修改，操作同部门初审。

第三节点：财务审批

审批人操作：财务总监审核合同财务条款，重点检查付款方式是否符合财务制度、发票类型约定是否准确、资金安排是否影响企业现金流；

关联数据：系统自动关联企业预算系统，校验合同金额是否超出部门剩余预算（若超预算，自动提示“预算不足，需补充预算申请”）；

操作选择：通过/驳回/退回修改，操作同部门初审。

第四节点：最终签批

审批人操作：总经理（或授权签批人）审核合同整体内容，重点关注业务必要性、合规性、财务合理性；

操作选择：通过后，系统“审批通过”结果，自动触发合同用印流程；驳回则终止流程，发起人需重新协商合同条款。

（四）步骤3：合同用印与归档

用印申请：审批通过后，系统自动“用印申请单”，发起人可在线提交用印申请（已审批通过的合同文本PDF），注明用印份数（如“一式三份”）、用印类型（如“合同章”“公章”）；

用印审批：印章管理员收到用印申请，核对合同文本与审批结果是否一致，审核通过后安排physical用印（或对接电子签章系统完成线上用印）；

归档管理：用印完成后，系