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农业合作社农资集中采购管理流程

农业合作社农资集中采购管理流程的核心是规范采购行为、降低采购成本、保障农资质量、贴合社员生产需求，整体可分为“需求收集-采购准备-执行采购-验收入库-分发使用-结算归档”六大核心阶段，具体流程如下：

一、需求收集阶段

需求摸底：合作社采购负责人（或采购小组）根据当地农事节气、社员种植/养殖品类，提前15-30天向全体社员发放《农资需求申报表》，明确需采购的农资品类（如种子、化肥、农药、农膜、农机配件等）、规格、数量、质量要求、预计使用时间。

需求汇总与核实：采购小组汇总申报表，剔除重复或不合理需求（如不符合当地种植规范的农资），与有特殊需求的社员沟通确认；结合合作社年度生产计划，确定最终采购清单，经社员代表（或理事会）签字确认。

需求公示：将最终采购清单在合作社公示栏/社员群公示3-5个工作日，接受社员监督，无异议后进入采购准备阶段。

二、采购准备阶段

市场调研与供方筛选

采购小组通过实地考察、资质核验、同行推荐等方式，筛选3家及以上合规供方：需核查供方营业执照、农资经营许可证、产品检验报告、生产许可证等资质，优先选择厂家直供或一级经销商，同时核实供方供货能力、售后保障、过往合作口碑。

收集供方报价单，对比产品价格、质量标准、配送周期、售后服务等核心信息。

采购方案制定

依据调研结果制定《农资集中采购方案》，明确采购方式（公开招标、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购，需根据采购金额/品类选择）、采购预算、质量验收标准、付款方式、配送要求。

采购方案提交合作社理事会（或社员代表大会）审议，审议通过后备案。

采购审批：小额采购（如≤5万元）由理事长审批，大额采购（如＞5万元）需经社员代表大会表决通过，审批文件留存归档。

三、执行采购阶段

采购实施

公开招标：适用于大额、标准化农资采购，发布招标公告，组织开标、评标，确定中标供方后签订正式采购合同。

询价采购：适用于中小额、常规农资采购，向3家及以上供方发出询价函，对比报价和服务后确定合作供方。

单一来源采购：仅适用于特定品类（如小众作物种子、专用农机配件）且仅有唯一供方的场景，需出具情况说明并经社员代表确认。

合同签订：与确定的供方签订《农资采购合同》，合同需明确：农资品类/规格/数量、质量标准（如国标/行标）、交货时间/地点、验收方式、付款节点（如预付30%+验收合格付60%+质保期结束付10%）、违约责任、质量索赔条款等，合同需由合作社法定代表人签字并加盖公章。

四、验收入库阶段

到货验收

供方配送农资到合作社指定仓库后，采购小组、库管员、社员代表（至少2人）共同验收：

外观验收：核对农资包装、标识（生产日期、保质期、生产厂家、批准文号等）是否完整合规，有无破损、渗漏、变质。

质量抽检：对种子、化肥、农药等核心农资，按批次抽样送检（可委托当地农业农村部门检测机构），检测合格后方可入库；不合格产品当场拒收，通知供方限期退换，并记录问题情况。

填写《农资验收单》，验收人员签字确认，验收单需注明验收时间、产品信息、验收结果、抽检情况。

入库登记

验收合格的农资，库管员按品类、批次、保质期分类存放，建立《农资入库台账》，记录产品名称、规格、数量、单价、供方、入库时间、保质期、检验报告编号等信息，做到账物相符。

入库台账同步录入合作社农资管理系统（如有），方便后续追溯。

五、分发使用阶段

分发公示：库管员根据社员需求申报表，制定《农资分发清单》，明确各社员领取的农资品类/数量/单价，在合作社公示后执行分发。

农资领取：社员凭身份证/社员证领取农资，填写《农资领用单》，签字确认；领取时需核对农资信息，如有质量问题当场提出。

特殊情况处理：若社员未按时领取，库管员需及时通知；若农资有剩余，需登记留存，用于应急补领或下季使用，剩余农资需做好防潮、防虫、防变质保管。

使用指导：合作社可邀请供方技术人员或农业技术专家，为社员讲解农资正确使用方法、注意事项（如农药配比、化肥施用时机），避免误用。

六、结算归档阶段

费用结算

库管员核对《入库台账》《领用单》，确认农资实际使用数量，与供方核对供货金额，出具《结算单》。

财务人员根据《结算单》《验收单》《采购合同》，按合同约定付款节点支付货款，付款需通过合作社对公账户转账，禁止现金交易；索要正规发票，发票需与采购内容一致。

台账核对：财务人员核对采购、入库、分发、付款全流程台账，确保数据准确，做到账账相符、账实相符。

资料归档：将采购全流程资料（需求申报表、采购方案、审批文件、供方资质、报价单、采购合同、验收单、入库/领用台账、检测报告、发票、结算单等）整理归档，保存期限不少于3年；电子资料同步备份至合作社指定存储设备