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财务费用报销审核标准流程模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于企业日常运营中各类费用的报销管理，涵盖员工因公开展业务活动产生的差旅费、办公费、业务招待费、交通费、通讯费、会议费等费用报销场景。旨在规范报销流程，保证费用支出的真实性、合规性与合理性，同时提高财务审核效率，明确各环节职责，适用于企业全体员工及财务部门相关人员。

二、报销操作全流程详解

（一）第一步：费用发生与原始单据准备

费用发生规范：员工因公开展业务时，需提前知晓公司费用报销标准（如差旅住宿标准、招待费限额等），保证费用支出符合规定。

原始单据收集：费用发生后，应及时取得合法、合规的原始凭证，包括但不限于：

发票（需为增值税发票，抬头、税号等信息准确无误，且与公司名称一致）；

费用明细清单（如会议费需附会议通知、议程、参会人员名单等）；

其他证明材料（如差旅费需附出差审批单、往返交通凭证、住宿清单等）。

单据粘贴要求：原始单据需按时间顺序分类粘贴，并在单据右上角注明费用归属月份，避免褶皱、破损，保证信息清晰可辨。

（二）第二步：填写《费用报销单》

登录报销系统：员工通过公司OA系统或财务系统进入“费用报销”模块，选择对应报销类型（如差旅费、办公费等）。

填写基础信息：准确录入报销人姓名*、所属部门、报销日期、费用归属期间、收款账户信息（银行卡号、开户行等）。

录入费用明细：逐笔填写费用项目，包括费用发生日期、具体事项、金额、对应原始单据张数及凭证号（如“发票-2024-001”），保证每笔费用均有对应单据支撑。

计算报销总额：系统自动汇总费用总额，员工需核对无误后提交，打印《费用报销单》（需手写签名）。

（三）第三步：部门负责人审核

审核内容：部门负责人*需对以下事项进行审核：

报销费用是否属于部门预算范围内；

费用发生的真实性与必要性（如业务招待费需说明招待对象、事由及预期效果）；

报销金额是否符合公司费用标准（如超标准费用是否事前审批）。

审核结果处理：

审核通过：在《费用报销单》“部门负责人审批”栏签字确认，并注明“同意报销”；

审核不通过：注明退回原因（如“单据不全”“超标准未审批”），退回员工补充或修改。

（四）第四步：财务部门初审

单据完整性检查：财务专员*核对报销单与原始单据是否一致，检查单据是否齐全（如发票抬头、税号、签章是否完整，有无缺漏）。

合规性审核：

验证发票真伪（通过“全国增值税发票查验平台”）；

检查费用是否符合报销标准（如差旅住宿是否超标、招待费是否超出季度限额）；

确认审批流程是否完整（如部门负责人签字、大额费用是否需分管领导*审批）。

金额准确性核对：核对报销单汇总金额与原始单据合计金额是否一致，费用分摊是否正确（如多项费用需分摊至不同成本科目）。

初审结果反馈：初审通过后，在《费用报销单》“财务初审”栏签字；初审不通过，注明退回原因并通知员工补充材料。

（五）第五步：复核与审批

财务复核：财务主管*对初审通过的报销单进行二次复核，重点检查：

费用归属期间是否准确（避免跨期报销）；

大额、特殊费用是否提供充分证明材料（如固定资产采购需附资产验收单）；

审批权限是否符合公司规定（如单笔费用超过5000元需财务负责人*审批）。

最终审批：根据报销金额及权限，由财务负责人或分管总经理*签字审批，确认报销合规性后，进入支付环节。

（六）第六步：报销款项支付

支付信息核对：财务部门确认审批完成后，核对报销人收款账户信息，保证无误。

款项支付：通过银行转账方式将报销款项支付至员工指定账户，支付完成后在系统中更新报销状态为“已支付”。

支付通知：通过短信或系统消息通知员工报销款项到账情况，员工到账后可登录系统查询支付凭证。

（七）第七步：单据归档

整理归档：每月结束后，财务部门将已审核完毕的报销单及原始单据按月份、部门分类整理，装订成册，标注“年月费用报销单”。

保管期限：根据会计档案管理规定，费用报销单及原始凭证保管期限不少于5年，期满后按规定销毁。

三、标准报销单模板及填写说明

《费用报销单》模板

基础信息

内容

报销人姓名*

所属部门*

报销日期*

年月日

费用归属期间*

年月日至年月日

收款账户信息

开户行：__________账号：________________

费用明细

日期

（可附页）

费用汇总

小写金额：￥_________________________

大写金额：_________________________元整

附件清单

名称：__________张数：______名称：__________张数：______

审批意见

部门负责人*：_________日期：___________

财务初审*：_________日期：___________

财务复核*：_________日期：__