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档案及合同管理制度(3篇)

档案及合同管理制度一

总则

为加强公司档案及合同管理，有效地保护和利用档案与合同，维护公司的合法权益，特制定本制度。本制度适用于公司各部门及下属单位的档案与合同管理工作。档案管理的基本原则是集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。合同管理则需遵循合法、严谨、规范的原则，保障合同的签订、履行和存档等环节的顺利进行。

档案管理

1.档案范围

公司档案包括但不限于行政档案、财务档案、人事档案、技术档案等。行政档案涵盖公司各类文件、会议纪要、规章制度等；财务档案包含会计凭证、账簿、财务报表等；人事档案有员工的招聘资料、培训记录、绩效考核等；技术档案涉及公司的研发成果、设计图纸、技术方案等。

2.档案收集

各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作。在日常工作中，及时将办理完毕且具有保存价值的文件材料进行整理。文件材料形成后，应在一个月内移交至档案管理部门。对于重要活动、项目产生的档案，相关部门应在活动结束或项目完成后的两周内完成收集与移交。

3.档案整理

档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案的类别、时间、重要程度等进行分类整理。对于纸质档案，要进行装订、编目，建立档案目录；对于电子档案，要进行格式转换、存储和备份，确保数据的安全性和可读性。

4.档案保管

公司设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防潮设备、防火设备等。档案室应保持适宜的温度和湿度，定期进行检查和维护。档案应按照分类编号进行存放，便于查找和管理。对于重要档案，应采取加密、备份等措施，防止档案丢失或损坏。

5.档案借阅

公司员工因工作需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅时间，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案。归还档案时，档案管理部门应进行检查，确认档案完好无损后，办理归还手续。

6.档案销毁

对于保管期限已满且无保存价值的档案，档案管理部门应组织相关人员进行鉴定，提出销毁意见，经公司领导批准后，进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，并做好销毁记录。

合同管理

1.合同签订

公司在开展业务活动时，涉及经济往来的，必须签订书面合同。合同签订前，业务部门应进行充分的市场调研和风险评估，对合同对方的主体资格、资信状况等进行审查。合同文本应采用公司统一制定的合同范本，如无适用范本，应参照相关法律法规和行业惯例起草合同。合同起草完成后，应经法务部门审核，确保合同条款合法、严谨。合同签订时，应由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章。

2.合同履行

合同签订后，业务部门应负责合同的履行。在履行过程中，应严格按照合同约定的条款执行，及时跟踪合同的执行情况，确保合同的顺利履行。如出现合同变更、解除等情况，业务部门应及时与对方协商，并签订书面协议。同时，应将合同变更、解除的情况及时通知法务部门和档案管理部门。

3.合同归档

合同履行完毕后，业务部门应在一个月内将合同原件及相关附件移交至档案管理部门归档。档案管理部门应按照合同的类别、签订时间等进行分类整理，建立合同档案目录。合同档案应包括合同文本、补充协议、履行记录、变更解除协议等相关材料。

4.合同监督

法务部门应定期对公司的合同管理情况进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见。对于重大合同，法务部门应参与合同的履行过程，提供法律支持和保障。同时，应建立合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行记录和统计，为公司的决策提供依据。

监督与考核

公司应建立档案及合同管理监督考核机制，定期对各部门的档案及合同管理工作进行检查和考核。考核内容包括档案收集、整理、保管、借阅、销毁等环节的工作情况，以及合同签订、履行、归档等环节的工作情况。对于工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对于工作不力的部门和个人，给予批评和处罚。

档案及合同管理制度二

档案管理的组织与职责

公司设立档案管理委员会，由公司领导、各部门负责人组成，负责统筹协调公司的档案管理工作，制定档案管理的重大政策和发展规划。档案管理部门具体负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等。各部门应明确一名档案管理员，负责本部门档案的收集和初步整理工作，并配合档案管理部门做好档案管理工作。

档案管理流程细化

1.档案收集的具体要求

各部门档案管理员应建立档案收集清单，明确本部门需要收集的档案范围和时间节点。对于日常工作中的文件材料，应按照文件的产生顺序进行收集，确保档案的完整性。对于特殊类型的档案，如照片、音像资料等，应及时进行整理和标注，注明拍摄时间、地点、内容等信息。

2.档案整理的标准规范

纸质档案应按照年度、类别、保