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采购申请审批流程模板及要点解析

一、适用范围与应用场景

本流程模板适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的日常采购活动，涵盖办公物资、生产设备、服务外包、工程材料等不同类型采购场景。具体包括但不限于：

常规采购：如办公用品、劳保用品等低值易耗品的定期采购；

项目采购：如新项目建设所需设备、材料的专项采购；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）需快速响应的采购；

服务采购：如咨询、维修、保洁等服务的外包采购。

无论采购金额大小、类型差异，均需通过标准化审批流程保证采购合规性、合理性及资金使用效率。

二、采购审批全流程操作指南

（一）申请发起：需求确认与单据填写

需求提出

采购申请人（一般为部门经办人）根据部门工作需求，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及预算金额，与需求部门负责人（如部门经理）确认必要性，避免重复采购或过度采购。

填写《采购申请单》

申请人通过单位内部OA系统或纸质表单填写《采购申请单》（模板详见第三部分），需完整填写以下信息：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、单位、预估单价、总价、预算科目；

采购事由：详细说明采购用途（如“项目办公设备补充”“生产线维修配件更换”）；

附件清单：如技术参数要求、比价记录（3家以上供应商报价单，单笔金额超元时需提供）、历史采购价格参考等。

关键点：预估金额需符合单位财务预算，若超预算需提前说明并附预算调整申请；技术参数需明确，避免模糊描述（如“高功能电脑”应改为“CPUi5以上，内存16GB，固态硬盘512GB”）。

（二）部门审核：需求合理性把关

部门负责人审核

需求部门负责人（如部门经理）对采购申请的必要性、数量合理性、用途真实性进行审核，重点确认：

采购是否符合部门年度工作计划；

是否存在替代方案（如内部调配、租赁而非购买）；

数量是否与实际需求匹配（避免“为采购而采购”）。

审核通过后，在《采购申请单》“部门负责人意见”栏签字确认；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

跨部门会签（如适用）

涉及多部门使用的采购（如公共设备、跨部门项目物资），需增加相关部门会签环节，保证采购需求兼顾各方需求，避免资源浪费。

（三）财务审核：预算与合规性审查

预算核对

财务部门人员（如财务主管、预算专员）核对采购申请的预算科目、金额是否在年度预算范围内，是否符合单位采购预算管理规定。

预算内采购：确认预算额度充足，直接通过审核；

超预算采购：需申请人提供《预算调整申请表》，经财务负责人及分管领导审批后，方可进入下一环节。

财务合规性检查

审查采购申请的付款方式、发票类型（如增值税专用发票/普通发票）、成本列支科目是否符合财务制度，避免违规列支（如将资本性支出计入成本费用）。

（四）分级审批：权限与职责匹配

根据采购金额及类型，实行分级审批制度（以下权限示例可根据单位实际规模调整）：

采购金额（人民币）

审批人

5000元以下

部门负责人

5000-20000元

部门负责人+分管副总

20000-50000元

分管副总+财务负责人+总经理

50000元以上

总经理+董事长（或决策委员会）

操作说明：

审批人需重点关注采购的“必要性、经济性、合规性”，对大额采购可要求补充供应商资质文件、市场调研报告；

审批意见需明确“同意”“不同意”或“补充说明”，不同意时需注明理由并退回；

审批流程需按顺序依次进行，不得越级审批（紧急采购除外，需事后补签）。

（五）采购执行：订单下达与过程跟踪

采购任务分配

审批通过后，采购部门（或行政部、综合管理部）根据《采购申请单》内容，确定采购方式（公开招标、询价、单一来源采购等），下达采购任务给采购专员。

供应商选择与订单

采购专员根据采购需求，从合格供应商库中筛选供应商（紧急采购可临时新增供应商，需验证其资质）；

金额超1万元需进行比价，至少获取3家供应商报价，填写《比价记录表》；

确定供应商后，签订采购合同（或订单），明确交付时间、质量标准、付款条件、违约责任等条款。

过程跟踪

采购专员需跟踪订单执行进度，保证供应商按时、按质交付，若出现延迟或质量问题，及时协调处理并反馈给申请人及审批人。

（六）验收与付款：结果确认与财务结算

货物/服务验收

采购物品到货后，由申请人、需求部门负责人、采购专员共同验收，核对数量、规格、质量是否符合合同要求，填写《验收单》；

服务类采购（如维修、咨询）需由需求部门确认服务成果，填写《服务验收单》；

验收不合格的，需及时联系供应商退换货或整改，并记录原因。

财务付款

验收通过后，采购专员将《采购申请单》《采购合同》《验收单》《发票》等材料提交财务部门，财务部门审核无误后，按合同约定方式办理付款（如银行转账、支票支付）。