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员工劳动合同确认申请流程指南

一、劳动合同确认申请的适用场景

劳动合同确认申请并非单一指向新入职员工的合同签订环节，其适用场景具有一定的广泛性，主要包括但不限于以下几种情况：

1.新员工入职：在员工完成入职手续，经双方协商一致确定劳动条款后，正式签订劳动合同前的信息最终确认。

2.合同期限变更：包括劳动合同的续签、期限延长或提前终止（在协商一致的前提下）等涉及合同有效期变动的情形。

3.岗位或职责调整：当员工的工作岗位、职务、主要工作职责发生实质性变化，需要对劳动合同相关条款进行相应调整并确认时。

4.薪酬福利调整：若员工的薪酬结构、薪资水平、福利待遇等核心劳动条件发生变动，且需在劳动合同中体现或进行书面确认。

5.其他重要条款变更：如工作地点的重大调整、特殊工时制度的适用、保密协议或竞业限制条款的增减等，均需通过确认申请流程予以规范。

6.合同信息勘误：在日常管理中发现已签订劳动合同中存在信息录入错误、笔误等情况，需要进行更正并重新确认。

二、劳动合同确认申请的具体流程

（一）申请发起与材料准备

劳动合同确认申请的发起通常由员工本人或其所属部门根据实际情况启动。

1.申请人：一般情况下，新入职员工由人力资源部门引导发起；在职员工合同变更等情形，可由员工本人提出，或由部门负责人根据工作安排提交流程。

2.提交申请：申请人需通过公司指定的内部管理系统（如OA系统、人力资源管理系统等）提交劳动合同确认申请，或填写纸质版《劳动合同确认申请表》。

3.材料准备与附件上传：

*若为新入职员工，需确保已提供并核实相关入职材料（如身份证明、学历证明、离职证明等）的复印件。

*若为合同变更或续签，需说明变更原因，并附上相关的证明材料（如岗位调整通知、薪酬调整说明等，视具体情况而定）。

*电子版申请中，需按系统提示上传或关联相关附件；纸质申请则需将相关材料复印件一并提交。

*在此环节，申请人应确保所提供信息的真实性与完整性。

（二）部门内部审核

申请提交后，首先流转至申请人所属部门进行初步审核。

1.审核责任人：通常为申请人的直属上级领导或部门负责人。

2.审核内容：主要审核申请事由的真实性、合理性，以及与员工沟通的充分性。例如，岗位调整是否与部门发展规划一致，薪酬调整是否符合公司相关规定及部门预算等。同时，需确认申请表中填写的员工基本信息、拟签订/变更的合同条款（如岗位、职责、工作地点、薪酬结构等）与实际约定或公司安排是否相符。

3.审核意见与流转：部门负责人在审核无误后，签署明确的审核意见（如“同意提交”、“建议进一步核实XX事项”等）。若审核通过，流程将流转至下一环节；若审核未通过，需注明原因并退回申请人或相关发起方。

（三）人力资源部门审核

部门审核通过后，申请将提交至公司人力资源部门进行专业审核。这是确保劳动合同合规性与规范性的关键环节。

1.审核责任人：人力资源部门负责劳动合同管理的专员或主管。

2.审核内容：

*合规性审核：重点审查拟签订或变更的劳动合同条款是否符合国家及地方劳动法律法规的规定，如试用期约定、工作时间、休息休假、社会保险、劳动保护等是否合法。

*完整性审核：检查合同条款是否完备，是否涵盖了必备条款，以及附件材料是否齐全。

*一致性与准确性审核：核对员工信息与公司档案记录是否一致，拟约定的薪酬福利标准是否符合公司薪酬体系及相关审批结果，变更内容是否与之前的沟通及相关书面记录相符。

*风险评估：对合同条款中可能存在的潜在风险进行评估，并提出专业的修改建议或补充说明。

3.沟通与修订：若人力资源部门在审核过程中发现问题或有疑问，会与申请人所属部门及申请人本人进行沟通核实。如需对合同条款进行调整，将提出具体修订意见，由相关方协商一致后进行修改。

4.审核结论与流转：人力资源部门审核确认无误后，签署审核意见。对于重大或特殊的合同条款变更，可能还需人力资源部门负责人进行复核。审核通过后，流程将根据公司规定，或直接进入合同拟定/修订阶段，或流转至更高层级审批。

（四）（可选）更高层级审批

对于部分涉及核心岗位、高级管理人员，或合同条款变更涉及重大利益调整（如高管薪酬、长期竞业限制等）的情况，根据公司管理权限设置，可能需要报请公司分管领导或总经理进行最终审批。

1.审批触发条件：通常由公司的《权责手册》或相关管理制度明确规定。

2.审批内容：主要从公司战略、整体利益及重大风险控制的角度进行审查与决策。

3.审批结果：审批通过后，流程方可继续；若未通过，则需返回相关环节重新商议。

（五）合同拟定、修订与确认

经各级审核（及必要审批）通过后，进入劳动合同文本的拟定或修订阶段。

1.合同文本生成：人力资源部门根